Als Managing Director bij Factuurportal zie ik dagelijks hoe bedrijven worstelen met hun factuurverwerking. Dit proces is vaak tijdrovend, eentonig en foutgevoelig. Automatisering met AI en ML kan deze uitdagingen aanzienlijk verminderen. In deze blog vertel ik je meer!
Repeterende, routinematige werkzaamheden zijn saai en soms zelfs mentaal belastend. Zeker als de volumes groot zijn, kan dit druk geven en is het moeilijk om continu geconcentreerd en gefocust te blijven. Bij factuurverwerking is dit ook aan de orde. Je bent eigenlijk nooit klaar; wat je onderaan de stapel wegwerkt, komt er bovenop weer bij. Tegelijkertijd is het cruciaal dat je snel, zorgvuldig en foutloos blijft werken. Slechte datakwaliteit kan leiden tot onjuiste boekingen en betalingen, met grote gevolgen.
Het handmatige karakter van factuurverwerking zorgt onvermijdelijk voor fouten. Daarnaast is het lastig om pieken in het werkaanbod op te vangen, zoals tijdens de jaarafsluiting of in vakantieperiodes. Het is bijna niet te doen om dan de inkomende factuurstroom bij te kunnen houden.
Automatisering verlicht de druk door deze routinetaken over te nemen, waardoor medewerkers zich kunnen concentreren op belangrijkere werkzaamheden. Met AI en ML kunnen systemen leren van verwerkte data en zich voortdurend verbeteren. Deze technologieën herkennen patronen en passen zich aan, wat resulteert in minder fouten en snellere verwerking.
Automatiseren van factuurverwerking is echter niet eenvoudig door de diverse input. PDF-layouts variëren per leverancier, en gestandaardiseerde XML-facturen zijn nog niet wijdverspreid. Tot voor kort waren OCR-gebaseerde oplossingen de beste optie, maar deze vereisen nog steeds veel handmatige correcties. OCR heeft zijn beperkingen: het blijft foutgevoelig bij het herkennen van karakters en cijfers. E-facturatie streeft naar standaardisatie, maar de implementatie verloopt traag.
De echte oplossing ligt in AI en ML. Met modellen die getraind zijn op factuurdata en zowel PDF- als XML-facturen kunnen verwerken, wordt het mogelijk om diverse input effectief te verwerken. Deze modellen kunnen facturen verwerken zoals een mens dat zou doen, maar met een veel hogere snelheid en nauwkeurigheid. Dit zorgt voor:
- Betere datakwaliteit: Minder fouten en handmatige correcties, wat leidt tot betrouwbaardere financiële gegevens.
- Tijdsbesparing: Medewerkers kunnen zich richten op belangrijkere taken.
- Schaalbaarheid: De oplossing groeit mee met de organisatie, ongeacht de grootte van het leveranciersbestand of de hoeveelheid facturen.
Met jarenlange ervaring in het optimaliseren van financiële processen en hands-on ervaring met AI en ML, heb ik gezien hoe automatisering een significant verschil kan maken. Het is tijd om verder te kijken dan traditionele methoden en te investeren in geavanceerde technologieën. Automatisering helpt namelijk niet alleen bij het verminderen van fouten, maar ook bij het verlagen van kosten en het verhogen van de efficiëntie. En je medewerkers worden er blijer van en krijgen tijd voor belangrijkere zaken!
Wil je meer weten over hoe je jouw factuurverwerking kunt schalen en automatiseren? Neem contact met me op voor meer informatie of om eens te sparren. Laten we samen de uitdagingen van groeiende datavolumes en de noodzaak van efficiëntie aanpakken!
