Een XML-factuur is opgesteld in de zogeheten Extensible Markup Language; een standaard van formele opmaaktalen waarmee gestructureerde gegevens weergegeven kunnen worden in de vorm van platte tekst (letters, cijfers, leestekens en spaties). Deze factuursoort is alleen geschikt voor directe uitwisseling van facturen, dus rechtstreeks vanuit het facturatiepakket naar het inkoopsysteem.
XML-facturen en leesbaarheid
Voor het blote oog is een XML-factuur geen logisch leesbaar formaat. Het gaat er echter om dat – net zoals bij UBL – de verzendende en ontvangende systemen precies weten waar de benodigde informatie op de factuur staat. Hierdoor wordt 100% correcte en automatische verwerking van facturen mogelijk gemaakt.
Doel van een XML-factuur
Het doel van een XML-factuur is om een zo volledig mogelijke factuur automatisch van boekhoudsysteem naar boekhoudsysteem te sturen. Aan de hand van de ingevulde velden, de codetaal, wordt de factuur automatisch in het boekhoudsysteem van de ontvangende klant ingevuld. Dit zorgt ervoor dat er geen fouten gemaakt kunnen worden tijdens het scannen of overtypen van de factuur.
Subsets van XML-facturen
XML heeft ook subsets. De voornaamste is de HR-XML, dat voluit staat voor Human Resources Extensible Markup Language. Dit formaat wordt gebruikt door de grote partijen in de uitzendbranche, die tijd en kosten besparen door gemakkelijk een groot aantal facturen te versturen.
Een alternatieve oplossing voor XML-facturen
Ben je op dit moment niet in staat om XML-facturen op te stellen? Factuurportal biedt een alternatieve oplossing. De versturende partij kan een PDF-factuur insturen, waarna Factuurportal een XML-factuur aflevert bij de ontvangende partij (de klant). Aan de hand van onze AI-parser (Artificial Intelligence-parser) wordt de factuur automatisch uitgelezen en later geconverteerd naar een XML-factuur. Deze wordt vervolgens automatisch in het boekhoudsysteem van de klant geüpload.
Meer informatie
Wil je meer weten over de verwerking van facturen en over onze cloudoplossing? Of heb je interesse in een vrijblijvende demo van Factuurportal? Neem contact met ons op.
Wil je op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking? Volg ons dan op LinkedIn of abonneer je hieronder op onze nieuwsbrief.
