);

Vijf harde feiten over de kosten van de inkomende factuurverwerking

Uit eerder onderzoek (Aberdeen, Hacket en Gartner) is gebleken dat de verwerking van papieren- en pdf-facturen behoorlijk arbeidsintensief en kostbaar is:

  1. Een inkomende factuur wordt in gemiddeld 19 dagen verwerkt en dat kost gemiddeld 9 euro per factuur;
  2. Bij 20%van de inkomende facturen stijgt door fouten de verwerkingstijd met 9 dagen naar zo’n 28 dagen, dit zorgt ervoor dat de verwerking van een factuur meer dan 20 euro kost;
  3. Gemiddeld wordt er 0,25 fte besteed aan het beantwoorden van leveranciersvragen. Dat neemt snel toe als de verwerkingstijd door fouten toeneemt;
  4. Door bovenstaande opsommingen kunnen de gemiddelde kosten voor factuurverwerking oplopen tot wel 60 euro per factuur;
  5. Bijna 50%van de organisaties mist het zicht op het verwerkingsproces en daarbij dus ook het inzicht in de kosten van dit proces.

E-facturatie zou hier een oplossing voor bieden. Door elektronische facturen te versturen (en dus ook te ontvangen), zullen de kosten en doorlooptijd van de verwerking inderdaad fors teruggedrongen kunnen worden.De overgang van papieren- en PDF-facturen naar E-facturen (XML/UBL) gaat echter langzamer dan verwacht. In praktijk blijkt dat op dit moment nog zeker 80% van de facturen via e-mail (in PDF) of zelfs nog via de post wordt aangeleverd. Dat betekent dat de doorlooptijd, kosten en leveranciersvragen van en over facturen nog steeds hoog uitvallen.

De verwachting is dat in de komende jaren het aandeel E-facturen inderdaad zal gaan toenemen, maar dat er tegelijkertijd door m.n.het kleinbedrijf nog behoorlijk wat PDF facturen verstuurd zullen worden.Vanuit de overheid wordt het gebruik van E-facturen (o.a. door wetgeving)gestimuleerd.

Klant- en leveranciersvriendelijke factuurverwerking

Factuurportal biedt u een oplossing voor zowel de verwerking van PDF facturen als voor de verwerking van E-facturen. Hierdoor hebt u nu al de mogelijkheid om per direct de voordelen van E-facturatie te benutten (wij converteren de PDF facturen in een échte E-factuur).

Hierdoor kunt u per direct de gemiddelde kosten per factuur en het aantal fte dat bezig is met het beantwoorden van leveranciersvragen over facturen flink laten dalen. En omdat we tevens in staat zijn om ook E-facturen te ontvangen en te verwerken (we zijn ook access provider voor Peppol, het Europese platform voor E-facturatie), bent u ook meteen klaar voor de toekomst!

Uit een recent klanttevredenheidsonderzoek is gebleken dat onze klanten gemiddeld een 8,5 geven aan de doorlooptijd van het proces. De E-facturen die u vanuit Factuurportal ontvangt, zijn gevalideerd en dus foutloos en kunnen direct worden geïmporteerd in uw systeem. Leveranciers ontvangen notificaties waardoor zij precies weten waar hun factuur zich in de keten bevindt.

Onze SaaS oplossing is in slechts enkele weken te implementeren en vergt nauwelijks inspanning van de klant. En leveranciers kunnen per direct meedoen.

Zowel een klant- als leveranciersvriendelijk proces!

Veel gemeentes hebben nog weinig profijt van e-facturatie

Sinds 18 april 2019 zijn overheidsorganisaties verplicht e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Veel gemeenten en provincies hebben echter nog maar weinig profijt van deze automatiseringsslag!

De verwerking van e-facturen is toekomstgericht en efficiënt. Een e-factuur is een digitaal bestand dat vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch verwerkt kan worden in het andere systeem. Het zijn met name XML-of UBL-bestanden. De geautomatiseerde verwerking van e-facturen scheelt veel tijd en kosten en vergroot de juistheid in de verwerking. Een mooie stap voorwaarts dus.

Het vervelende is echter dat de meeste leveranciers nog steeds PDF facturen in plaats van échte e-facturen versturen. De verwachting was dat dit in hoog tempo zou veranderen ten faveure van e-facturen, maar dit blijkt in praktijk nog niet zo’n vaart te lopen.

Voldoen aan de verplichtingen van e-facturatie

Een belronde langs een behoorlijk aantal gemeente liet zien dat veel gemeentes een e-facturatie oplossing hebben geïmplementeerd die inderdaad XML/UBL facturen kan ontvangen en verwerken, meestal ook is aangesloten op Simplerinvoicing/Peppol, maar dat deze oplossing niet in staat is om PDF facturen te ontvangen en verwerken. Daarmee voldoen deze gemeentes netjes aan de wet, maar plukken ze vooralsnog weinig de vruchten van e-facturering. Zoals gezegd, het gros van de leveranciers levert haar facturen nog steeds niet via UBL aan, maar over het algemeen in PDF per mail of zelfs een enkeling nog op papier per post.

Hierdoor zijn deze gemeentes nog veel onnodige tijd kwijt aan de langere verwerkingstijden van PDF facturen. Tijd die ze beter aan andere zaken kunnen besteden!

En dat terwijl er e-facturatie oplossingen beschikbaar zijn die zowel PDF- als UBL-facturen kunnen verwerken én beschikken over een aansluiting op Peppol. Deze oplossingen ondersteunen dus zowel de huidige factuurverwerking als de toekomstige factuurverwerking. Hiermee wordt de hele transitie van PDF facturen naar in de toekomst UBL facturen naadloos mogelijk gemaakt én voldoe je als organisatie ook aan de relevante wetgeving.

Efficiënt e-factureren

Factuurportal is een e-facturatie-oplossing die zowel PDF als UBL facturen direct kan verwerken en die access provider voor Simplerinvoicing/Peppol is. Daarmee voldoe je aan de wetgeving met betrekking tot e-facturatie en realiseer je nu al een aanzienlijke tijdswinst. Het beste van 2 werelden dus! Het is ook mogelijk om Factuurportal aan te sluiten op een reeds geïmplementeerde e-facturatieoplossing om met name de PDF-facturen alsnog geautomatiseerd te kunnen verwerken.

Wilt u meer weten, neemt u dan gerust contact met ons op.