Een bekend gezegde is “alleen ga je sneller, samen kom je verder”. Vaak is dat ook zo, maar met een effectieve samenwerking kun je samen óók snel gaan. GGz Breburg is hier een voorbeeld van. Zij zijn bezig met het verder automatiseren van processen. En samen met Factuurportal en AXI heeft GGz Breburg in zeer korte tijd de inkomende factuurverwerking verbeterd!

Snelle implementatie

Door omstandigheden was GGz Breburg gedwongen om in zeer korte tijd de inkomende factuurverwerking te verbeteren. Met de implementatie van Factuurportal wilde GGz Breburg een geautomatiseerde oplossing implementeren voor alle type inkomende facturen. Maar met een jaarafsluiting voor de deur en een kerstperiode op komst, was er ook maar een heel korte tijd beschikbaar zonder uitloopmogelijkheid. Per 1 december moest het nieuwe proces met Factuurportal operationeel zijn. Gelukkig is Factuurportal erg flexibel en kon in korte tijd alles geïmplementeerd worden.

Effectieve samenwerking is de sleutel

Automatiseren is en blijft mensenwerk. Ondanks dat er veel druk stond op de implementatie, is het gelukt om conform de strakke planning live te gaan. Cruciaal hierin is de effectieve en plezierige samenwerking geweest met de betrokken partijen, GGz Breburg, AXI en Factuurportal.

Succesfactoren hierin waren:

• Constructieve houding en prettige samenwerking tussen alle partijen
• De wil en ambitie om het te laten slagen
• Snel schakelen
• Gezamenlijk projectteam met duidelijke rolverdeling

Terugkijkend geeft Chantal vanuit GGz Breburg aan: “de samenwerking met Factuurportal is als fijn ervaren. We konden snel schakelen, het was heel duidelijk wat er nodig was en we hadden een wekelijks overleg zodat iedereen constant op de hoogte was van de stand van zaken. Als er vragen waren konden we altijd contact opnemen met Lara (Manager Operations van Factuurportal). Zij gaf ons hele goede tips over hoe bijvoorbeeld andere organisaties met uitdagingen omgingen. De flexibiliteit binnen Factuurportal was heel prettig voor ons!”.

Lara van Factuurportal voegt hier aan toe: “hier ben ik het helemaal mee eens. Samenwerking moet altijd van twee kanten komen en de samenwerking met GGz Breburg was vanaf de eerste minuut goed! En dan geeft het natuurlijk veel voldoening dat we de implementatie samen zo snel gerealiseerd hebben. Dat lukt alleen als je maximale medewerking krijgt vanuit de klant en vanuit de systeemleverancier”.

Belangrijke onderdelen van de implementatie

“Het was voor GGz Breburg belangrijk om snel zicht te krijgen op de veranderingen in het proces, zoals wat blijft bij GGz Breburg en wat pakt Factuurportal op? Ook de communicatie naar leveranciers was belangrijk en verliep heel soepel. GGz Breburg heeft dit zelf opgepakt op basis van input en voorbeeldbrieven/mails vanuit Factuurportal. Factuurportal leverde een conceptbrief aan, die we zelf hebben aangepast conform onze factuurvoorwaarden. Ook hadden we een auto-reply aangezet waarin onze factuurvoorwaarden stonden omschreven. Op deze manier konden we onze leveranciers goed en op korte termijn bereiken. Dit is een perfect voorbeeld van de fijne samenwerking tussen GGz Breburg en Factuurportal”, vertelt Chantal.

Naast de communicatie richting leveranciers moesten alle medewerkers en de rest van de organisatie geïnformeerd worden over de wijzigingen binnen het nieuwe inkoopfactuurverwerkingsproces. Chantal zegt: “daar hebben we gelukkig ook voldoende tijd voor kunnen nemen. Verder heeft Factuurportal samen met AXI de techniek ingeregeld. Daar hebben we vanuit GGz Breburg alleen input hoeven aan te leveren, maar de realisatie werd door onze partners gedaan”. 

Een paar concrete voorbeelden van de implementatie:

• De wensen en eisen moesten worden vastgesteld, maar dit was snel in kaart gebracht;
• Er moest een koppeling worden gelegd, maar ook dit verliep soepel omdat de techniek tussen Factuurportal en AXI al een bewezen en bekende technologie is;
• Crediteurgegevens moesten worden uitgewisseld  
• Testfase; deze was kort maar kracht en precies genoeg om te testen wat wel en niet goed doorkwam
• Beslissing go/no-go

En toen echt live!

Vanwege het verleggen van de factuurroute van de oude naar de nieuwe oplossing (Factuurportal), heeft GGz Breburg een paar dagen geen facturen kunnen verwerken. Na de go live hebben GGz Breburg en Factuurportal er samen voor gezorgd dat de werkvoorraad van deze dagen snel werd weggewerkt. En uiteraard stonden deze dagen in het teken van wennen aan het nieuwe proces. “Maar Factuurportal was goed bereikbaar en met Lara hadden we nog wekelijks contact zodat we onze bevindingen van beide kanten konden doornemen en afspraken konden maken”, voegt Chantal toe.

Lara vertelt: “na een paar weken was iedereen gewend aan het nieuwe proces. Nu hebben we om de drie weken nog een overleg en dat wordt over en weer als prettig ervaren. Het is fijn om op deze manier contact te blijven houden zodat je op die manier altijd even door kan nemen hoe het gaat en wat er speelt”.

Wil je ook weten wat Factuurportal voor jouw organisatie kan betekenen?

Factuurportal is eenvoudig op elk systeem te koppelen. En dat kan in zeer korte tijd! Wil je meer weten over de uitbesteding van werkprocessen of de verwerking van facturen met onze cloudoplossing in het bijzonder? Of heb je interesse in een vrijblijvende demo van Factuurportal? Neem contact met ons op.

Wil je op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking? Volg ons dan op LinkedIn of abonneer je hieronder op onze nieuwsbrief.