‘Klik op de volgende link om uw pakket te volgen’. ‘Hoi pap, ik zit een beetje krap het einde van de maand, kan je wat geld naar me overmaken?’. Grote kans dat u eenzelfde soort bericht wel eens heeft ontvangen. Phishing en fraude vormt een steeds groter risico, dat geldt ook voor inkomende facturen.

Factuurfraude is een reëel risico

Steeds vaker ontvangt men phishing e-mails, WhatsApp- of sms-berichten en telefoontjes. De berichten worden steeds professioneler waardoor er jaarlijks steeds meer slachtoffers zijn van phishing en fraude. Ook factuurfraude komt steeds vaker voor.

Typen factuurfraude

Er zijn twee verschillende typen factuurfraude:

1. Vervalste factuur
   Bij facturen die vervalst zijn, wordt het IBAN-nummer van de leverancier aangepast naar het IBAN-nummer van de fraudeur.
2. Spookfactuur
   Een spookfactuur is een factuur waar geen prestatie tegenover staat. De fraudeur hoopt met de spookfactuur geld te ontvangen, door onoplettendheid van de ontvanger. 

Geautomatiseerde controles via Factuurportal

Om vervalste facturen en spookfacturen tegen te gaan, heeft Factuurportal een goed geautomatiseerde controle aan de voorkant van het proces. Is het mailadres waaruit de factuur wordt gestuurd bekend? Ja? Dan wordt de factuur in Factuurportal geplaatst, waarna de wettelijke- en klantspecifieke eisen die op de factuur dienen te staan gecontroleerd worden via het systeem (zo ook het IBAN, BTW- en KvK-nummer) welke gelinkt is aan die van onze klant. Wanneer dit overeen komt, wordt de factuur doorgezet. Is er sprake van gegevens die afwijken, dan valt de factuur uit. In overleg met de crediteurenadministratie wordt er vervolgens actie ondernomen.

Wordt het mailadres van de leverancier niet herkend? Dan zal onze Supportdesk een melding krijgen dat er een factuur van een onbekende afzender is binnengekomen. De factuur zal daarna zowel handmatig als automatisch dezelfde acties ondergaan als hierboven is beschreven. Geen kans op valse facturen of spookfacturen in uw boekhouding dus!

Hoe herkent u een vervalste factuur of spookfactuur?

Zelf kunt u uiteraard ook controleren of er geen sprake is van vervalsing. Hieronder een aantal tips om factuurfraude te herkennen:

1. Controleer de afzender van de factuur. Is dit een bekend mailadres? Controleer of u onlangs iets hebt besteld bij deze afzender. Neem bij twijfel altijd telefonisch contact op met de afzender van uw pakket.
2. Controleer het factuur- of ordernummer dat vermeld staat op de factuur. In uw administratie zou u een inkooporder of orderbevestiging terug moeten kunnen vinden van deze factuur.
3. Controleer het IBAN-nummer dat vermeld staat op de factuur en check of deze voorkomt in uw administratie. Let vooral op bij buitenlandse rekeningnummers. Fraudeurs maken hier vaak gebruik van.
4. Kijk goed naar de kleine lettertjes, daar is factuurfraude vaak aan te herkennen. Voorbeeld: ‘Indien u akkoord gaat met deze offerte…’ of ‘Dit is een aanbieding, geen factuur’.
5. Bent u toch slachtoffer geworden van factuurfraude? Doe dan aangifte bij de politie.

Meer informatie

Wilt u meer weten over de verwerking van facturen en over onze cloudoplossing? Of heeft u interesse in een vrijblijvende demo van Factuurportal? Neem contact met ons op.

Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking? Volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich hieronder op onze nieuwsbrief.