Heeft u de afgelopen tijd ook flink ingezet op automatisering van de factuurverwerking? E-facturatie, EDI-verbindingen met de grote, vaste leveranciers… Facturen komen zonder menselijke tussenkomst in het financieel systeem beschikbaar voor betaalbaarstelling. Prachtig! De praktijk blijkt helaas vaak weerbarstig. Ondanks alle inspanningen blijkt er nog steeds maar een klein deel van de facturen echt automatisch verwerkt te kunnen worden. Herkenbaar? Lees dan verder!

E-facturatie als doel

Al jaren wordt e-facturatie als het beloofde land geschetst om de factuuruitwisseling en -verwerking volledig te automatiseren. Met behulp van e-facturatie worden een aantal belangrijke voordelen gerealiseerd. Systemen zijn daarmee in staat om, zonder menselijke tussenkomst, factuurgegevens te transporteren en te verwerken. 

Dit voorkomt data-entry-activiteiten en maakt het proces minder foutgevoelig. Ook de doorlooptijd van het proces wordt door de geautomatiseerde verwerking drastisch ingekort. En last but not least, het is minder fraudegevoelig omdat er geen handmatige interventies zijn en er allerlei geautomatiseerde controles worden uitgevoerd. Deze doelen en voordelen zijn vast herkenbaar en daar kunt u het bijna niet mee oneens zijn.

Waarom is de implementatie van e-facturatie in de praktijk zo lastig?

Om e-facturatie tot stand te brengen wordt gebruik gemaakt van EDI-technieken. Electronic Data Interchange (EDI) is een generieke term voor de elektronische uitwisseling van bedrijfsdocumenten, zoals orders, facturen en bepaalde berichten of bevestigingen. Omdat de betreffende documenten moeten voldoen aan specifieke standaardsjablonen wordt het vooral gebruikt voor herhalende transacties.

In de praktijk blijkt het voor bedrijven en organisaties nog steeds lastig om e-facturatie te implementeren. Een aantal belangrijke redenen hiervoor zijn:

• Het is complexe en specialistische materie waar niet iedere organisatie over beschikt. Up-to-date kennis over documentstandaarden, verzendprotocollen en identifiers is niet ieders ‘cup of tea’ en vraagt diepgaande kennis over e-facturatie en EDI-technieken.
• Het is lastig om tot standaarden te komen die door alle betrokken partijen ondersteund kunnen worden. Hoe meer partijen betrokken, hoe meer complexiteit. Zeker internationaal! Fiscale wetgeving en kenmerken van facturen verschillen nou eenmaal van land tot land.
• De meeste moderne boekhoudsystemen ondersteunen de recente factuurstandaarden. Echter, veel organisaties en bedrijven maken geen gebruik van de meest recente versie van deze software, waardoor de nieuwste factuurstandaarden niet verzonden en/of ontvangen/geïmporteerd kunnen worden.
• Het vraagt forse investeringen om deze systemen aan te passen zodat deze e-facturatie standaarden alsnog ondersteund kunnen worden.

Mede als gevolg van deze (aanloop)problemen, zien we in de praktijk dat nog verreweg het grootste aantal facturen als Pdf-bestand per mail van leverancier aan klant wordt verstuurd.

Er zijn initiatieven om e-facturatie te stimuleren. Denk daarbij aan de EU-wetgeving gericht op overheidsorganisaties op dit vlak en het Europese initiatief om een netwerk voor uitwisseling van inkoopdocumenten (waaronder facturen) te realiseren en te stimuleren – Peppol genoemd.

Focus op de grote volumes

Vaak wordt er bij de automatisering van de factuurverwerking en de invoering van e-facturatie, gefocust op de groep van leveranciers waar het meeste voordeel te behalen is.

Hierbij worden vaak de volgende invalshoeken gebruikt:

• Het inkoopvolume
  Er wordt gefocust op de leveranciers die verantwoordelijk zijn voor het grootste inkoopvolume (in euro’s of dollars gemeten). In de praktijk blijkt dit echter vaak maar een relatief klein aantal leveranciers te zijn waardoor in aantallen gemeten de meeste facturen buiten scope blijven.
  
  
• De top 20 of top 50 leveranciers (in factuurvolume) wordt geautomatiseerd
  Dit zijn veelal de wat grotere organisaties die de mogelijkheid hebben om e-facturen te genereren. De kleinere leveranciers hebben deze mogelijkheid vaak niet. Daardoor valt de zogenaamde ‘longtail’ (het grote aantal leveranciers dat maar een of enkele facturen per jaar verstuurd) buiten scope.

Hierdoor zie je dat in praktijk vaak maar ca. 25% tot 35% van het factuurvolume (in aantallen facturen!) geautomatiseerd kan worden verwerkt. De rest moet nog (deels) met het handje…

Verbinden van de 'oude wereld' en de 'nieuwe wereld'

Als bedrijf of organisatie wil u helemaal niet bezig zijn met ‘the art of e-invoicing’. U wil bezig zijn met het eigen primaire proces; met uw dienstverlening, met uw klanten!

De kunst is dan ook om een oplossing te kiezen voor de factuurverwerking die zowel de ‘oude wereld’ (de verwerking van Pdf-facturen) als de nieuwe wereld (e-facturatie) ondersteund.

Factuurportal is zo’n oplossing. Factuurportal biedt een ‘plug-and-play’ cloudoplossing voor de geautomatiseerde bulkverwerking van inkomende facturen, zowel PDF- als E-facturen. Met adequate ingangscontroles, zodat alleen juiste en volledige facturen in behandeling worden genomen. En met betrouwbare en volledige dataconversie op Pdf-facturen zodat u zelf geen scan-uitval meer hoeft te verwerken.

Daarmee benut u:
1. Per direct alle voordelen van e-facturatie (Pdf-facturen worden immers bij de klant als e-factuur aangeleverd)
2. Het gemak om zonder inspanning en zorgen de hele transitie van Pdf-facturen naar e-facturatie te ondersteunen.

Dan kunt u zich weer richten op de dienstverlening aan uw klanten!

Meer informatie

Wilt u meer weten over de verwerking van facturen en over onze cloudoplossing? Of heeft u interesse in een vrijblijvende demo van Factuurportal? Neem contact met ons op.

Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking? Volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich hieronder op onze nieuwsbrief.