Er bestaan tientallen softwareoplossingen voor automatische factuurverwerking. Om een passende keuze te maken, is het belangrijk om je te oriënteren en goed in te lezen. Daarbij is prijs natuurlijk een criterium, maar zeker niet het enige! Vanuit onze ervaring beschrijven we hieronder waar je allemaal op moet letten bij de implementatie van automatische factuurverwerking.
Criteria voor automatische factuurverwerking
1. Kunnen alle soorten facturen worden verwerkt?
Controleer of de oplossing voor automatische factuurverwerking alle soorten facturen kan verwerken. Denk bijvoorbeeld aan PDF-facturen en XML-facturen; daar zullen veel leveranciers nog een hele tijd mee werken. Maar denk zeker ook aan e-facturen als je een toekomstbestendige keuze wil maken. Werk je bij een overheidsorganisatie? Check dan ook of er sprake is van een connectie met Peppol.
2. Worden facturen betrouwbaar uitgelezen?
Controleer of de oplossing zelf facturen betrouwbaar kan uitlezen. Er bestaan veel partijen die de factuurherkenning van PDF-facturen outsourcen naar lagelonenlanden. Dat heeft meestal negatieve consequenties; denk bijvoorbeeld aan lange doorlooptijden, verschillende tijdzones en gebrekkige communicatie. Kies liever voor een oplossing die zowel e-facturen als gestandaardiseerde XML- en PDF-facturen op een betrouwbare manier kan verwerken, op dezelfde manier als een e-factuur.
3. Is er sprake van drempels voor je leveranciers?
Leveranciers vinden het nogal vervelend als ze – in hun ogen onterechte – extra kosten moeten maken voor de facturering van de door hen geleverde goederen of diensten. Zorg voor zo min mogelijk drempels, zodat ze makkelijk mee kunnen in jullie nieuwe manier van werken. Verstuurt de oplossing bijvoorbeeld automatische herinneringen naar leveranciers? Dan is dat al een pre. Vraag voordat je met een partij in zee gaat altijd wat er voor je leveranciers gaat veranderen.
Een belangrijk onderdeel van het traject naar automatische factuurverwerking is een goede onboarding. Zorg ervoor dat leveranciers weten hoe ze factureren het beste kunnen aanleveren, bied ondersteuning om (waar mogelijk) over te stappen naar e-facturatie of zoek samen naar een alternatieve geautomatiseerde oplossing.
4. Wordt er gebruikgemaakt van scherpe inputcontroles?
Wil je voorkomen dat er foutieve facturen het proces ingaan? Zorg er dan voor dat er goede en scherpe inputcontroles uitgevoerd worden. Correcties kosten veel tijd en zorgen voor onnodige communicatie met leveranciers.
5. Wordt alle coderingsinformatie uitgelezen?
Ordernummers, artikelnummers en kostenplaatsen zijn cruciale gegevens voor de juiste boeking van kosten en voor de matching van factuurgegevens met bestelgegevens. Zorg er daarom voor dat er zoveel mogelijk coderingsinformatie kan worden uitgelezen en meegegeven. Essentieel is ook dat de gegevens op PDF-facturen betrouwbaar worden herkend en in het inkoop- of financieel systeem beschikbaar komen.
6. Wordt er veel aandacht besteed aan een soepele implementatie?
Je factureringsproces gaat veranderen als je kiest voor automatische factuurverwerking. Denk alleen al aan de strengere eisen die aan de input worden gesteld. Zijn deze veranderingen inzichtelijk en helder? Je wil leveranciers tenslotte op tijd laten weten dat jullie overgaan op digitale factuurverwerking en wat de gevolgen daarvan zijn.
Ook moeten je medewerkers geïnformeerd worden; zij kunnen in plaats van saaie, herhalende taken meer aandacht gaan besteden aan analyses en rapportages. Budgethouders moeten weten dat facturen al aan de poort gecontroleerd en teruggestuurd kunnen worden. Wel zo efficiënt, toch?
Zeker weten dat aan bovenstaande criteria wordt voldaan?
Als je voor Factuurportal kiest, weet je zeker dat het met alle bovenstaande punten goed zit. Factuurportal is een plug-and-play cloudoplossing voor volledig automatische factuurverwerking. Veilig, snel en betrouwbaar. Wij kunnen al je inkomende facturen digitaal verwerken zonder dat je er omkijken naar hebt.
Meer informatie
Wil je meer weten over de mogelijkheden van Factuurportal? Lees meer over hoe het werkt, neem contact met ons op of vraag een vrijblijvende demo aan.
Op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking? Volg ons op LinkedIn of abonneer je hieronder op onze nieuwsbrief.
