Ooit liep je voorop met de automatisering van de factuurverwerking. Je maakt al geruime tijd gebruik van bijvoorbeeld een scan/herkenoplossing en destijds was dit moderne technologie. Maar zoals dat met ICT gaat, technologie staat niet stil en ontwikkelt zich steeds verder! Inmiddels zijn de oplossingen van destijds toch echt achterhaald door nieuwe technologie. Er zijn steeds meer oplossingen die meer functionaliteit bieden en die gebruikersvriendelijker zijn.

Veel factuurverwerkingsoplossingen inmiddels verouderd

Veel oplossingen voor ‘geautomatiseerde’ factuurverwerking zijn al geruime tijd in gebruik. De functionaliteit en gebruikersvriendelijkheid zijn vaak beperkt. Bijvoorbeeld bij de wat traditionelere scan/herkenoplossingen wordt door crediteurenadministraties regelmatig gemopperd over:

• De omslachtigheid om facturen uit te kunnen lezen. Denk daarbij aan:
  - het handmatig factuurbestanden uit mails moeten halen en naar de scanfolders slepen;
  - handmatig templates moeten instellen om aan te geven waar de uit te lezen data-elementen staan (per leverancier…);
  - scan-uitval handmatig moeten verwerken omdat karakters niet juist herkend zijn;
• De nauwkeurigheid van de OCR herkenning is beperkt. Betrouwbaarheidspercentages zijn laag, waardoor er nog veel handmatige correcties gedaan moeten worden;
• Er zijn geen of beperkte mogelijkheden om inkomende facturen geautomatiseerd te controleren op volledigheid en of deze van een valide leverancier afkomstig zijn.
  

Per saldo dus nog veel gedoe, waar je eigenlijk vanaf wil.

State-of-the-art oplossingen zijn beschikbaar

Tegenwoordig zijn er oplossingen die veel meer gemak en functionaliteit bieden. Er zijn totaaloplossingen beschikbaar voor de volledig geautomatiseerde controle en uitlezing van alle typen facturen. De écht goede oplossingen voor geautomatiseerde factuurverwerking maken gebruik van Artificial Intelligence voor de controle, herkenning en interpretatie van de factuurdata. Hierdoor kunnen data veel nauwkeuriger worden uitgelezen. En met behulp van Machine Learning wordt de verwerking gaandeweg zelfs steeds betrouwbaarder. Belangrijk is tevens dat je altijd kiest voor een oplossing die in staat is om alle typen factuurbestanden (PDF-, XML- en UBL-facturen) probleemloos en volledig geautomatiseerd te verwerken. Daarmee wordt de hele omslag van PDF en e-facturatie volledig ondersteund. Op die manier komen de data én de originele facturen ‘vanzelf’ in je administratie beschikbaar. Nu en in de toekomst!

Wat is het moment dat je overstapt naar een betere oplossing?

Veelal worden factuurverwerkingsoplossingen in combinatie met financiële- of ERP systemen aangeboden. Vervanging komt dan pas aan de orde als ook het ERP systeem vervangen wordt. Dat is jammer en vooral ook onnodig. Het is nou eenmaal best ingrijpend om je financieel- of ERP systeem te vervangen. Dat doe je niet zo snel! Je blijft daardoor vaak onnodig lang met verouderde programmatuur voor de factuurverwerking werken. Dat kost per saldo veel extra tijd en capaciteit. En is voor de medewerkers vaak een bron van irritatie.

Het is daarom verstandiger om, los van de vervanging van het administratief systeem, over te stappen op een state-of-the-art factuurverwerkingssysteem. Een expertsysteem dat de beste techniek en oplossing biedt om facturen te controleren, te valideren en in je boekhouding te importeren. Factuurherkenning is technisch complexer dan je denkt, zeker als je praat over herkenning van facturen op regelniveau. ERP systemen zijn daar toch minder in gespecialiseerd, waardoor ze niet altijd alle huidige mogelijkheden aanbieden. Zeker als je een oplossing kiest die flexibel te koppelen is op elk administratief systeem, dan merk je per direct de voordelen en maak je je qua factuurverwerking onafhankelijk van de ERP-leverancier. Hierdoor heb je altijd het maximale voordeel op de geautomatiseerde factuurverwerking. De businesscase hiervoor is al snel positief. Veel eerder dan je misschien denkt!

Factuurportal als expertsysteem

Factuurportal is zo’n ‘best-of-breed’ oplossing voor de geautomatiseerde factuurverwerking, dat gebruik maakt van Artificial Intelligence en Machine Learning. Er zijn uitgebreide mogelijkheden voor controles aan de voorkant en er wordt gebruik gemaakt van nauwkeurige en betrouwbare verwerking van zowel PDF als e-facturen, ook met regelherkenning. Een innovatieve cloudoplossing waardoor je geen applicatie hoeft te beheren en waardoor je altijd meelift met systeemupdates. Je gebruikt hierdoor altijd de nieuwste versie en blijft gebruik maken van doorontwikkelde technieken. Factuurportal is makkelijk te koppelen op elk systeem en in korte tijd te implementeren!

Meer informatie 

Ben je benieuwd wat ons expertsysteem voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag dan vrijblijvend de demo van Factuurportal aan.

Wil je op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking? Volg ons dan op LinkedIn of abonneer je hieronder op onze nieuwsbrief.