Goedhart, een bouwmaterialengroothandel, franchisenemer van Intergamma en exploitant van Gamma en Karwei, maakte altijd al gebruik van de software van AXI en was bekend met Factuurportal via LinkedIn. Toen zij op zoek gingen naar dé oplossing voor het digitaal ontvangen en verwerken van facturen, zijn zij de samenwerking aangegaan met Factuurportal. En met succes! “Wij waren al een aantal jaren op zoek naar een oplossing voor het digitaal ontvangen en verwerken van facturen. Met de huidige ervaringen is het eigenlijk een gemiste kans dat wij dit niet eerder hebben gedaan”, aldus Raymond, hoofd bouwmarktadministratie bij Goedhart.
Kennismaking
Raymond, hoofd bouwmarktadministratie bij Goedhart, vertelt: “wij zijn via onze softwareleverancier AXI in contact gekomen met Factuurportal. Op LinkedIn volgden wij Factuurportal al en ik had al een en ander gelezen over dit bedrijf. Aangezien wij gebruik maken van de software van AXI hebben wij contact met hen gezocht voor een oplossing voor het digitaal ontvangen en verwerken van facturen. AXI heeft goede ervaringen met Factuurportal en daarom zijn ook wij met Factuurportal in zee gegaan”.
Snelle implementatie
Goedhart is in een vroeg stadium begonnen met het testen van zowel de software van AXI voor wat betreft het boeken en het digitaal goedkeuren van de elektronisch aangeleverde facturen, als het aanleveren van facturen door Factuurportal. Hierdoor is de implementatie erg goed en effectief verlopen. Terugkijkend geeft Raymond aan: “ondanks een succesvolle testfase moet ik bekennen dat ik de dag van live-gang toch spannend vond, aangezien ik het idee had een stukje controle over de inkoopfacturen te verliezen. In de loop van de ochtend ontvingen wij de eerste facturen die wij konden verwerken en dat ging prima. Inmiddels zijn wij bijna drie weken verder en blijkt deze ‘spanning’ nergens voor nodig”.
Effectieve samenwerking
De samenwerking met zowel AXI als Factuurportal wordt als positief ervaren. “Zowel Factuurportal als AXI zijn beiden goed bereikbaar, behulpzaam en er vindt een duidelijke en goede terugkoppeling plaats”, zegt Raymond. De medewerkers van Goedhart die op de administratie werken, maar ook alle medewerkers die facturen accorderen zijn positief over de nieuwe werkwijze, die mede mogelijk is gemaakt door Factuurportal. Vooral het werken met een vaste contactpersoon wordt als zeer prettig ervaren. Ook het wekelijkse contact via Teams om de stand van zaken te bespreken, draagt bij aan een effectieve samenwerking. Raymond gaat verder: “het is fijn om rechtstreeks met Factuurportal te kunnen communiceren, ondanks dat wij eigenlijk een overeenkomst hebben met AXI. Factuurportal is een kleine organisatie, waarbij de klant centraal staat en dit is goed te merken!”
Verwachting voor de toekomst
Tot nu toe is Raymond samen één andere medewerker van Goedhart voornamelijk bezig geweest met het verwerken van de facturen en het communiceren met de leveranciers over hun wensen voor wat betreft de aanlevering van facturen. Met het oog op de aankomende vakantieperiode is het nu ook belangrijk om de andere medewerkers van Goedhart hier meer bij te betrekken. Daarnaast verwacht hij de komende periode nog sneller facturen te kunnen verwerken. De nieuwe procedures voor wat betreft het aanleveren en verwerken van facturen worden steeds meer bekend bij de medewerkers en bij de leveranciers, waardoor steeds meer routine ontstaat in de aanlevering van facturen door de leveranciers. Dit zorgt voor minder afgekeurde facturen en steeds meer efficiëntie bij het verwerken van de facturen door de administratie.
Wil je ook weten wat Factuurportal voor jouw organisatie kan betekenen?
Factuurportal is eenvoudig op elk systeem te koppelen. En dat kan in zeer korte tijd! Wil je meer weten over de uitbesteding van werkprocessen of de verwerking van facturen met onze cloudoplossing in het bijzonder? Of heb je interesse in een vrijblijvende demo van Factuurportal? Neem contact met ons op.
Wil je op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking? Volg ons dan op LinkedIn of abonneer je hieronder op onze nieuwsbrief.
