Benutten gemeentes inmiddels het potentieel van e-facturatie?

Sinds 18 april 2019 zijn overheidsorganisaties verplicht e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Veel gemeenten en provincies hebben echter op dat moment oplossingen geïmplementeerd die hen maar beperkte voordelen opleverden. Benutten gemeentes het potentieel van e-facturatie inmiddels wel?

Sinds 18 april 2019 zijn overheidsorganisaties verplicht e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Veel gemeenten en provincies hebben echter op dat moment oplossingen geïmplementeerd die hen maar beperkte voordelen opleverden. Benutten gemeentes het potentieel van e-facturatie inmiddels wel?

De verwerking van e-facturen is toekomstgericht en efficiënt. Een e-factuur is een digitaal bestand dat vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch verwerkt kan worden in het andere systeem. Het zijn met name XML-of UBL-bestanden. De geautomatiseerde verwerking van e-facturen scheelt veel tijd en kosten, en vergroot de juistheid in de verwerking. Een mooie stap voorwaarts dus.

Het vervelende is dat veel leveranciers nog steeds niet in staat zijn om e-facturen te sturen. Ze versturen pdf-facturen via de mail in plaats van échte e-facturen. De verwachting was dat dit in hoog tempo zou veranderen ten gunste van e-facturatie, maar dit blijkt in de praktijk nog niet zo’n vaart te lopen.

Voldoen aan de verplichtingen van e-facturatie

Een belronde in september 2019 langs een behoorlijk aantal gemeenten liet zien dat veel gemeentes een e-facturatieoplossing hebben geïmplementeerd die hen inderdaad in staat stelt om XML- en UBL-facturen te ontvangen en verwerken. Meestal is de oplossing ook is aangesloten op Peppol, maar kunnen ze geen pdf-facturen ontvangen en verwerken. Daarmee voldeden deze gemeentes netjes aan de wet, maar plukten ze vooralsnog niet de vruchten van e-facturatie.

We zijn nu twee jaar verder. De vraag is natuurlijk: is de situatie rondom geautomatiseerde factuurverwerking inmiddels verbeterd?

Uit ervaring weten we dat het gros van de leveranciers haar facturen nog steeds niet via UBL aanlevert, maar over het algemeen in PDF per mail. We merken zelfs dat een enkeling nog facturen op papier per post aanlevert. Als je dus niet beschikt over een goede geïntegreerde oplossing die zowel e-facturen als pdf-facturen kan verwerken, ben je nog steeds veel onnodige tijd kwijt aan de langere verwerkingstijden van pdf-facturen. Tijd die je beter aan andere zaken kunt besteden!

We merken in onze contacten met gemeentes dat nog lang niet elke gemeente over een passende e-facturatie oplossing beschikt die automatisch zowel pdf- als UBL-facturen kan verwerken én die een aansluiting met Peppol heeft. Een gemiste kans! En niet nodig.

Efficiënt e-factureren

Factuurportal is een e-facturatieoplossing die zowel pdf- als UBL-facturen direct geautomatiseerd kan verwerken en die access provider voor Peppol is. Daarmee voldoe je als gemeente aan de wetgeving met betrekking tot e-facturatie en realiseer je nu al een aanzienlijke tijdwinst. Het beste van twee werelden dus!

Factuurportal is flexibel en eenvoudig aan te sluiten op je financiële systeem. Het is zelfs mogelijk om Factuurportal aan te sluiten op of naast een reeds geïmplementeerde e-facturatieoplossing, om pdf-facturen alsnog geautomatiseerd te kunnen verwerken.

Meer informatie

Wil je meer weten over de verwerking van facturen en over onze cloudoplossing? Of heb je interesse in een vrijblijvende demo van Factuurportal? Neem contact met ons op.

Wil je op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking? Volg ons dan op LinkedIn of abonneer je hieronder op onze nieuwsbrief.

Op de hoogte blijven van vakgerelateerde informatie?

Schrijf je in voor de nieuwsbrief