Automatiseren van standaard processen

GGZ Oost-Brabant heeft een doel gesteld: we willen de standaard processen zoveel mogelijk automatiseren. Nog veel te vaak worden eenvoudige handelingen door medewerkers verricht die - in onze ogen - ook door computers gedaan kunnen worden. Dat kost veel tijd en levert ook nog eens saai werk op.

No hands accounting

Binnen de financiële functie hanteren we al een aantal jaren het principe van ‘no hands accounting’. De kosten en opbrengsten moeten zonder menselijke tussenkomst snel en foutloos in de administratie verwerkt worden.

Geautomatiseerde verwerking van inkomende facturen

Een van de belangrijkste processen in dat kader is de geautomatiseerde verwerking van de inkomende facturen, traditioneel een proces met veel handmatige controles en bewerkingen. In ons streven naar no hands accounting zijn we voor de automatisering van de factuurverwerking bij Factuurportal uitgekomen.

De belangrijkste redenen waarom we destijds voor Factuurportal hebben gekozen zijn: 

Factuurportal voert uitgebreide controles op de binnenkomende facturen uit. Hierdoor worden er geen foute facturen meegenomen in het proces;

Factuurportal leest - met hoge betrouwbaarheid - alle benodigde factuurgegevens uit. Als enige waren ze in staat ook de factuurregels op pdf-facturen goed uit te lezen en onder meer de kostenplaats mee te geven.

Deze twee aspecten maken dat we nauwelijks nog tijd kwijt zijn aan het controleren, invoeren en coderenen van de factuurinformatie. Tijd die we graag in andere, belangrijke, activiteiten binnen de organisatie willen stoppen.

Onze ervaring met Factuurportal

De kennis en expertise die Factuurportal biedt omtrent e-facturatie, maakt dat Factuurportal een geschikte businesspartner is. Omdat ze in staat zijn om zowel PDF-facturen als XML- en e-facturen betrouwbaar te verwerken, helpen ze ons in de ambitie naar no hands accounting.

Inmiddels werken we al een aantal jaren samen met Factuurportal en zijn daar heel tevreden over. De dienstverlening is goed en ze denken actief mee. Samen voeren we optimalisaties door in het hele ketenproces van bestelling tot betaling. Daarmee werken we aan onze ambitie om 100% van de facturen geheel geautomatiseerd door Factuurportal te laten verwerken en coderen. Volledige ontzorging door Factuurportal dus!

Ons enthousiasme over de dienstverlening van Factuurportal werkt aanstekelijk. We bevelen ze graag aan bij andere organisaties die op zoek zijn naar een goede oplossing voor de automatisering van het factuurverwerkingsproces. Inmiddels heeft dat er al toe geleid dat een aantal collega GGZ-instellingen in navolging van ons ook zijn overgestapt naar Factuurportal. Daarmee zijn ze een echte businesspartner voor ons geworden.