Uit eerder onderzoek (Aberdeen, Hacket en Gartner) is gebleken dat de verwerking van papieren- en pdf-facturen behoorlijk arbeidsintensief en kostbaar is. In dit artikel lees je waarom.

Waarom inkomende factuurverwerking arbeidsintensief en kostbaar is 

• Een inkomende factuur wordt in gemiddeld 19 dagen verwerkt en dat kost gemiddeld 9 euro per factuur;
• Bij 20% van de inkomende facturen stijgt door fouten de verwerkingstijd met 9 dagen naar zo’n 28 dagen, dit zorgt ervoor dat de verwerking van een factuur meer dan 20 euro kost;
• Gemiddeld wordt er 0,25 fte besteed aan het beantwoorden van leveranciersvragen. Dat neemt snel toe als de verwerkingstijd door fouten toeneemt;
• Door bovenstaande opsommingen kunnen de gemiddelde kosten voor factuurverwerking oplopen tot wel 60 euro per factuur;
• Bijna 50% van de organisaties mist het zicht op het verwerkingsproces en daarbij dus ook het inzicht in de kosten van dit proces.

E-facturatie als oplossing

E-facturatie zou hier een oplossing voor bieden. Door elektronische facturen te versturen (en dus ook te ontvangen), zullen de kosten en doorlooptijd van de verwerking inderdaad fors teruggedrongen kunnen worden.De overgang van papieren- en PDF-facturen naar E-facturen (XML/UBL) gaat echter langzamer dan verwacht. In praktijk blijkt dat op dit moment nog zeker 80% van de facturen via e-mail (in PDF) of zelfs nog via de post wordt aangeleverd. Dat betekent dat de doorlooptijd, kosten en leveranciersvragen van en over facturen nog steeds hoog uitvallen.

De verwachting is dat in de komende jaren het aandeel E-facturen inderdaad zal gaan toenemen, maar dat er tegelijkertijd door m.n.het kleinbedrijf nog behoorlijk wat PDF facturen verstuurd zullen worden.Vanuit de overheid wordt het gebruik van E-facturen (o.a. door wetgeving)gestimuleerd.

Klant- en leveranciersvriendelijke factuurverwerking

Factuurportal biedt u een oplossing voor zowel de verwerking van PDF facturen als voor de verwerking van E-facturen. Hierdoor hebt u nu al de mogelijkheid om per direct de voordelen van E-facturatie te benutten (wij converteren de PDF facturen in een échte E-factuur).

Hierdoor kunt u per direct de gemiddelde kosten per factuur en het aantal fte dat bezig is met het beantwoorden van leveranciersvragen over facturen flink laten dalen. En omdat we tevens in staat zijn om ook E-facturen te ontvangen en te verwerken (we zijn ook access provider voor Peppol, het Europese platform voor E-facturatie), bent u ook meteen klaar voor de toekomst!

Uit een recent klanttevredenheidsonderzoek is gebleken dat onze klanten gemiddeld een 8,5 geven aan de doorlooptijd van het proces. De E-facturen die u vanuit Factuurportal ontvangt, zijn gevalideerd en dus foutloos en kunnen direct worden geïmporteerd in uw systeem. Leveranciers ontvangen notificaties waardoor zij precies weten waar hun factuur zich in de keten bevindt.

Onze SaaS oplossing is in slechts enkele weken te implementeren en vergt nauwelijks inspanning van de klant. En leveranciers kunnen per direct meedoen. Zowel een klant- als leveranciersvriendelijk proces!

Meer informatie

Wilt u meer weten over de verwerking van facturen en over onze cloudoplossing? Of heeft u interesse in een vrijblijvende demo van Factuurportal? Neem contact met ons op.

Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking? Volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich hieronder op onze nieuwsbrief.