);

Universal Business Language: hoe universeel is het eigenlijk?

Al jaren wordt er gesproken over eFacturatie als een soort heilige graal. Tot nu toe wordt die belofte nog maar mondjesmaat ingelost. En dat terwijl systemen steeds eenvoudiger aan elkaar gekoppeld kunnen worden en de communicatie tussen systemen steeds eenvoudiger wordt.

Het sleutelwoord is standaardisatie. Niet alleen qua techniek (dus computertalen, protocollen etc.), maar ook qua inhoud en structuur. Dat is wat UBL (Universal Business Language) in combinatie met specifieke afspraken over de inhoud en structuur van facturen beoogt te doen. In Europa kennen we de Europese Norm (EN)16931, specifiek in Nederland wordt er voor de uitwisseling van UBL-facturen ook NLCIUS gebruikt. Om het verzenden en ontvangen van UBL-facturen te vergemakkelijken is er de SimplerInvoicing community opgericht, waar participanten gezamenlijk werken aan verbetering van eFacturatie.

En toch merken veel bedrijven dat het nog steeds niet altijd makkelijk is om XML/UBL facturen te verzenden of te ontvangen en te verwerken. We zien in de praktijk een aantal oorzaken die hieraan ten grondslag liggen:

  • Het is nog niet zo eenvoudig om tot internationaal dekkende standaarden qua inhoud en structuur te komen, omdat (fiscale) wet- en regelgeving tussen landen verschilt. Denk bijvoorbeeld aan een typisch Nederlands fenomeen van het werken met G-rekeningen. Dit wordt niet afgedekt in internationale SI-UBL- standaarden. Dat maakt dat er vaak varianten op standaarden worden gecreëerd die door lang niet alle aanbieders van administratieve- of facturatiesystemen worden ondersteund.
  • Veel organisaties gebruiken niet altijd de meeste recente versie van administratieve systemen of werken met ‘legacy’ systemen. Deze systemen zijn vaak niet in staat om XML/UBL-facturen te genereren.
  • De gebruikers van de administratieve systemen hebben met name een financieel administratieve achtergrond en zijn minder thuis in de UBL standaarden en ontberen kennis van XML/UBL-bestanden. Hierdoor is het lastig om eventuele aanpassingen aan de UBL-facturen zelf te doen, waardoor deze alsnog aan de standaarden zouden kunnen voldoen.

Door deze problemen, merken we dat veel organisaties nog niet in staat zijn om valide UBL facturen te verzenden. En dus merken de ontvangers van XML/UBL-facturen dat deze alsnog niet succesvol geïmporteerd kunnen worden in de financieel administratieve systemen, omdat de factuur niet valide is conform de te hanteren standaard en omdat de mapping van velden niet goed gaat.

Onze verwachting is dat dit in de toekomst echt wel gaat verbeteren. Maar niet zo snel. Het vervangen van systemen vergt nou eenmaal een aanzienlijke doorlooptijd en bij veel bedrijven ligt de focus niet op standaardisatie van UBL-facturen.

Factuurportal biedt hiervoor een oplossing. Naast onze dienstverlening op het gebied van geautomatiseerde inkomende factuurverwerking, kunnen wij u ook ondersteunen bij het converteren en valideren van XML/UBL verkoopfacturen naar elke gewenste standaard. Zonder aanpassingen aan uw eigen systeem. Heeft u vragen over eFacturatie of over gehanteerde UBL standaarden, neemt u gerust contact met ons op. https://factuur-portal.nl/

Veel gemeentes hebben nog weinig profijt van e-facturatie

Sinds 18 april 2019 zijn overheidsorganisaties verplicht e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Veel gemeenten en provincies hebben echter nog maar weinig profijt van deze automatiseringsslag!

De verwerking van e-facturen is toekomstgericht en efficiënt. Een e-factuur is een digitaal bestand dat vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch verwerkt kan worden in het andere systeem. Het zijn met name XML-of UBL-bestanden. De geautomatiseerde verwerking van e-facturen scheelt veel tijd en kosten en vergroot de juistheid in de verwerking. Een mooie stap voorwaarts dus.

Het vervelende is echter dat de meeste leveranciers nog steeds PDF facturen in plaats van échte e-facturen versturen. De verwachting was dat dit in hoog tempo zou veranderen ten faveure van e-facturen, maar dit blijkt in praktijk nog niet zo’n vaart te lopen.

Voldoen aan de verplichtingen van e-facturatie

Een belronde langs een behoorlijk aantal gemeente liet zien dat veel gemeentes een e-facturatie oplossing hebben geïmplementeerd die inderdaad XML/UBL facturen kan ontvangen en verwerken, meestal ook is aangesloten op Simplerinvoicing/Peppol, maar dat deze oplossing niet in staat is om PDF facturen te ontvangen en verwerken. Daarmee voldoen deze gemeentes netjes aan de wet, maar plukken ze vooralsnog weinig de vruchten van e-facturering. Zoals gezegd, het gros van de leveranciers levert haar facturen nog steeds niet via UBL aan, maar over het algemeen in PDF per mail of zelfs een enkeling nog op papier per post.

Hierdoor zijn deze gemeentes nog veel onnodige tijd kwijt aan de langere verwerkingstijden van PDF facturen. Tijd die ze beter aan andere zaken kunnen besteden!

En dat terwijl er e-facturatie oplossingen beschikbaar zijn die zowel PDF- als UBL-facturen kunnen verwerken én beschikken over een aansluiting op Peppol. Deze oplossingen ondersteunen dus zowel de huidige factuurverwerking als de toekomstige factuurverwerking. Hiermee wordt de hele transitie van PDF facturen naar in de toekomst UBL facturen naadloos mogelijk gemaakt én voldoe je als organisatie ook aan de relevante wetgeving.

Efficiënt e-factureren

Factuurportal is een e-facturatie-oplossing die zowel PDF als UBL facturen direct kan verwerken en die access provider voor Simplerinvoicing/Peppol is. Daarmee voldoe je aan de wetgeving met betrekking tot e-facturatie en realiseer je nu al een aanzienlijke tijdswinst. Het beste van 2 werelden dus! Het is ook mogelijk om Factuurportal aan te sluiten op een reeds geïmplementeerde e-facturatieoplossing om met name de PDF-facturen alsnog geautomatiseerd te kunnen verwerken.

Wilt u meer weten, neemt u dan gerust contact met ons op.