Universal Business Language: hoe universeel is het eigenlijk?

Communicatie tussen diverse systemen wordt steeds makkelijker en vindt op grote schaal plaats. Toch zien we hierbij dat eFacturatie hierin nog niet echt een vlucht neemt. Veel bedrijven hebben problemen met het verzenden eveneens het goed kunnen inlezen van UBL-facturen. Dat roept de vraag op “hoe universeel is universeel”? Factuurportal helpt je hierbij.

Al jarenlang wordt er gesproken dat eFacturatie een heilige graal is. Alleen verloopt dit proces in de praktijk toch iets minder soepel dan dat deze bedrijven beweren. En dat terwijl systemen tegenwoordig steeds eenvoudiger aan elkaar gekoppeld kunnen worden.

Er is één sleutelwoord waar wij bij Factuurportal in geloven: Standaardisatie. Niet alleen op het gebied van techniek maar ook qua inhoud en structuur. In onze ogen is dat hetgeen wat UBL (Universal Business Language) inhoudt. In Europa heet deze norm (EN)16931, specifiek in Nederland NLCIUS. Er is zelfs een hele community opgericht, genaamd SimplerInvocing, die ervoor zorgt dat bedrijven het proces van UBL-facturatie begrijpen.

Al deze beschikbare informatie zou ertoe moeten leiden dat ieder bedrijf zou moeten kunnen omgaan met XML/UBL –facturen, in de praktijk is dit echter niet zo. De grootste oorzaken die wij als Factuurportal zien:

  • Internationale wet- en regelgeving die per land van elkaar verschilt. Neem als voorbeeld de Nederlandse G-rekeningen, deze zijn niet afgedekt in internationale SI-UBL standaarden. Hierdoor ontstaan er verschillende varianten waardoor verschillende administrateurs/facturatiesystemen deze niet ondersteunen.
  • Veel organisaties maken gebruik van verouderde administratieve systemen. Of deze bedrijven werken met ‘legacy’ systemen. Deze systemen kunnen vaak geen XML/UBL –facturen genereren.
  • De administrateurs hebben kennis van financiën maar zijn minder thuis in de UBL standaarden. Zij kennen de getallen, maar niet de XML/UBL –bestanden, waardoor het geautomatiseerde aspect wegvalt.

Deze problemen zorgen voornamelijk voor de onbekwaamheid bij bedrijven om valide UBL facturen te verzenden. En als ontvanger van deze facturen merk je dat deze niet succesvol geïmporteerd kunnen worden in de administratie software.

Bij Factuurportal is dit hierdoor ook één van onze missies geworden, het scheelt jou als directeur of administrateur enorm veel tijd indien deze processen geautomatiseerd zijn. Wij verwachten ook dat dit in de toekomst beter zal verlopen.

Factuurportal biedt de oplossing. Naast onze dienstverlening op het gebied van geautomatiseerde factuurverwerking bieden wij ook hulp bij het creëren van deze XML/UBL facturen. Geheel aangepast aan jouw eigen systeem. Neem gerust contact met ons op.

Op de hoogte blijven van vakgerelateerde informatie?

Schrijf je in voor de nieuwsbrief