De maandafsluiting. Elke maand is het weer een race tegen de klok om deze op tijd af te ronden. Rapportages moeten op de afgesproken tijd verstuurd worden, budgethouders en leidinggevenden zitten op de cijfers te wachten. Vaak een frustrerend proces op de administratie! Herkent u de volgende drie frustraties?
1. Maandelijkse facturatie zorgt voor piekdrukte
Leveranciers factureren vaak per maand. En dan zo snel mogelijk op of na maandeinde. Hierdoor ontstaat er aan het einde van de maand een grote piek in het te verwerken aantal facturen, waar de bezetting van de crediteurenadministratie niet op ingericht is. Drukte en overwerk is het gevolg. Vervolgens lijken alle facturen verwerkt, totdat er op het laatste moment alsnog een factuur binnenkomt met een dermate groot bedrag dat die wel nog verwerkt moet worden in de maandcijfers. Uit ervaring zien wij dat het factuurvolume halverwege de laatste en eerste week van de maand gemiddeld met zo’n 50% stijgt!
2. Handmatig invoeren: een fout is snel gemaakt
De facturen dienen snel én juist in de boekhouding te worden verwerkt. Vaak gebeurt dit nog handmatig of met ouderwetse scan-/herkenoplossingen. Niet het leukste werk op de financiële afdeling, maar iets wat onder grote tijdsdruk én foutloos moet gebeuren. Het risico hierbij is dat de gegevens niet juist worden overgenomen, een typefout is immers snel gemaakt. En dat geldt ook voor de data-invoer met behulp van OCR- of scan-/herkenoplossingen. Een 8 die wordt uitgelezen als een B in het factuurnummer, een 4 als een A in het IBAN. Nulletjes en ootjes, eentjes en elletjes. Al met al is het arbeidsintensief én foutgevoelig.
3. Managementrapportages zijn het kind van de rekening
Het maken van rapportages kost veel tijd, gemiddeld zo’n 3 tot 5 dagen. De te gebruiken cijfers moeten gecontroleerd worden, analyses moeten worden verricht. En vervolgens dienen de rapportages van commentaar te worden voorzien. Doordat dit proces pas kan starten als alle facturen over de voorgaande maand verwerkt zijn én de rapportages op voorgeschreven momenten gedistribueerd moeten worden, zit dit proces altijd in een tijdsklem.
Elke tegenvaller in het bijwerken van de administratie gaat direct ten koste van de tijd die beschikbaar is voor het vervaardigen van een kwalitatief goede rapportage. Hierdoor is er veel te weinig tijd beschikbaar en resteert slechts een platte weergave van de cijfers, niet voorzien van enige analyse of commentaar. Hierdoor neemt de toegevoegde waarde van de rapportage behoorlijk af!
Bovenstaande punten zorgen voor aardig wat frustraties rond de maandafsluiting. En dit komt rond de kwartaal- en jaarafsluiting nog eens een keer in het kwadraat terug.
Voorkomen van frustraties rondom de maandafsluiting
Met Factuurportal kunt u een groot deel van deze frustraties ondervangen. Wij zorgen ervoor dat de piekbelasting op de administratie voor een groot deel wordt teruggedrongen. Ook zorgen we ervoor dat facturen al gecontroleerd zijn en automatisch in de administratie worden opgenomen. Dat scheelt veel tijd en werkdruk. Hierdoor ontstaat de ruimte die nodig is voor het maken en verstrekken van kwalitatief goede analyses en rapportages. De werkdruk op de administratie neemt af, terwijl de toegevoegde waarde fors toeneemt. Een echte win-win!
Factuurportal helpt u hier graag bij. Neem een kijkje op deze pagina en lees hoe wij u hierin kunnen ondersteunen zodat uw factuur altijd juist in uw boekhouding terechtkomt!
Meer informatie
Wilt u meer weten over de verwerking van facturen en over onze cloudoplossing? Of heeft u interesse in een vrijblijvende demo van Factuurportal? Neem contact met ons op.
Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking? Volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich hieronder op onze nieuwsbrief.
