De crediteurenadministratie is één van de financiële processen die bovengemiddeld veel aandacht, tijd en capaciteit vraagt. Facturen moeten foutloos in de administratie terecht komen, de kosten moeten op de juiste plek worden geboekt en alleen juiste en terechte facturen mogen betaald worden.

Genoeg redenen om de factuurverwerking volledig te automatiseren! Maar dat is nog niet zo simpel. De term e-facturatie suggereert dat dit eenvoudig te realiseren is, maar de praktijk is weerbarstig. Het ‘Purchase-2-Pay’ proces loopt over meerdere schijven en maakt gebruik van diverse systemen en om dit proces geheel te automatiseren, moet de hele keten in ogenschouw worden genomen.

Het ketenproces van de inkomende factuurverwerking

In de onderstaande figuur staat het proces van inkomende factuurverwerking als onderdeel van het ‘Purchase-2-Pay’ proces weergegeven.

Dit proces maakt van verschillende systemen gebruik, zoals een inkoopsysteem, een factuurverwerkingsoplossing en een financieel systeem (ofwel als verschillende modules in een ERP systeem). Of er nog handmatige activiteiten resteren, wordt door meerdere factoren bepaald:

• de functionaliteit van de verschillende systemen en modules;
• de mate van integratie tussen deze systemen en modules;
• de mate waarin gebruik wordt gemaakt van bestellingen via het inkoopsysteem (en daarmee de aanwezigheid van kenmerken als een ordernummer, verplichtingennummer of kostenplaats);
• de kenmerken van de leveranciers en hun facturen;
• de mate van discipline om je aan afspraken en procedures te houden

In onderstaande figuur hebben we weergegeven welke typische handmatige activiteiten er vaak nog resteren in de inkomende factuurverwerking. Tevens hebben we daarbij aangegeven wat per saldo het meeste tijd vergt in het proces.

Een goed ERP-systeem in combinatie met een goede factuurverwerkingsoplossing zoals Factuurportal, geeft al veel mogelijkheden om het proces echt te automatiseren. Factuurportal maakt gebruik van Artificial Intelligence algoritmes in combinatie met Machine Learning. Daarmee is het mogelijk om PDF-facturen net zo geautomatiseerd en betrouwbaar te verwerken als een e-factuur. En omdat Factuurportal tevens Acces Provider is voor Peppol, wordt ook de e-facturatie volledig ondersteund. Daarmee heb je een factuurverwerkingsoplossing die je maximale betrouwbaarheid en tijdsbesparing geeft en die tevens klaar is voor de toekomst.

RPA toepassingen als slimme toevoeging

Toch zien we in praktijk nog steeds activiteiten die deels handmatig worden uitgevoerd, zelfs als je gebruik maakt van een oplossing als Factuurportal en je de beschikking hebt over een goed inkoop- en financieel systeem (of ERP-systeem).

In die situaties zien we dat Robotic Process Automation een laagdrempelige en welkome toevoeging biedt om alsnog deze resterende taken te automatiseren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan repeterende taken zoals de matching van de bestellingen met de facturen en eventueel de goederen ontvangsten of het selecteren van de juiste kostenplaatsen en grootboekrekeningen bij de codering.

Samen met onze partner Tacstone Technology bieden we deze oplossingen aan. Hierbij maken we gebruik van het UiPath Platform, wat volgens analistenbureaus wordt gezien als dé marktleider in RPA-software. Dit platform kenmerkt zich door de laagdrempeligheid, waardoor je vaak al in een aantal weken een administratief proces kan automatiseren. Oftewel: een software robot kan bouwen die jouw financiële afdeling komt versterken.

Hoever kun je komen in de automatische factuurverwerking?

Ver! Met de juiste systemen, een goede factuurverwerkingsoplossing en slimme RPA toevoegingen, kun je het merendeel van de facturen geheel geautomatiseerd verwerken. De kunst is om niet te verzanden in allerlei complexe situaties en uitzonderingen, maar eerst de eenvoudige activiteiten op te pakken die een relatief substantiële capaciteit vragen en pas gaandeweg naar meer complexere situaties te gaan kijken (de 80-20 regel).

Tegelijkertijd zal je moeten accepteren dat er altijd nog wel uitzonderingen zijn die óf dermate complex zijn om te automatiseren óf zo weinig voorkomen, dat de kosten van het automatiseren niet opwegen tegen de inspanningen en investeringen die je moet doen om deze activiteiten ook te automatiseren (de wet van de afnemende meeropbrengsten).

Meer informatie

Wil je meer weten over automatische factuurverwerking, e-facturatie of over de mogelijkheden die RPA kan bieden? Of heb je interesse in een vrijblijvende demo van Factuurportal? Neem contact met ons op.

Wil je op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking? Volg ons dan op LinkedIn of abonneer je op onze nieuwsbrief!