Elektronische Factuur Formaten

Papieren facturen zijn achterhaald en steeds meer organisaties ervaren het gemak van elektronisch factureren. Elektronische factuurverwerking kan in veel verschillende vormen, iedere vorm heeft zijn eigen eisen aan een factuur. In dit artikel leest u over de verschillende factuur formaten en voor welke vorm van elektronisch factuurverwerking deze formaten geschikt zijn.

Elektronische factuur formaten:

  • PDF
  • Word
  • Excel
  • TXT
  • UBL 2.0 en UBL 2.1 
  • UBL-OHNL
  • SI-UBL
  • XML
  • HR-XML

Factuurformaten voor scannen en herkennen

Voor een scan- en herkenoplossing is het van belang dat het document duidelijk leesbare informatie heeft. UBL en XML facturen zijn opgebouwd in ‘programmeertaal’ en bestaan daarom niet uit gegevens die gemakkelijk gescand en uitgelezen kunnen worden.

Scan- en herkenoplossingen werken met de volgende formaten:

  • Papier
  • PDF
  • Word
  • Excel
  • TXT

Factuurformaten voor PDF-conversie

Factuurportal is een oplossing die inkomende PDF-facturen omzet in het gewenste XML/UBL-formaat voor het inkoop- of ERP-systeem van een organisatie. Omdat Factuurportal gebruik maakt van ‘parsing’, het uitlezen van factuurgegevens op regelniveau, hebben wij een sterke voorkeur voor het ontvangen en verwerken van readable PDF facturen. Deze formaten hebben namelijk een datalaag, het zijn geen afbeeldingen. We hebben het tevens mogelijk gemaakt om eveneens gescande PDF facturen te verwerken. Door gebruik te maken van artificiële intelligentie wordt de betrouwbaarheid van de conversie alsnog naar een hoog niveau gebracht.

Factuurportal werkt met de volgende formaten:

  • Readable PDF
  • Gescande PDF
  • XML
  • UBL
  • SI-UBL

Factuurformaten voor directe koppeling

Een directe koppeling tussen het inkoopsysteem van een organisatie en het facturatiepakket van uw leverancier is ook mogelijk. Deze koppeling zorgt ervoor dat facturen direct in het inkoopsysteem van een organisatie komen, zonder handmatige tussenkomst. De facturen zullen altijd 100% correct verwerkt worden omdat de koppeling specifiek is afgesteld op de eisen van beide systemen.

Directe koppelingen maken gebruik van:

  • UBL
  • XML

Uiteindelijk is het voor een organisatie van belang om de eigen situatie in kaart te brengen. Bestaat de factuurstroom voornamelijk uit PDF? Dan is een PDF-conversie oplossing zoals Factuurportal geschikt. Ontvangt een organisatie alle facturen in papieren vorm? Dan is een scan- en herkenoplossing een goede oplossing.