Op woensdag 6 juli organiseerde Factuurportal weer een webinar voor relaties en andere geïnteresseerden, deze keer over het onderwerp elektronische facturatie (ook wel e-facturatie). Ook dit webinar werd zeer positief ontvangen. In deze blog blikken we terug en geven we een kleine samenvatting over de besproken onderwerpen.

Rob Klaver, directeur van Factuurportal en expert op het gebied van geautomatiseerde factuurverwerking geeft aan: “We krijgen al jaren veel vragen over e-facturatie. Dit zijn meestal vragen van organisaties die door hun klant worden verplicht een e-factuur via een beveiligd netwerk aan te leveren. Vervolgens lopen ze helemaal vast door alle technieken, begrippen, standaarden etc. die er zijn en schakelen ze onze hulp in”.  

Lara van Andel, Manager Operations bij Factuurportal vult aan: “maar ook voor de bulkverzending van e-facturen en de verwerking van inkomende e-facturen bieden we vaak een helpende hand. In praktijk blijken er best nog wel de nodige hobbels te zijn waar bedrijven onze hulp bij kunnen gebruiken”. 

Wat is e-facturatie?

E-facturatie is nog wat anders dan geautomatiseerde factuurverwerking. In geval van échte e-facturatie, wordt er gebruik gemaakt van strakke (internationale) standaarden voor factuurformats.  Deze facturen kunnen vervolgens via beveiligde netwerken van het verzendend systeem naar het ontvangend systeem worden uitgewisseld en automatisch worden geïmporteerd in je boekhoudsysteem. PDF-facturen die via de mail verzonden worden zijn dus geen e-facturen. Er zijn wel degelijk oplossingen om ook PDF-facturen geheel geautomatiseerd te kunnen verwerken, vandaar ook de term geautomatiseerde factuurverwerking.

Tijdens het webinar zijn we in gegaan op de voordelen van e-facturatie t.o.v. minder gestandaardiseerde en meer handmatige factuurverwerking. Al jaren is e-facturatie dé belofte die ervoor gaat zorgen dat inkomende facturen eenvoudig en foutloos in de administratie komen. Geen lastige data-entry, alleen valide facturen die binnenkomen. Dat klinkt goed!

In de praktijk valt dit helaas tegen. Het percentage e-facturen stijgt weliswaar, maar is ten opzichte van PDF-facturen nog steeds erg laag. De belangrijkste issues en uitdagingen die je tegenkomt als je over wilt gaan op e-facturatie zijn besproken.

Vormen van e-facturatie

We hebben tijdens het webinar onder andere de voor- en nadelen van de verschillende vormen van e-facturatie nader toegelicht en besproken welke mogelijkheden maar ook randvoorwaarden er voor gelden. Je kunt verschillende vormen van e-facturatie onderkennen:

• XML-facturen per e-mail van leverancier naar klant
• EDI-koppelingen tussen leveranciers en klant
• E-facturen via Portals op specifieke beveiligde netwerken
• E-facturen via Peppol netwerk

Peppol

Met name e-facturatie via het Peppol netwerk zien wij als een belangrijke oplossing. Peppol is van origine een initiatief van de EU voor de uitwisseling van e-facturen, met name om papier en inkt te besparen. Gaandeweg is Peppol zich meer en meer aan het ontwikkelen als dé wereldwijde standaard op het gebied van e-facturatie. Steeds meer landen in de belangrijke handelsblokken van de wereld treden toe tot het Peppol netwerk of zijn dit aan het overwegen. Wij denken dat e-facturatie daarmee een enorme boost zal gaan krijgen.

Ook de werking van het Peppol netwerk is nader toegelicht tijdens het webinar vorige week. We hebben uitgelegd hoe je toegang kunt krijgen tot het Peppol netwerk én we hebben de strategieën die je kunt (moet?) volgen om de adoptiegraad van e-facturatie te laten stijgen uiteengezet. Verreweg de handigste manier om toegang te krijgen tot Peppol en gebruik te maken van de voordelen van e-facturatie, is via een zogenaamde Peppol Access Provider ook wel Service Provider genoemd.

Factuurportal is zo’n Service Provider en kan je alle gewenste ondersteuning m.b.t. e-facturatie bieden. Sowieso bieden we state-of-the-art oplossingen voor geautomatiseerde factuurverwerking dus ben je bij ons aan het goede adres!

Meer informatie

Wil je meer weten over e-facturatie, Peppol of over onze geautomatiseerde factuurverwerking in het algemeen? Of heb je interesse in een vrijblijvende demo van Factuurportal? Neem contact met ons op.

Wil je op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking? Volg ons dan op LinkedIn of abonneer je op onze nieuwsbrief!