Een factuur is een factuur, hoor ik u denken. Op zich is dat zo, maar er zijn veel verschillen tussen organisaties, waardoor het proces van inkomende factuurverwerking overal nét even anders is. Daardoor worden er andere eisen aan geautomatiseerde oplossingen voor factuurverwerking gesteld. In deze blog licht ik toe waarom Factuurportal een zeer geschikte oplossing is voor gemeentes.

Bulkverwerking van inkomende facturen

Door uw factuurverwerkingsproces volledig te automatiseren, hoeft u facturen niet meer te controleren en corrigeren. Zo bespaart u tijd en ervaart u meer gemak. Factuurportal kan u een ‘plug-and-play’ cloudoplossing voor bulkverwerking van alle inkomende facturen bieden, specifiek gericht op de publieke markt (waaronder gemeentes, maar ook provincies en waterschappen).

Vijf voordelen voor gemeentes bij het automatiseren van factuurverwerking met behulp van Factuurportal

1. Gemeentes vervullen een belangrijke maatschappelijke, lokale rol. Waar mogelijk wordt gewerkt met lokale partijen en middenstand. Daarom is het belangrijk om zowel facturen van lokale bedrijven en middenstand als die van grote, meer landelijk opererende leveranciers te kunnen verwerken. Met onze state-of-the art techniek op basis van Artificial Intelligence, wordt het mogelijk gemaakt om de facturen van alle leveranciers per direct te verwerken.
2. Schaalvergroting is een belangrijke ontwikkeling. Steeds meer gemeentes gaan samenwerken of zelfs fuseren. Met onze oplossing ondersteunen we dergelijke samenwerkingsverbanden en kunnen we zowel afzonderlijke grootboekadministraties als gecombineerde administraties geautomatiseerd ‘voeden’.
3. Doordat we alle inkomende facturen op belangrijke criteria controleren, worden alleen juiste en complete facturen in behandeling genomen. Deze vragen over uw facturen hoeft u in ieder geval nooit meer te stellen: Staat er een verplichtingennummer op? Is de leverancier bekend? Is de factuur niet al eerder aangeleverd? Kloppen de tellingen? Doordat deze zaken allemaal worden gecontroleerd, draagt onze oplossing direct bij aan het waarborgen van de rechtmatigheid van betalingen. De tijd die wordt bespaard wordt op de factuurverwerking draagt bij aan het verbeteren van de doelmatigheid.
4. Met de inzet van Factuurportal voldoet de gemeente tevens aan de wettelijke eis met betrekking tot e-Facturatie. Factuurportal is Peppol Access Provider.
5. Gemeentes en provincies hebben ook uitgaande geldstromen waar geen facturen aan ten grondslag liggen. Denk bijvoorbeeld aan subsidieverstrekkingen. Met onze cloudoplossing is het mogelijk om ook de hieraan ten grondslag liggende betaalopdrachten (‘interne facturen’) geautomatiseerd in de financiële administratie op te nemen.

Koppelingen met de meest voorkomende administratieve systemen binnen gemeentes

Doordat we inmiddels een groot aantal gemeentes en provincies tot (tevreden) klant mogen rekenen, beschikken we over koppelingen met de meest voorkomende administratieve systemen binnen de gemeentelijke instellingen zoals SAP CiVision / iFinanciën (PinkRoccade), Key2Financien (Centric) en Coda/Unit4.

Met onze oplossing voor factuurverwerking is uw gemeente klaar voor de toekomst!

Wilt u meer weten over de verwerking van facturen en over onze cloudoplossing? Of heeft u interesse in een vrijblijvende demo van Factuurportal? Neem contact met ons op.

Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking? Volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich hieronder op onze nieuwsbrief.