De techniek staat niet stil, of eigenlijk nooit! Er zijn genoeg voorbeelden van oplossingen en systemen die ooit nieuw en baanbrekend waren, maar die ingehaald zijn door de tijd. Daarom is het goed om af en toe na te gaan of er inmiddels betere oplossingen beschikbaar zijn dan de systemen die je jaren geleden ooit hebt geïmplementeerd.
Ooit liep je misschien voorop met de automatisering van de factuurverwerking. Je maakt bijvoorbeeld al geruime tijd gebruik van een scan/herkenoplossing voor de factuurverwerking. Destijds was dit moderne technologie, maar inmiddels zijn dergelijke oplossingen toch echt achterhaald door de huidige technologie. Er zijn oplossingen die meer functionaliteit bieden en gebruikersvriendelijker zijn.
State of the art oplossingen zijn beschikbaar
Er zijn totaaloplossingen beschikbaar voor de volledig geautomatiseerde controle en uitlezing van alle typen facturen. De echt goede oplossingen voor geautomatiseerde factuurverwerking maken gebruik van Artificial Intelligence voor de controle en herkenning en interpretatie van de factuurdata. En met behulp van Machine Learning wordt de verwerking gaandeweg zelfs steeds betrouwbaarder. Kies altijd een oplossing die in staat is om alle typen factuurbestanden (pdf-facturen, XML facturen en UBL facturen) probleemloos en volledig geautomatiseerd te verwerken, zodat de gehele automatische factuurverwerking (inclusief e-facturatie) wordt ondersteund. Op die manier komen de data én de originele facturen ‘vanzelf’ in je administratie beschikbaar. Nu én in de toekomst.
Met een businesscase zet je alle baten en kosten op een rij
Het vervangen van een oplossing voor je factuurverwerking is niet ingrijpend. Het is prima mogelijk om – los van de vervanging van het administratief systeem – over te stappen op een state of the art factuurverwerkingssysteem. Een expert-systeem dat de beste techniek en oplossing biedt om facturen te controleren, te valideren en in je boekhouding te importeren.
Factuurherkenning is technisch complexer dan je denkt, zeker als je praat over herkenning van facturen op regelniveau. Maar als je een oplossing kiest die flexibel te koppelen is op elk administratief systeem, dan pluk je hier per direct de vruchten van en maak je je daarmee qua factuurverwerking onafhankelijk van de ERP-leverancier. Zo heb je altijd het maximale voordeel van geautomatiseerde factuurverwerking.
De businesscase hiervoor is al snel positief. Veel eerder dan je misschien denkt!
De belangrijkste voordelen van een dergelijke oplossing zijn:
- Je hebt een flinke tijdsbesparing, want:
- Er zijn minder controles nodig
- Er is een forse afname van telefoontjes/mails met leveranciers over de status van facturen
- Er zijn nauwelijks correcties en foutherstel n.a.v. onjuiste facturen (end-to-end!)
- Er is meer tijd en ruimte voor beantwoording vragen, analyses, rapportages en ondersteuning management (meer toegevoegde waarde
- Er zijn daarnaast ook kwalitatieve baten
- Het betekent gemak voor je eigen administratie én de leveranciers
- De doorlooptijd van de factuurverwerking neemt af
- Er is een sneller en betrouwbaar inzicht in verplichtingen en kosten (actuele administratie), dat helpt bij een snelle maandafsluiting
- Je vermindert de kwetsbaarheid in het factuurverwerkingsproces (minder gevoelig voor vakanties of ziekte van medewerkers)
Qua investering heb je alleen de eenmalige inrichting en koppeling. Omdat dergelijke systemen tegenwoordig met standaarden werken is het koppelen eenvoudig en hoeft dat dus niet veel te kosten.
Verder heb je de jaarlijkse verwerkingskosten (bv een tarief per factuur). Deze verwerkingskosten zijn vele malen lager dan de salaris- en handlingkosten die het gebruik van verouderde software met zich meebrengt.
Factuurportal helpt met de businesscase inzichtelijk maken
Factuurportal is zo’n ‘best-of-breed’ oplossing voor de geautomatiseerde factuurverwerking. Factuurportal maakt gebruik van Artifical Intelligence en Machine Learning. We ondersteunen een groot aantal klanten in hun geautomatiseerde factuurverwerking en daardoor beschikken we over ervaringscijfers en feedback over de voordelen en baten die onze oplossing biedt.
We kunnen je helpen om een gerichte businesscase op jouw specifieke situatie te maken. Je zult zien dat deze al snel een positief resultaat geeft. Meestal is de terugverdientijd korter dan een jaar!
Meer informatie
Wil je meer weten over de verwerking van facturen en over onze cloudoplossing? Of heb je interesse in een vrijblijvende demo van Factuurportal? Neem contact met ons op.
Wil je op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking? Volg ons dan op LinkedIn of abonneert je hieronder op onze nieuwsbrief.
