Op dinsdag 8 juni hebben Factuurportal en Tacstone Consulting een webinar verzorgd over het verregaand automatiseren van werkzaamheden op de crediteurenadministratie. Ruim twintig geïnteresseerde deelnemers hebben input, ideeën en inspiratie opgedaan over welke mogelijkheden hier tegenwoordig voor beschikbaar zijn. Het was een succesvolle bijeenkomst en we hebben veel positieve reacties ontvangen. Meer lezen over de informatie die tijdens dit webinar is gedeeld? Lees snel verder!
Het belang van een goed lopende crediteurenadministratie
Een goed georganiseerde crediteurenadministratie is een essentieel onderdeel van uw boekhouding. Leveranciers moeten op tijd betaald worden om onnodige kosten te voorkomen en leverbetrouwbaarheid te garanderen. Tijdig inzicht in verplichtingen en nog te betalen facturen is belangrijke managementinformatie.
Tegelijkertijd is de crediteurenadministratie ook één van de financiële processen die bovengemiddeld veel van uw aandacht, tijd en capaciteit vraagt. Vanuit de wens om de crediteurenadministratie te optimaliseren, zijn er de afgelopen jaren veel tools ontwikkeld die de factuurverwerking makkelijker moesten maken. De meeste van deze oplossingen richten zich echter alleen op een beperkt deel van de totale keten. Waardoor inscannen van facturen, uitzonderingen beoordelen, coderen, inboeken en matchen nog altijd veel aandacht en tijd kosten.
Bezetting van de crediteurenadministratie vaak net te krap
Bij veel administraties is de bezetting gaandeweg naar het minimaal noodzakelijk niveau teruggebracht. Daardoor knelt het in de drukke periodes (denk bijvoorbeeld aan de jaarafsluiting) en tijdens vakanties. Doorlooptijden en zelfs continuïteit staan daardoor onder druk.
Vaak moeten de piekperiodes noodgedwongen worden opgevangen met tijdelijke flexkrachten. Dat is een dure oplossing en qua kennis niet altijd optimaal. En alleen de urgente zaken worden opgepakt. De focus gaat dan meestal naar de inkomende facturen, deze wil men dan zo snel mogelijk in de administratie krijgen. Activiteiten met meer toegevoegde waarde zoals analyses, rapportages en advisering aan budgethouders en management sneuvelen als eerste. Maar het kan ook anders!
Terugblik op het webinar 'De crediteurenadministratie écht geautomatiseerd'
Gastheer Jim Emanuels, hoogleraar aan de Rijksuniversiteit Groningen, ontving namens Factuurportal en Tacstone drieëntwintig geïnteresseerden. Tijdens het webinar hebben zij ideeën en inspiratie opgedaan op basis van de presentaties van de diverse sprekers.
Rob Klaver, directeur van Factuurportal, nam de deelnemers mee in mogelijke oplossingen om met slimme technieken meer delen van de administratie te automatiseren of zelfs (deels) uit te besteden. Waardoor routinematige werkzaamheden niet meer door de medewerkers hoeven te worden uitgevoerd. Zij houden alleen de 'vinger aan de pols' en krijgen juist ruimte om zaken die vaak blijven liggen alsnog op te pakken en zich te richten op activiteiten met meer toegevoegde waarde (bijvoorbeeld analyses, rapportages en advisering aan budgethouders). De mogelijkheden van de toepassing van Artificial Intelligence en RPA zijn nader toegelicht.
Mark de Poorter, Partner bij Tacstone Consulting, gaf een introductie op RPA (Robotic Process Automation). Hij heeft toegelicht wat RPA precies is en in welke situaties RPA veel toegevoegde waarde biedt. Met name repeterende, routinematige werkzaamheden lenen zich bij uitstek voor snelle automatisering met RPA. Vooral ook binnen de administratieve processen (waaronder de crediteurenadministratie) zijn robotica toepassingen uitermate geschikt en succesvol.
Tot slot verzorgde Vincent Hoogveld, Senior RPA developer bij Tacstone Consulting, een aantal live demo’s van RPA-toepassingen binnen de crediteurenadministratie.
Positieve reacties na afloop
“Thx voor het webinar. Mooie presentatie. Top!’’
“Goede presentaties. Altijd nog wat leerpuntjes in te vinden”.
“Het aspect toekomstvisie vind ik er sterk in verwerkt”. “Hoewel voor ons niet helemaal nieuw, ga ik de presentaties toch graag nog delen met mijn directie”.
Meer informatie
Wilt u meer weten over de verwerking van facturen en over onze cloudoplossing? Of heeft u interesse in een vrijblijvende demo van Factuurportal? Neem contact met ons op.
Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking? Volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich hieronder op onze nieuwsbrief.
