De uitdaging binnen de administratie is om de repeterende werkzaamheden uit handen van de medewerkers te nemen, zodat ze tijd hebben voor activiteiten met meer toegevoegde waarde (analyses en rapportages, specifieke projecten, advisering). Maar hoe doe je dat? Franklin van Lieshout, een goede relatie en oud-opdrachtgever van Factuurportal neemt ons mee in zijn ervaringen met het realiseren van wat hij noemt ‘no-hands accounting’.

Uitdagingen in de administratie

Het voeren van de financiële administratie is een belangrijke, maar ook arbeidsintensieve klus. Het is namelijk belangrijk om te zorgen dat je altijd bij bent met je werk om een betrouwbaar beeld van de werkelijkheid te laten zijn (alle kosten en omzet in beeld). Ook zijn er pieken in het werkaanbod rondom begrotingen, periodeafsluitingen en rapportages. Daarnaast geven de werkzaamheden een duaal beeld m.b.t. de werkzaamheden. Het werkt vergt namelijk enerzijds gedegen en diepgaande financiële administratieve kennis, maar tegelijkertijd is een deel repeterend en routinematig werk.

Dat geldt ook voor de crediteurenadministratie. Het verwerken van de inkomende facturen vraagt veel capaciteit. Enerzijds omdat de binnenkomende facturen gecontroleerd dienen te worden of deze ‘technisch’ juist zijn (is de leverancier bekend, kloppen de tellingen, staat de BTW juist gespecificeerd etc.) en anderzijds omdat deze facturen op een correcte manier in de administratie terecht moeten komen. En dan praat je niet alleen over data-entry, maar ook over het juist coderen (het toevoegen van de kostenplaatsen en kostensoorten).

“Met name het coderen vraagt kennis van de organisatie, dit is daarom lastiger te automatiseren”, zegt Franklin. “Je moet precies weten welke projecten er spelen en interpreteren welke kosten op welke afdeling betrekking hebben of over diverse afdelingen verdeeld moeten worden”.

Het administreren is geen doel op zich. De kunst is om de informatie op de factuur zodanig te vertalen naar de administratieve organisatie, zodat je waardevolle managementinformatie uit de administratie kunt krijgen. “Het gaat niet alleen om het ‘Purchase to Pay’ proces (P2P), maar ook om ‘Record to Report’ (R2R): zorgen dat de juiste brongegevens beschikbaar zijn. Het lastige daarbij is dat de leverancier niet altijd weet welke informatie exact van belang is. En daarnaast dien je deze informatie vanaf de factuur in je administratie te krijgen”.

Een belangrijke oplossingsrichting is meer werken met orders. Dan heb je zelf in de hand welke codering je in de (inkoop)administratie vastlegt. Zeker voor bestellingen die niet standaard/steeds identiek zijn of over meerdere kostenplaatsen verdeeld dienen te worden, is dit een adequate oplossing. Maar dat vraagt medewerking, kennis en vooral samenwerking en afstemming van de inkoopafdeling en van budgethouders. Een echt geautomatiseerd proces vraagt afstemming en samenwerking over de hele procesketen.

Ervaringen met systemen

In het streven naar ‘no-hands accounting’ spelen de IT systemen uiteraard een grote rol. Franklin geeft aan: “Er is behoefte aan systemen die alle noodzakelijke functionaliteiten ook echt ondersteunen. In de ideale wereld heb je één systeem die alle functies kan verrichten”.

Kijkend naar het P2P proces, dan is een goede inkoopfunctionaliteit cruciaal. Maar ook een goede factuurverwerkingsoplossing die geautomatiseerde controles kan uitvoeren en de voor codering benodigde data kan uitlezen en verwerken. Zowel voor PDF als voor e-facturen. En last but not least, een goede financieel systeem met goede reporting mogelijkheden. Zoals gezegd, in de ideale wereld zitten deze functies in één ERP systeem. Echter, veel organisaties geven de voorkeur aan expertsystemen (“best-of-breed”) met diepgaandere functionaliteiten. Als de interfacing (via standaarden) goed is geregeld, heb je per saldo meestal een betere oplossing waarmee je meer activiteiten daadwerkelijk kunt automatiseren.

Het streven naar ‘no-hands accounting’

Franklin vertelt: “Nog veel te vaak worden eenvoudige handelingen door medewerkers verricht die - in mijn ogen - ook door computers gedaan kunnen worden. De dure tijd van medewerkers moet m.i. besteed worden aan de echt belangrijke werkzaamheden. Bij mijn vorige werkgever (GGZ Oost-Brabant) was het doel: de standaard processen zoveel mogelijk automatiseren. We hebben dat projectmatig/thematisch aangepakt: binnen het financiële functie principe van ‘no hands accounting’. De kosten en opbrengsten moeten zonder menselijke tussenkomst snel en foutloos in de administratie verwerkt worden”.

Op basis van een zorgvuldige analyse van de grootste handmatige tijdvreters zijn ze aan de slag gegaan. Het P2P proces kwam daarbij al snel naar boven. Ze zijn op zoek gegaan naar de oorzaken van de handmatigheid en hebben met elkaar oplossingen bedacht. Met betrokkenheid over de hele keten, dus vanuit Inkoop, vanuit ICT en vanuit de administratie. Franklin vertelt verder: “We hebben gewerkt van ‘groot naar klein’ volume en van eenvoudige naar complexe oplossingen, om te zorgen dat we met minimale inspanningen al een behoorlijk resultaat konden behalen. In ons streven naar ‘no-hands accounting’ hebben we voor de automatisering van de factuurverwerking gekozen voor Factuurportal. Samen met hen hebben we grote verbeteringen weten door te voeren. We hebben onze mensen minder op de standaardtaken hoeven in te zetten en we hebben allerlei taken waar we onvoldoende aan toe kwamen goed weten op te pakken. Een positief eindresultaat dus!”

Tips waar je je voordeel mee kunt doen!

We hebben Franklin gevraagd naar een aantal tips op basis van zijn ervaringen. De tips volgens hem:

• Het is belangrijk om alle ketenpartijen tijdig en goed te betrekken:
  - Je moet over de hele procesketen kijken wil je echte voordelen boeken;
  - Je moet tot een gezamenlijke visie en aanpak zien te komen en dat vraagt best even tijd. Veel partijen met verschillende belangen, verschillende prioriteiten en planningen;
  - Samenwerking met Inkoop en leveranciers is cruciaal om daadwerkelijk stappen voorwaarts te kunnen zetten. Je hebt specifieke informatie van je leveranciers nodig, dat gaat meestal niet vanzelf. Betrek hierbij de afdeling inkoop, die hebben meer grip op leveranciers;
• Ook verandermanagement binnen de eigen afdeling moet niet onderschat worden:
  - Mensen verliezen standaard werk waar ze vaak al lang op actief zijn. Maar daar komen leuke dingen voor terug (andere projecten, meer toegevoegde waarde);
  - Dat vraagt als leidinggevende iets. Blijf zorgen dat mensen perspectief blijven zien, duidelijke en eerlijke communicatie is daarbij essentieel;
• Zorg voor korte lijntjes met je IT-afdeling:
  - Om benodigde IT-veranderingen snel te kunnen effectueren;
  - Om de interfaces te finetunen en zo effectief mogelijk laten functioneren;
• Alles begint met een goede inventarisatie (welke factuurstromen zijn er, hoeveel volume, werk van groot naar klein).

Een state-of-the-art oplossing is van belang!

Voor Franklin was het een mooi moment om geautomatiseerde controles op de binnenkomende facturen in te voeren. Hierdoor worden er geen foute facturen meegenomen in het proces. Elke factuur wordt gevalideerd op basisgegevens van de leveranciers zoals IBAN, KvK nummer en e-mailadres. Dit voorkomt spookfacturen en onterechte betalingen. Dit is zeker van belang met het oog op toenemende cybercrime.

“De oplossing van Factuurportal gaf ons de mogelijkheid om de gewenste controles te automatiseren én om alle type facturen met hoge betrouwbaarheid uit te lezen, ook op regelniveau. Ook de benodigde coderingen als ordernummers en kostenplaatsen worden meegeven, dat scheelt in de invoer en codering”, legt Franklink uit.

“We hebben met Factuurportal toch gekozen voor een ‘best-of-breed’ oplossing voor de geautomatiseerde factuurverwerking. Maar omdat ze eenvoudig bleken te koppelen op onze systemen was dit geen enkel probleem!”, voegt hij hier nog aan toe.

Meer informatie

Wil je meer weten over de verwerking van facturen en over de cloudoplossing van Factuurportal?  Of heb je interesse in een vrijblijvende demo van Factuurportal? Neem contact met ons op.

Wil je op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking? Volg ons dan op LinkedIn of abonneer je hieronder op onze nieuwsbrief.