Uw organisatie is toe aan de volgende verbetering van de inkomende factuurstroom. De effectiviteit moet omhoog en de kosten omlaag, maar hoe gaat u dat bereiken? In dit artikel worden de 4 voornaamste manieren van elektronische factuurverwerking verder toegelicht, namelijk:

• Scan- en herken
• PDF-conversie
• Gebruik van e-factuur netwerken zoals SimplerInvoicing en Peppol
• Directe koppeling met leveranciers

Scan- en herken

De scan- en herkenoplossing is een veel gekozen oplossing om handmatige handelingen in het factuurverwerkingsproces terug te dringen. Door het inzetten van een dergelijke oplossing worden de inkomende facturen naar het systeem gescand, waardoor handmatige invoer overbodig wordt. Visuele controles en handmatige uitleescorrecties blijven wel in stand.Deze oplossingen maken gebruik van OCR (Optical Character Recognition) om de cijfers en tekens op een factuur te herkennen en te digitaliseren.

Door het inzetten van een scan- en herkenoplossing is uw organisatie dus veel minder tijd kwijt aan het handmatig invoeren van de factuurgegevens in uw inkoopsysteem. Het is dan slechts een kwestie van het scannen van de facturen, het controleren of het uitleesresultaat klopt en waar nodig handmatig te corrigeren.

Voordelen scan- en herken:

• Verminderen handmatige invoer
• Besparen van tijd
• Medewerkers houden tijd over voor andere werkzaamheden (tactisch monitoring)

Nadelen scan- en herken

• OCR is niet 100% correct, eerder 75-90%
• Incorrecte uitleesresultaten
• Visuele controle en handmatige correcties nodig

PDF-conversie

Uit eerder onderzoek van Platform Elfa blijkt dat de behoefte aan e-facturen in PDF groter is dan alle andere vormen. Dit komt omdat organisaties steeds meer PDF-facturen binnen krijgen en steeds minder papieren facturen. Logisch ook, want het opstellen van een PDF-factuur en die per e-mail verzenden, is voor een leverancier een stuk sneller en goedkoper dan printen en op de post doen. Omdat deze facturen al digitaal binnen komen, is het zonde om deze vervolgens handmatig te verwerken. Een PDF-conversie oplossing leent zich bij uitstek voor de verwerking van deze PDF-facturen.

Een PDF-conversie oplossing -zoals Factuurportal- haalt de PDF-facturen rechtstreeks uit de e-mailbox op en controleert of alle gegevens aanwezig en correct zijn. Zo controleert Factuurportal bijvoorbeeld of de factuur authentiek en integer is en verder voldoet aan alle wettelijke- en klantspecifieke factuureisen. Vervolgens wordt de factuur omgezet in een formaat waardoor het rechtstreeks het financiële- of inkoopsysteem van een opdrachtgever in kan. Dit alles volledig automatisch!

Voordelen PDF-conversie

• Volautomatische verwerking van de alsmaar toenemende stroom PDF-facturen
• Wegnemen van alle handmatige handelingen
• 100% correct
• Geen visuele controles en correcties

Nadelen PDF-conversie

• Kan geen handgeschreven en papieren facturen verwerken

Gestructureerd e-factuur netwerk

Netwerken zoals SimplerInvoicing en InvoiceSharing zijn opgezet om UBL-facturen over te kunnen versturen. In plaats van een aparte koppeling met iedere leverancier die UBL-facturen verstuurt, kan een organisatie koppelen met bijvoorbeeld SimplerInvoicing. Leveranciers sluiten zich ook aan bij SimplerInvoicing, en zo komen beide partijen met elkaar in contact. Elke aangesloten leverancier kan e-factureren verzenden naar elke aangesloten klantorganisatie.

Voordelen e-factuur netwerk

• Gemakkelijk facturen verzenden
• 100% betrouwbaar
• Hoe groter het netwerk wordt hoe aantrekkelijker het wordt

Nadelen e-factuur netwerk

• Kan alleen UBL-facturen ontvangen en versturen
• Noodzakelijke semantische standaarden zijn complex
• Kosten voor uw leverancier
• Weinig leveranciers in staat om UBL-facturen te verzenden

Directe koppeling met leveranciers

De laatste optie is een directe koppeling tussen het pakket waarmee uw leverancier facturen verstuurt en uw financiële- of inkoopsysteem. Op deze manier kunnen de UBL-facturen van uw leverancier rechtstreeks uw systeem in, zonder tussenkomst van een intermediair. Omdat er in deze situatie echter voor iedere leverancier een nieuwe koppeling gelegd moet worden is het een dure en onbeheersbare oplossing. Deze oplossing is wel interessant indien u een aantal leveranciers heeft die duizenden facturen per jaar aanleveren.

Meer informatie

Wilt u meer weten over de verwerking van facturen en over onze cloudoplossing? Of heeft u interesse in een vrijblijvende demo van Factuurportal? Neem contact met ons op.

Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking? Volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich hieronder op onze nieuwsbrief.