Als managing director bij Factuurportal zie ik dagelijks de worstelingen en uitdagingen binnen de crediteurenadministratie. Uit recent onderzoek van automatiseringsplatform Tipalti onder 600 leidinggevenden van financiële afdelingen blijkt dat ruim vier op de vijf Finance professionals aangeeft dat een verouderde werkwijze de groeiplannen van hun organisatie in de weg staat. Driekwart van de ondervraagden vindt de crediteurenadministratie het meest tijdrovende handmatige proces. Het is dus duidelijk dat er behoefte is aan efficiënte oplossingen die kunnen meegroeien met de organisatie.
Bij veel organisaties zien we een interessante dynamiek: 70% van het jaarlijkse factuurvolume wordt door slechts 30% van de leveranciers aangeleverd. Dit betekent dat de handmatige inspanningen bijvoorbeeld voor het instellen van templates voor deze 30% leveranciers relatief veel effect heeft op de automatiseringsgraad en nauwkeurigheid van de factuurherkenning. Echter, om de facturen van de resterende 70% van de leveranciers ook geautomatiseerd nauwkeurig uit te kunnen lezen, vergt een enorme handmatige inspanning. Voor al deze leveranciers moeten handmatig instellingen worden gedaan, wat een tijdrovend en onderhoudsintensief proces is.
Traditioneel wordt bij het digitaliseren van PDF-facturen gebruik gemaakt van Optical Character Recognition (OCR). Deze techniek, die al sinds de jaren '70 bestaat, kent twee belangrijke nadelen:
- Het is lastig om exact en alleen de juiste benodigde data te detecteren op een document, wat resulteert in verkeerde uitlezing.
- Het uitlezen van gevonden data is foutgevoelig, wat handmatige correcties vereist.
Zeker bij groei heb je steeds nieuwe leveranciers, die allemaal handmatig ingesteld moeten worden. Dit leidt tot een continue cyclus van updates en aanpassingen. Alsof je zandkasteel bouwt, dat telkens weer door een golf wordt verwoest.
Bij Factuurportal hebben we al in 2019 besloten om onze factuurherkenningstechniek te baseren op Artificial Intelligence (AI) in combinatie met Machine Learning (ML). Ons model, specifiek en volledig getraind op facturen, is daardoor in staat om een factuur te bekijken en te interpreteren zoals een mens dat doet. De voordelen hiervan zijn:
- Automatische herkenning: Het AI-model herkent betrouwbaar en nauwkeurig de benodigde factuurdata zonder voorafgaande training of inrichting per (nieuwe) leverancier.
- Schaalbaarheid: De AI-gestuurde aanpak groeit naadloos mee met de organisatie, ongeacht de grootte van het leveranciersbestand of de hoeveelheid facturen.
- Efficiëntie: Het tijdrovende instellen van templates of complexe configuraties voor elke leverancier wordt overbodig, waardoor de administratie niet belast wordt met toenemende complexiteit.
De crediteurenadministratie blijft een van de meest tijdrovende processen binnen de financiële administratie, voornamelijk door de diversiteit aan PDF-facturen en de noodzakelijke controles om fouten en onterechte betalingen te voorkomen. Onze AI-gestuurde oplossing biedt een toekomstbestendig alternatief voor de verouderde en beperkende OCR-technieken, door handmatige, repetitieve werkzaamheden echt te automatiseren en de administratie moeiteloos te laten meegroeien met de organisatie.
In een tijd waar groei en efficiëntie hand in hand moeten gaan, is het van belang om te investeren in innovatieve technologieën die de werklast verlichten en betrouwbaarheid verhogen. is mijn doel om organisaties te helpen hun administratieve processen te optimaliseren en te moderniseren, zodat ze klaar zijn voor de uitdagingen van morgen.
Benieuwd wat dit voor jouw organisatie kan betekenen? Stuur me een berichtje, ik denk graag met je mee.
