Checklist voor een succesvolle start met automatische factuurverwerking

Je hebt gemerkt dat de manier waarop jouw organisatie nu facturen verwerkt veel tijd kost en simpelweg niet efficiënt genoeg is. Waarschijnlijk ben je al tegen een aantal problemen aangelopen. Misschien worden er (te) vaak fouten gemaakt binnen de crediteurenadministratie of vind je de betaaltermijnen te lang. Je hebt besloten dat je wil gaan starten met automatische factuurverwerking. Je vraagt je nu alleen nog af: hoe pak ik dat aan?


Automatische factuurverwerking: de checklist

Om je hierbij op weg te helpen hebben we speciaal voor jou onderstaande checklist samengesteld. Of je nu nog werkt met papieren facturen en helemaal aan het begin van de ontwikkelingen staat, of al enigszins op weg bent naar volledig automatische factuurverwerking, in beide gevallen is de lijst bruikbaar.

Wil je de overstap naar automatische factuurverwerking goed aanpakken en geen onnodige fouten maken? Gebruik dan onderstaande checklist en houd in ieder geval rekening met de aandachtspunten die hierin staan beschreven.

1. Maak helder welke problemen je wil oplossen 

Om de juiste keuze te kunnen maken voor een passende manier van automatisering, is het belangrijk om te weten welke voordelen prioriteit hebben in jouw organisatie. Schrijf ze vooraf op, zodat je ze bij het vergelijken van systemen direct kunt controleren en afvinken van je lijstje. Zo voorkom je dat je achteraf voor verrassingen komt te staan.

Welk voordeel uit onderstaande lijst is het belangrijkst voor jouw organisatie? Is dat…

  • Tijdsbesparing?
  • Kortere doorlooptijden?
  • Snellere betaaltermijnen?
  • Minder fouten bij data-entry?
  • Betere controles en minder correcties?

2. Krijg inzicht in de oorzaak van het probleem

De verwerking van facturen is een ketenproces, ook wel purchase-to-pay genoemd. Hiermee wordt het hele proces van de bestelaanvraag en inkoop tot aan het betalen van de factuur bedoeld.

Waar in de keten loopt het binnen jouw organisatie weleens mis? Wat is het grootste probleem in de factuurverwerking waar je tegenaan loopt? En weet je ook waar de oorzaak van het probleem zit? Zorg ervoor dat je dit weet. Is het de data-entry van de factuurgegevens of zit het meer in de ingangscontroles? Of klopt de matching van de facturen met de bestellingen vaak niet?

Er zijn veel verschillende oplossingen beschikbaar met elk hun eigen voor- en nadelen. Belangrijk dus dat je op zoek gaat naar de juiste oplossing die jouw specifieke problemen oplost en past bij jouw doelstellingen.

3. Weet welke data je nodig hebt voor jouw systemen 

Het purchase-to-pay proces start met het beschikbaar maken van de data zodat de facturen automatisch verwerkt kunnen worden. Weet jij precies welke data je nodig hebt? En waar deze informatie vandaan moet komen? Komt de data vanuit de factuur of vanuit het inkoopsysteem?

Zeker als het gaat om matching van uitgebreide facturen met meerdere factuurregels, is het belangrijk om te weten of je dit met codes (zoals ordernummers of verplichtingennummers) kunt oplossen, of dat je de individuele aantallen en prijzen moet kunnen vergelijken.

4. Zorg ervoor dat je facturen betrouwbaar worden uitgelezen

Welk type facturen ontvangt jouw organisatie op dit moment? Bij het automatiseren van je factuurverwerking is het van belang dat alle typen facturen verwerkt kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan PDF- en XML-facturen; daar zullen veel leveranciers nog een hele tijd mee werken. Maar wil je een toekomstbestendige keuze maken? Denk dan zeker ook aan e-facturen.

Controleer of je huidige oplossing de inkomende facturen betrouwbaar kan uitlezen. In hoeverre zijn je leveranciers bijvoorbeeld al in staat om e-facturen aan te leveren?

Er bestaan de nodige partijen die de factuurherkenning van PDF-facturen outsourcen naar lagelonenlanden. Dat brengt operationele risico’s met zich mee; houd bijvoorbeeld rekening met langere doorlooptijden, lastige communicatie door verschillen in tijdzones en taalbarrières die tot kwaliteitsverlies bij de omzetting leiden.

Kies liever voor een oplossing die zowel e-facturen als XML- en PDF-facturen op een betrouwbare manier en geautomatiseerd kan verwerken, op dezelfde manier als een e-factuur.

5. Maak een plan voor het verkleinen van drempels voor je leveranciers 

Een belangrijk onderdeel van het traject naar automatische factuurverwerking is een goede ‘onboarding’. Zorg ervoor dat leveranciers weten hoe ze facturen het beste kunnen aanleveren, bied ondersteuning om (waar mogelijk) over te stappen naar e-facturatie of zoek samen naar een alternatieve, geautomatiseerde oplossing.

Leveranciers vinden het nogal vervelend als ze – in hun ogen onterechte – extra kosten moeten maken voor de facturering van de door hen geleverde goederen of diensten. En je hebt hoe dan ook hun medewerking nodig. Zorg voor zo min mogelijk drempels, zodat ze makkelijk mee kunnen in jullie nieuwe manier van werken.

Verstuurt de oplossing bijvoorbeeld automatische herinneringen naar leveranciers? Dan is dat al een pre. Vraag voordat je met een partij in zee gaat altijd eerst wat er voor je leveranciers gaat veranderen.

6. Zorg ervoor dat systemen eenvoudig te koppelen zijn

Om ervoor te zorgen dat de informatiebeveiliging goed geregeld is, is het belangrijk om te controleren of de data-uitwisseling gestandaardiseerd wordt uitgevoerd. Gaat dit automatisch en is het niet foutgevoelig?

7. Maak de veranderingen in je factuurverwerkingsproces duidelijk 

Je factureringsproces gaat veranderen als je kiest voor automatische factuurverwerking. Denk alleen al aan de strengere eisen die aan de input worden gesteld. Zijn deze veranderingen inzichtelijk en helder? Je wil leveranciers tenslotte op tijd laten weten dat jullie overgaan op digitale factuurverwerking en wat de gevolgen daarvan zijn.

Ook moeten je medewerkers tijdig geïnformeerd en betrokken worden; jij kunt wel denken dat ze in plaats van saaie, herhalende taken meer aandacht kunnen gaan besteden aan analyses en rapportages, maar onderschat niet wat dit voor hen betekent. Budgethouders moeten weten dat facturen al aan de poort gecontroleerd en teruggestuurd kunnen worden. Geef dit op tijd aan! Aandacht op dit vlak is essentieel voor een soepele implementatie.

Een plug-and-play cloudoplossing

Bovenstaande zeven aandachtspunten laten zien dat er nogal wat zaken zijn waar je op moet letten als je gaat overstappen naar geautomatiseerde factuurverwerking. Maar we kunnen je vertellen: het is zeker de moeite waard!

Bij Factuurportal weet je zeker dat het op alle vlakken goed zit. Met onze plug-and-play cloudoplossing voor automatische factuurverwerking zorgen we ervoor dat jouw facturen veilig, snel en betrouwbaar worden verwerkt. Zelf hoef je er niet meer naar om te kijken.

Meer informatie

Wil je meer weten over de verwerking van facturen en over onze cloudoplossing? Of heb je interesse in een vrijblijvende demo van Factuurportal? Neem contact met ons op.

Wil je op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking? Volg ons dan op LinkedIn of abonneer je hieronder op onze nieuwsbrief.

Relevante blogs

Op de hoogte blijven van vakgerelateerde informatie?

Schrijf je in voor de nieuwsbrief

WhatsApp met Rob
voor persoonlijk contact