Zelf scannen van facturen met een ‘on-premise’ oplossing. De vraag is of dat in uw situatie nog steeds de beste methode is. Mogelijkheden en beschikbare technieken zijn behoorlijk veranderd. Dat maakt dat er alternatieven zijn, die veel meer gemak en ontzorging bieden. Tegenwoordig zijn er cloudoplossingen beschikbaar die met minder tijd en minder beheerinspanning betere resultaten weten te realiseren.

Voor- en nadelen van cloudoplossingen versus on-premise software

Wat is on-premise software? ‘On-premise’ kan in het Nederlands worden vertaald naar ‘op locatie’ of ‘ter plaatse’. Wanneer software dus on-premise staat, wordt daarmee bedoeld dat de software binnen de eigen IT-infrastructuur wordt geplaatst. De software wordt hierbij op de eigen servers geïnstalleerd en niet, zoals het geval is bij cloudcomputing, op externe servers.

De grote tegenhanger van on-premise is de cloud. Cloudcomputing is de laatste jaren zeer populair geworden, vanwege een aantal belangrijke voordelen. Echter is ‘de cloud’ niet in alle situaties de beste oplossing. Beide systemen hebben hun voor- en nadelen.

Belangrijke voordelen van cloud-software zijn:

• De initiële investeringen zijn veel lager (en brengen dus minder risico met zich mee);
• De implementatietijd is veel korter;
• Het beheer en onderhoud van de applicatie hoef je niet zelf te doen;
• Nieuwe functionaliteiten en updates komen direct beschikbaar.

Een aantal voordelen van on-premise software zijn:

• Systemen zijn eenvoudiger te personaliseren en in te richten op eigen specifieke proceseisen;
• De beveiliging van data is in handen van de eigen organisatie;
• Op lange termijn zijn de kosten van de software lager.

Doordat de installatie op de eigen servers plaatsvindt, zijn bedrijven met on-premise software ook zelf verantwoordelijk voor de veiligheid, de beschikbaarheid en het beheer van het systeem. Dat betekent dat er meestal een IT-afdeling nodig is, die een deel van de werktijd besteedt aan het beheer van de infrastructuur en de software. En die kennis en ervaring moet worden opgebouwd en up-to-date gehouden. Ook de inspanning die het vergt om systemen te beveiligen tegen aanvallen van buitenaf (hacken, phishing e.d.) moeten niet onderschat worden!

Per saldo kost dat veel tijd en geld. En zeker in het IT-vakgebied waar schaarste is aan goede arbeidskrachten, wegen de voordelen van cloudoplossingen op tegen de nadelen daarvan. Eigenlijk alleen als softwareapplicaties echt cruciaal zijn voor het ‘businessmodel’ en het primaire proces van de organisatie, wegen de voordelen van on-premise op tegen de nadelen.

Hoe zit het met geautomatiseerde factuurverwerking?

Uw facturen zijn natuurlijk uniek, met specifieke kenmerken die voor u en uw administratie van belang zijn. En ook de leveranciers die u met zorg hebt geselecteerd zijn uniek en cruciaal voor het succes van uw organisatie!

Tegelijkertijd moeten we concluderen dat de verwerking van inkomende facturen een behoorlijk ‘generiek’ proces is. In essentie komt het altijd op hetzelfde neer: ervoor zorgen dat de inkomende facturen goed worden gecontroleerd en zorgen dat de factuurgegevens in de (administratieve) systemen beschikbaar komen voor het boeken, goedkeuren en tijdig betalen van de facturen.

Voor het proces van geautomatiseerde of elektronische factuurverwerking is een cloudoplossing verreweg de best passende oplossing. De voordelen van cloud-computing komen daarbij volledig tot hun recht.

Een ‘plug-and-play’ cloudoplossing voor geautomatiseerde factuurverwerking

Factuurportal biedt een ‘plug-and-play’ cloudoplossing voor de geautomatiseerde bulkverwerking van inkomende facturen. Met adequate ingangscontroles, zodat alleen juiste en volledige facturen in behandeling worden genomen. En met volledige dataconversie, zodat u zelf geen scan-uitval meer hoeft te verwerken.

Daarmee benut u alle voordelen van cloudcomputing. En door onze state-of-the-art technologie op basis van Artificial Intelligence (AI) en Robotic Process Automation (RPA) zijn wij in staat om per direct alle facturen van alle leveranciers te kunnen verwerken. Dus niet alleen een technisch korte implementatietijd, maar per direct volledige ontzorging door onze dienstverlening.

Contact

Mocht u meer informatie willen over onze cloudoplossing en hoe die uw proces van factuurverwerking maximaal kan ondersteunen, neemt u dan contact met ons op via het onderstaande contactformulier. Een van onze experts neemt dan zo snel mogelijk contact met u op.

Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.