);

Blog

Betaal op tijd met het juiste voordeurbeleid

Betaal op tijd met het juiste voordeurbeleid

FactuurDe Rijksoverheid monitort de eigen gerealiseerde betaaltermijnen sinds 2009. De inmiddels bekende 30 dagen-norm wordt in 90% van de gevallen ruimschoots gehaald. Dit is natuurlijk al een behoorlijke prestatie en zoals Minister Kamp al in zijn brief van 31 oktober jl. aan de Tweede kamer aangaf, is 100% niet het streven. Immers, er kunnen bijvoorbeeld factuurgegevens ontbreken of onjuist zijn of er kan een lopend geschil met de leverancier zijn en dat is de overheid niet toe te rekenen.

Bij gemeenten ontbreekt een monitor op gerealiseerde betalingstermijnen. Voor het gemak neem ik maar even aan dat –ook- gemeenten in de meeste gevallen (90%?) aan de betalingstermijn voldoen, ook al zal dit nog uit monitor of onderzoek moeten blijken. Onze eigen ervaring is dat gemeenten voor een groot deel binnen de gestelde termijn blijven ook al wordt soms toegegeven dat dit de nodige moeite heeft gekost.

Wat nou interessant zou zijn, is om te onderzoeken hoeveel moeite die laatste loodjes gekost hebben. Ik heb het dan niet over de laatste 10%-punten naar de 100%, want daar zullen –zoals bij de rijksoverheden- gemeenten ook nog niet aan toekomen. De laatste loodjes zitten hem dan meer in het traject van 80% naar 90% of bijvoorbeeld van 70% naar 90% betaald krijgen binnen de termijn.

Intern onderzoek zou dit nader kunnen uitwijzen, maar je kunt er vergif op innemen dat ook ten aanzien van deze groepen de oorzaak ligt bij de door Kamp aangehaalde facturen waar iets aan mankeert. Dat wil zeggen niet conform eisen Belastingdienst, specifieke gemeente-eisen, zoals een inkoopordernummer of contractnummer) of waar onjuistheden /mismatches in voorkomen. Dus dezelfde achterliggende oorzaken als bij de laatste moeilijk te halen 10%, maar wel op tijd door de workflow en daarmee deel van de 90% die binnen de termijn bleef. Hiermee is dan niet gezegd dat deze facturen niet intern voor veel problemen en onevenredig meerwerk hebben gezorgd, ze zijn alleen binnen de gestelde termijn erdoorheen.

Voordeurbeleid

Ik ben ervan overtuigd dat des te dieper een niet correcte factuur de productieomgeving instroomt, des te meer energie het kost om dit gecorrigeerd te krijgen, immers, er zijn dan al meerdere collega’s/ afdelingen bij betrokken die ook onderling weer moeten communiceren en er zijn ondertussen telefoontjes cq. mailtjes naar en van je crediteur nodig om in te lichten en af te stemmen, maar op dan ook weer met je collega’s, etc. Dit is overigens uitstekend te staven door het proces in beeld te brengen en er met de ‘stopwatch naast te gaan zitten’. Immers meten is weten!

Een helder “voordeurbeleid” ligt dan voor de hand. Des te eerder je de leverancier inlicht over eventuele fouten in zijn factuur, des te eerder stuurt hij je een nieuwe, correcte factuur die vervolgens probleemloos jouw workflow kan instromen en doorlopen. In de meest krachtige vorm is dat een directe, automatische e-mail notificatie aan je crediteur op het moment dat onvolkomenheden op de gemailde factuur gespot worden. In directe reactie op zijn gemailde PDF-factuur bijvoorbeeld.

Betalingstermijnen; het Calimero-effect

Betalingstermijnen; het Calimero-effect

betalingstermijnen facturenJe bent MKB-er, je hebt iets geleverd en je stuurt een factuur met een betalingstermijn van 30 dagen. Doodnormale factureringspraktijk van alle dag en tot zover nog niets aan de hand.

Maar dan; je betalingstermijn wordt in de praktijk “overruled” door je debiteur – een grote organisatie- die in haar inkoopvoorwaarden stelt dat de betalingstermijn 90 of  zelfs 120(!) dagen is. Technisch gezien kan je hieraan failliet gaan. Bij ondernemers, bedrijven die geen “vet op de botten” hebben is dit zeker wel voorstelbaar, temeer daar er een verband is tussen volume-grootte van het geleverde en grootte van de klant. Grote leveringen betekenen nu eenmaal een groter “opgelegd” leverancierskrediet, iets dat bij een MKB- leverancier niet lang is op te brengen.

Calimero

Om het contrast nog schriller te maken; grotere partijen vergen soms betalingstermijnen van 15 dagen en weliswaar heeft een leverancier hier niets mee van doen, het toont, wat mij betreft, op een pijnlijke manier aan dat Calimero nog steeds springlevend is, want “Zij zijn groot en ik is klein, en da’s niet eerlijk, o nee”

Deze scheefgegroeide betalingstermijnen zijn in de praktijk helaas geen uitzondering. Ik zeg bewust helaas, want een direct gevolg is dat de liquiditeitspositie van relatief kleinere bedrijven –lees MKB- hiermee natuurlijk onder druk komt te staan. Al helemaal niet wenselijk in een periode van economisch herstel, waar met name kleinere bedrijven nog steeds financieel kwetsbaar zullen zijn.

Wet 30 dagen betalingstermijn

Gelukkig voor het MKB –maar voor hen niet alleen- zijn per 16 maart 2013 de betalingstermijnen wettelijk vastgelegd. Dit geldt zowel voor betalingstermijnen voor handelstransacties tussen bedrijven onderling als voor betalingstermijnen tussen bedrijven en overheidsinstanties anderzijds.

De belangrijkste aspecten hierbij zijn een maximumbetalingstermijn voor overheidsinstanties van 30 dagen en een minimumvergoeding van € 40,-  voor invorderingskosten mocht deze termijn niet gehaald worden.

Of de invordering vervolgens leidt tot een snellere betaling, valt te bezien. De vertragingstechnieken zullen legio kunnen zijn. Er is veel grijs gebied. Hier komt bij, dat je als kleinere ondernemer natuurlijk graag zaken wilt blijven doen met een grotere klant. Je zult daarom niet snel op je strepen gaan staan als je klant opeens –bij jou- een versnellinkje terugschakelt.

Het beste is als de klant daadwerkelijk de intentie heeft om binnen de gestelde, redelijke termijn uit te betalen,  anders blijft het trekken en sleuren, inclusief de nodige mistgordijnen. Gemeenten, als deelnemers aan het economisch verkeer, tonen in ieder geval wél de juiste intentie.

Financieel beleid bij gemeenten

Gemeenten –maar zij niet alleen- hanteren namelijk een financieel administratief beleid dat er o.a. op is gericht de crediteuren/leveranciers zoveel mogelijk te ontzien. Hierbij passen uiteraard de genoemde uitbetalingen binnen de –wettelijke- 30 dagen termijn. Gemeenten zijn er daarom op gebrand hun financiële administratie zo in te richten dat de factuurverwerking efficiënt verloopt en zij in ieder geval binnen de gestelde termijn kunnen uitbetalen. Je kunt namelijk wel de goede intentie hebben om binnen een termijn te betalen, maar als je het administratieve (geautomatiseerde) proces niet voldoende onder controle hebt, komt een spoedige betaling toch nog in gevaar.

Efficiënte factuurverwerking; Factuurportal

Naast het hebben van de juiste betalingsmoraal dient het factuurverwerkingsproces efficiënt ingericht te zijn. Het is onze visie dat de efficiency al aan de voordeur begint, met het direct en automatisch detecteren van fouten, lacunes of onjuistheden bij een inkomende factuur en dit per ommegaande aan de betreffende crediteur terug te geven met verzoek de punten te corrigeren en de factuur per ommegaande weer in te zenden. Het kost namelijk onevenredig veel moeite factuurdata te corrigeren als de factuur al halverwege het factuurverwerkingsproces zit.

Op tijd betalen wordt vergemakkelijkt

Dus “betaal op tijd met het juiste voordeurbeleid”, wat met Factuurportal mogelijk wordt gemaakt. Zo is het ook echt mogelijk binnen de wettelijke termijnen te opereren.