Voor alle ondernemers in Nederland geldt de fiscale bewaarplicht. Vaak zijn ondernemers hier niet van op de hoogte en kunnen ze dus ook niet voldoen aan deze wettelijke verplichting. In dit artikel zetten we een aantal feiten, inzichten en tips op een rij.
Voor wie is de bewaarplicht?
De fiscale bewaarplicht houdt in dat ondernemers wettelijk verplicht zijn om de Belastingdienst de mogelijkheid te bieden om de boekhouding tot 7 jaar terug te kunnen controleren. Ondernemers moeten dus alle informatie rondom hun boekhouding inzichtelijk kunnen maken. Particulieren zijn niet verplicht om hun bankafschriften, loonstroken en andere administratieve gegevens te bewaren, echter kan de Belastingdienst wel tot 5 jaar terug belasting navorderen. Verstandig dus om deze gegevens goed op te slaan en te bewaren!
Hoe moet ik welke gegevens bewaren?
Voor de controles van de Belastingdienst moeten ondernemers de basisgegevens van de administratie bewaren, ook na het vervallen van de actualiteitswaarde. Een voorbeeld: een huurcontract dat na 4 jaar afloopt. Pas na 4 jaar (einde van het huurcontract) is de overeenkomst niet meer actueel, echter dient de overeenkomst nog 7 jaar na dat moment bewaard te worden. De basisgegevens van de administratie zijn het grootboek, de voorraadadministratie, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie en de loonadministratie.
Voor de termijn geldt nog een uitzondering van een bewaarplicht van 10 jaar, indien de gegevens gaan over onroerende zaken, of over het leveren van elektronische- en telecommunicatiediensten.
Maar hoe dient u deze gegevens te bewaren? De bewaarplicht zegt dat alle gegevens bewaard dienen te worden zoals deze zijn ontvangen. Dus in de originele staat. Indien u een factuur ontvangt via de mail, moet deze dus digitaal opgeslagen worden. Daarnaast dient ook de originele mail waarin deze factuur is gestuurd opgeslagen te worden, zodat kan worden aangetoond dat er geen wijzigingen aan de factuur zijn aangebracht.
Indien facturen via de post worden ontvangen, kunt u deze wel digitaliseren en digitaal bewaren. Het is niet genoeg om hier een foto van te maken of het bestand in te scannen. De factuur dient gekoppeld te worden aan een boekhoudprogramma.
Facturen koppelen in een boekhoudprogramma
Maakt u al gebruik van een boekhoudprogramma? Factuurportal helpt u graag! Via ons systeem worden facturen ontvangen, geconverteerd en weer doorgezet naar uw boekhoudsysteem, zonder dat u hier een handeling voor hoeft te doen. U ontvangt een volledig juiste en gecontroleerde factuur in uw boekhoudprogramma, waardoor u direct aan de eisen van de bewaarplicht voldoet. Onderling stemmen we met u af hoe lang wij de facturen voor u bewaren.
Meer informatie
Wilt u meer weten over de verwerking van facturen en over onze cloudoplossing? Of heeft u interesse in een vrijblijvende demo van Factuurportal? Neem contact met ons op.
Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking? Volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich hieronder op onze nieuwsbrief.
