Vijf tips voor een efficiënte maand- en jaarafsluiting
Elke keer is het weer een race tegen de klok om deze op tijd af te ronden: de jaarafsluiting. Leveranciers sturen massaal hun facturen om de omzet nog mee te laten tellen over het afgelopen jaar. Alle relevante kosten die betrekking hebben op het afgelopen jaar moeten op tijd geboekt worden. Rapportages dienen verstuurd en gecontroleerd te worden, en op het laatste moment komen er facturen binnen die toch nog mee moeten in de betalingsronde. De jaarcijfers dienen opgemaakt te worden, de accountant wil de boekhouding controleren, budgethouders en leidinggevenden wachten op cijfers. Het is een periode van maximale druk voor de administraties.
We beschreven meer herkenbare frustraties in het artikel ‘De drie grootste frustraties tijdens de maandafsluiting’. Hieronder geven we een aantal tips om deze frustraties te voorkomen en de afsluiting zo efficiënt en soepel mogelijk door te komen.
1. Gebruik een checklist
Aangezien de jaarafsluiting een proces is waar veel medewerkers vanuit verschillende disciplines bij betrokken zijn, is het belangrijk om het proces goed te organiseren en te structureren. Creëer inzicht en overzicht in de uit te voeren werkzaamheden. Vaak wordt hiervoor gebruikgemaakt van een checklist. Deze kun je zowel vooraf als tijdens de periodeafsluiting gebruiken om de taakverdeling en voortgang te bespreken, om zo de betrouwbaarheid van de afsluiting te verhogen.
Bespreek voor de afsluiting de voorlopige acties en cijfers van die periode. Plan na de afsluiting een overleg waarin je de uitkomsten en feedback van de medewerkers bespreekt. Op deze manier leren medewerkers van elkaar en verloopt elke afsluiting steeds efficiënter.
Maak daarnaast een medewerker eindverantwoordelijk voor het gehele proces. Zo creëer je een goede monitoring en controle over het gehele proces.
2. Informeren en rappelleren
Voor een snelle afsluiting is het belangrijk dat je zo snel mogelijk inzicht krijgt in je kosten. Daarvoor ben je onder andere afhankelijk van je leveranciers, maar ook van je ‘goedkeurders’ en budgethouders.
Leveranciers moeten hun facturen zo dicht mogelijk op of na het jaareinde insturen. Maar ook de factuurgoedkeuring door budgethouders moet zo snel mogelijk gebeuren. Informeer je leveranciers en budgethouders op tijd over wat je van hen verwacht en welke deadlines je hanteert. Rappelleer nog een keer vóór de deadline nadert. Herinner mensen niet pas aan een deadline als deze al gepasseerd is. Dat scheelt je veel gedoe en irritatie.
3. Creëer een ‘afsluitingscultuur’
Zoals een sporter of een sportteam tot grote prestaties komt, zo is het ook van belang dat de, in het afsluitingsproces betrokken medewerkers, zich gemotiveerd en verantwoordelijk voelen voor het resultaat. Stel duidelijke deadlines en zorg ervoor dat de afsluiting een hoge prioriteit heeft. Daag medewerkers uit en help waar nodig. En vier het succes samen!
4. Aansturing van het proces
Zorg dat het proces ongestoord kan doorgaan. Informeer de andere afdelingen dat ze de betrokkenen niet kunnen storen gedurende deze periode. Zorg voor een goede helikopterview over het gehele proces en meet de voortgang ook tussentijds. Zo kunnen eventuele problemen snel getackeld worden.
De jaarafsluiting is in feite een project, waar je actief projectmanagement op moet toepassen. Of meer agile/scrum met daily stands ups en dergelijke. Kies de vorm die bij je past of die jullie als organisatie gewend zijn. Als je het maar doet!
5. Doe het in één keer goed
De doorlooptijd is beperkt, dus zorg ervoor dat je geen tijd verliest aan onnodige zaken. Werk van groot naar klein en van standaard naar uitzondering. Werk eerst de standaard bulk weg, zodat je een overzichtelijk aantal uitzonderingen of nadere analyses te verrichten hebt.
En o zo belangrijk: laat snelheid niet ten koste gaan van zorgvuldigheid. Correcties doorvoeren is tijdrovend en het is frustrerend om zaken waar je kostbare tijd aan hebt gespendeerd weer terug te moeten draaien of opnieuw te moeten doen!
Zorg er dus ook voor dat er geen onjuiste of incomplete facturen in je administratie terecht kunnen komen. Goede controles aan de voorkant zijn cruciaal! Door er aan de voorkant voor te zorgen dat er alleen juiste facturen meegenomen worden, heb je meer tijd voor bijvoorbeeld het opstellen van de rapportage.
Toegevoegde waarde van Factuurportal in het afsluitingsproces
Factuurportal verwerkt de inkomende facturen volledig geautomatiseerd. Dat biedt een aantal voordelen waar je ook bij de periode-afsluitingen de vruchten van plukt:
- Doordat we alle inkomende facturen snel controleren, converteren en inlezen in jouw administratieve systemen, is je administratie altijd up-to-date. Er liggen geen stapels facturen te wachten die nog verwerkt moeten worden.
- Ook de aanleverpiek van facturen aan het eind van het jaar verwerken we snel voor je. Je wint dus in de doorlooptijd.
- We zorgen ervoor dat er geen onjuiste facturen in jouw systeem terecht komen. Denk hierbij aan dubbele facturen, onjuiste of geen ordernummers, verkeerde optelling van bedragen, ga zo maar door. Dat scheelt veel correcties en maakt dat je zeker weet dat je alleen correcte facturen in je administratie hebt zitten.
Met onze oplossing is je administratie aan de kostenkant up-to-date en bevat deze geen fouten. Dat scheelt veel tijd in het afsluitingsproces!
Meer informatie
Wil je meer informatie over de verwerking van facturen en onze cloudoplossing? Of heb je interesse in een vrijblijvende demo van Factuurportal? Neem contact met ons op.
Wil je op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking? Volg ons dan op LinkedIn of abonneer je hieronder op onze nieuwsbrief.
