Gemeentes voldoen aan richtlijnen e-facturatie maar laten voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking deels onbenut

In 2018 is de wetgeving voor alle Nederlandse aanbestede diensten (overheidsinstanties zoals gemeentes en provincies) aangepast. Sinds april 2019 zijn deze instanties verplicht om e-facturen van hun leveranciers te kunnen ontvangen en verwerken. Alle Nederlandse gemeentes voldoen aan deze wet, maar veel van hen hebben onder tijdsdruk gekozen voor beperkte e-facturatie oplossingen. Daarmee voldoen ze wel aan de regels, maar wordt het grootste deel van hun inkomende facturen nog steeds op een omslachtige manier verwerkt.


E-facturatie is de toekomst

E-Facturatie biedt veel voordelen en is een mooi toekomstperspectief. Echter, op dit moment komt nog maar een klein deel van de facturen als e-factuur binnen. Veel leveranciers kunnen nog helemaal geen e-facturen aanleveren omdat hun systemen daar nog niet op zijn ingericht. Daardoor moeten er nog veel facturen per post en per mail in PDF verstuurd worden. Dat zorgt voor veel extra werk, waaronder bijvoorbeeld het handmatig inscannen van papieren facturen. De voordelen die e-facturatie zou moeten opleveren blijven op deze manier onbenut. Het kan écht veel efficiënter en minder fout- en fraudegevoelig!

PDF-facturen ook automatisch verwerken

Uit gesprekken met onze klanten blijkt dat nog steeds 85% van de facturen via de mail in PDF-formaat wordt ontvangen. Slechts 10-15% wordt als e-factuur (bijvoorbeeld via Peppol) aangeleverd. En een klein deel komt zelfs nog binnen via de post. Langzaamaan zien we dat een aantal grote bedrijven de opstap maakt naar volledig geautomatiseerde e-facturatie, zoals bijvoorbeeld KPN. Echter is het voor kleine bedrijven, zoals bijvoorbeeld de bakker om de hoek, niet mogelijk om een speciaal systeem aan te schaffen zodat het bedrijf UBL-facturen kan versturen. Voor PDF-facturen geldt dat niet, deze kunnen zij uiteraard wel versturen.

Tegenwoordig zijn er geïntegreerde oplossingen beschikbaar die zowel e-facturen als PDF-facturen op een betrouwbare, efficiënte en foutloze manier kunnen verwerken. Deze systemen behandelen PDF-facturen op dezelfde manier als e-facturen, met dezelfde controles en validaties. Daarmee wordt de hele transitie van de oude wereld (van papier en PDF) naar e-facturatie ondersteund en hoeft u zich daar als gemeente niet meer druk over te maken. En u benut daarmee vanaf dag 1 de voordelen van e-facturatie en volledig geautomatiseerde factuurverwerking!

Geïntegreerde oplossing voor zowel e-facturen als PDF-facturen

Factuurportal is zo’n geïntegreerde oplossing die zowel PDF- als e-facturen volledig geautomatiseerd, betrouwbaar en zonder fouten kan verwerken. Factuurportal is Peppol Access Provider. Wij kunnen de hele transitie naar e-facturatie voor u mogelijk maken, zonder dat de leveranciers die nog niet in staat zijn om e-facturen aan te leveren daar direct last van hebben. Een win-win!

Wilt u meer weten over de verwerking van facturen en over onze cloudoplossing? Of heeft u interesse in een vrijblijvende demo van Factuurportal? Neem contact met ons op.

Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking? Volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich hieronder op onze nieuwsbrief.

Op de hoogte blijven van vakgerelateerde informatie?

Schrijf je in voor de nieuwsbrief