Ook ICT-dienstverlening is mensenwerk!
Wat leuk dat u benieuwd bent naar mijn ervaring! Ik deel graag hoe wij ervoor zorgen dat de processen op het gebied van factuurverwerking worden geoptimaliseerd. En hoe we de afgelopen tijd weer een aantal nieuwe klanten hebben aangesloten op Factuurportal. De uitdaging: alles online in plaats van op locatie.
Ik ben Lara van Andel, Manager Supportdesk bij Factuurportal. Inmiddels doe ik dit werk al ruim 2,5 jaar, ik ben sinds de start van het bedrijf aan boord bij Factuurportal. Als Manager Supportdesk ben ik verantwoordelijk voor de overall dienstverlening. Ik houd me vooral bezig met het aansturen van ons Supportteam en zorg ervoor dat we altijd voldoen aan de SLA’s die we met onze klanten hebben. Naast de dagelijkse operatie, besteed ik een behoorlijk deel van mijn tijd aan het optimaliseren van de factuurverwerkingsprocessen, in samenwerking met de crediteurenadministraties van onze klanten. Uiteraard is het aansluiten van nieuwe klanten ook een van mijn taken. Graag vertel ik wat meer over deze twee laatste punten.
Op voorhand leek het thuiswerken en alles online inregelen mij wel een erg grote uitdaging! Maar nu blijkt dat we misschien nog wel efficiënter en effectiever dan voorheen. Zoals bovenstaande ‘newsflash’ al laat zien, geldt dit niet alleen voor Factuurportal maar zijn velen het met mij eens.
Klantoptimalisaties
Service hebben we binnen Factuurportal hoog in het vaandel staan. Ik vind het erg leuk om samen met mijn klanten de ketenprocessen te verbeteren. Vandaar dat ik met al onze klanten regelmatig een afspraak heb, om te zien of er mogelijke verbeteringen te realiseren zijn in het end-to-end proces van de factuurverwerking. Oplossingen waarmee de administratie bij mijn klant verder wordt ontzorgd of ontlast en die ook het proces voor ons kunnen vergemakkelijken. Een win-win dus!
Een voorbeeld van een interessante optimalisatie die ik met een klant aan het implementeren ben, is het verwerken van zogenaamde ‘interne facturen’ en declaraties. In de gesprekken met de crediteurenadministratie kwam naar voren dat het invoeren van deze interne betaalspecificaties veel tijd vergden. En dat het best wel om een serieus volume ging.
Samen met deze klant zijn we op zoek gegaan naar mogelijkheden om deze boekingsstukken alsnog geautomatiseerd in de financiële administratie beschikbaar te krijgen en om daarmee het betaalproces te vergemakkelijken. Inmiddels hebben we hier samen een mooie oplossing voor bedacht en bevinden we ons nu aan het einde van de testfase. Binnenkort kunnen we live.
Van dit soort gezamenlijke verbeteringen word ik blij, dat geeft veel voldoening. Daarmee onderscheiden we ons ook behoorlijk van de andere aanbieders. We denken graag met u mee!
Implementaties bij nieuwe klanten
Optimalisaties bij bestaande klanten is één ding. Je kent elkaar al en het online contact verloopt gemakkelijk. Maar zonder elkaar te zien, is samen een heel nieuw proces inrichten even wat anders en klinkt bijna te mooi om waar te zijn. Echter waren we dit al redelijk gewend aangezien we als bedrijf een cloudoplossing aanbieden. Maar nu verlopen zelfs ook de afstemmingen, voortgangsvergaderingen, demo’s en presentaties online. Uiteraard hebben we veel gebruik gemaakt van Microsoft Teams (en alle andere online vergadertools) om kennis met elkaar te maken en bijvoorbeeld een demo te verzorgen van Factuurportal.
We merken dat we daarmee, ook in deze corona-pandemie, nog steeds eenvoudig en snel nieuwe klanten kunnen aansluiten en de nieuwe werkwijze kunnen implementeren. Functioneel gaat dit prima! Maar mijn voorkeur blijft er toch naar uitgaan om presentaties en demo’s op locatie te doen, omdat ik veel waarde hecht aan het contact met mijn klanten. Daar krijg ik energie van. Op deze manier verloopt de communicatie toch altijd prettiger en heb ik het gevoel dat ik makkelijker op eventuele vragen of onduidelijkheden in kan spelen.
Gelukkig gaan de vaccinaties inmiddels heel snel en lijken we toch weer voorzichtig terug te gaan naar normaal. Dat betekent ook dat ik binnenkort weer live contacten met mijn klanten kan aanhalen, eindelijk!
Meer informatie
Wilt u meer weten over de verwerking van facturen en over onze cloudoplossing? Of heeft u interesse in een vrijblijvende demo van Factuurportal? Neem contact met ons op.
Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking? Volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich hieronder op onze nieuwsbrief.
