Factuurverwerking optimaliseren en digitaliseren met Factuurportal

Het doel van Port of Amsterdam was om de factuurverwerking te optimaliseren en digitaliseren. Dat was het vertrekpunt. Na een marktonderzoek zijn we bij Factuurportal uitgekomen. De belangrijkste reden hiervoor was dat zij in staat zijn om readable pdf-facturen betrouwbaar uit te lezen en omdat ze uitgebreide controles en validaties op de inkomende facturen uitvoeren. Met name de controle op aanwezigheid van een uitgegeven ordernummer was voor ons essentieel.

De samenwerking tussen Port of Amsterdam en Factuurportal is vlekkeloos tot stand gekomen. De demo die Factuurportal voor ons heeft verzorgd beviel ons erg goed, die gaf veel vertrouwen en heeft geleid tot de keuze om met Factuurportal te gaan samenwerken.

Factuurportal heeft ervoor gezorgd dat onze facturen veel efficiënter verwerkt worden. Dankzij de optimalisatie en digitalisering hebben wij nu geen uitval meer. Daarnaast hebben we nauwelijks meer te maken met handwerk en papierwerk binnen het inkomende factuurverwerkingsproces.

De service van Factuurportal

Sinds de start hebben wij het contact en de service altijd als zeer goed ervaren. De maandelijkse afstemming tussen onze crediteurenadministratie en de supportdesk van Factuurportal - over de stand van zaken en eventuele optimalisaties - ondersteunt de fijne ervaring. Dankzij de service die Factuurportal levert op het gebied van automatische factuurverwerking en e-facturatie, hebben wij tijd vrijgespeeld waardoor we nu meer aandacht kunnen besteden aan andere werkzaamheden.

Door middel van de complete oplossing die Factuurportal biedt, hoeven wij geen handmatige acties meer uit te voeren zoals printen, scannen of inlezen. Alle facturen worden automatisch geïmporteerd in ons systeem en wij hoeven zelf geen incomplete of foute facturen meer terug te sturen. Factuurportal regelt deze werkzaamheden. Hierdoor verschijnen er alleen maar juiste facturen bij ons in het systeem. De grote voordelen die wij hierdoor ervaren zijn gemak en tijdsbesparing.

Een nieuw inkoopsysteem koppelen

Enige tijd geleden hebben we een nieuw inkoop/spend managementsysteem ingevoerd. We hebben de software van Factuurportal gekoppeld aan dit systeem. Dat bleek verrassend eenvoudig, doordat er van standaarden gebruik wordt gemaakt. Op dit moment lopen er meer bestellingen via dit systeem, waardoor er op veel meer facturen ordernummers worden vermeld. De hele inkomende factuurverwerking is daardoor nog efficiënter geworden. De controle op ordernummers door Factuurportal en de matching in het inkoopsysteem maken dat nog meer activiteiten volledig automatisch worden uitgevoerd.

Kortom, onze ervaring met Factuurportal is super. Er is sprake van goed contact en goede service. Met als resultaat een flinke tijdsbesparing en veel gemak in de automatische factuurverwerking. Onze tip aan Factuurportal: vooral doorgaan met wat jullie doen! We gunnen meer organisaties jullie goede oplossing.