Herken je dit? Je hebt de afgelopen jaren geïnvesteerd in systemen om processen te automatiseren. En tóch hou je best veel handmatige werkzaamheden over. Hoe kan dat toch?

Het bovenstaande geldt zeker ook voor de crediteurenadministratie. Met name de factuurverwerking is één van de financiële processen die bovengemiddeld veel aandacht, tijd en capaciteit vraagt. Zelfs als je beschikt over een goed ERP-systeem (of separate inkoop- en financiële systemen), dan blijken in praktijk nog steeds veel handmatige werkzaamheden over te blijven. Kan dat niet anders? Jazeker! Met de combinatie van Factuurportal en Robotic Process Automation (RPA) ben je in staat om de crediteurenadministratie grotendeels écht te automatiseren.

Factuurportal én Robotics: de snelste weg naar succesvolle automatisering van de inkomende factuurverwerking!

Robotic Process Automation (RPA) is ‘hot’! Steeds meer organisaties ontdekken de voordelen van RPA. Waar automatiseringsprojecten in het verleden vaak faalden en niet de gewenste resultaten leverden, is RPA een uitermate laagdrempelige oplossing.

Robotics is een vorm van automatisering waarbij de robot (computer) de reeds bestaande functionaliteiten en programma’s gebruikt en aanstuurt, eigenlijk precies zoals een medewerker dit ook zou doen. Maar daar aan toevoegt dat je gegevensoverdracht, controles tussen data uit verschillende systemen e.d. óók kunt automatiseren. De oplossing is met name geschikt voor gestandaardiseerde en repeterende werkzaamheden. En doordat er inmiddels zeer professionele standaard RPA oplossingen beschikbaar zijn, heb je in een paar weken tijd een proces geautomatiseerd.

In combinatie met een state-of-the-art oplossing voor factuurverwerking heb je de totaaloplossing in handen. We volgen de procesflow van de factuurverwerking en schetsen de meest optimale oplossingen!

Factuurportal versus scan/herken-oplossingen

Met traditionele scan/herken-oplossingen heb je altijd nog veel gedoe met factuurbestanden uit de e-mail halen, naar de scanmappen slepen, templates instellen, scan-uitval verwerken etc. Nog steeds veel gedoe.

Met Factuurportal heb je een totaaloplossing voor de volledig geautomatiseerde controle en uitlezing van alle typen facturen. PDF-, XML- en UBL-facturen worden probleemloos en volledig geautomatiseerd verwerkt. Op die manier komen de data én de originele facturen ‘vanzelf’ in je administratie beschikbaar, inclusief de factuurregels. 

Automatisering met RPA

De verdere verwerking van de facturen gebeurt in je ERP- of financieel systeem. Dat gaat op zich prima, maar er moeten altijd nog data worden toegevoegd door medewerkers. Om er bijvoorbeeld voor te zorgen dat facturen op de juiste kostenplaats en grootboekrekening geboekt worden (het coderen), om de facturen door budgethouders te laten goedkeuren en om de matching tussen bestellingen, facturen en leveringen te doen. En de clou is, dat ook deze werkzaamheden tóch ook weer grotendeels routinematig zijn! En dus geschikt om met behulp van RPA te automatiseren.

RPA en factuurverwerking in praktijk

Wij merken dat er op de (crediteuren)administraties altijd nog repeterende, handmatige werkzaamheden blijven bestaan, zelfs als er gebruik wordt gemaakt van state-of-the-art systemen. Zowel bij overdracht als controle/aansluiting van gegevens.

Voorbeelden van cases zijn onder meer:

• Sorteren van inkomende mails (bijvoorbeeld mails met facturen scheiden van adreswijzigingen, herinneringen etc.)
• Ophalen van een via een portal aangeboden facturen (vaak bij de telecom en nutsbedrijven aan de orde)
• Toevoegen van coderingsinformatie aan facturen (waar bijvoorbeeld geen inkooporder aan ten grondslag ligt)
• De daadwerkelijke vergelijking/matching van de uitgelezen factuurregels met de individuele bestelregels uit de order en eventueel met de daadwerkelijke leveringen (2-weg/3-weg matching)

Factuurportal en RPA, een gouden combinatie!

Factuurportal in combinatie met RPA biedt een alternatief dat in een paar weken is te implementeren én dat qua kosten zeer beperkt is. Daardoor is de terugverdientijd zeer kort (meestal binnen een half jaar!). En dan beschik je over een state-of-the-art-oplossing. Op deze manier ben je direct klaar voor de toekomst!

Factuurportal is een ‘best-of-breed’ oplossing voor de factuurconversie. En UIpath (de RPA oplossing die door onze implementatiepartner Tacstone wordt aangeboden) is volgens Gartner één van de beste RPA oplossingen in de markt.

Meer informatie

Wil je meer informatie over de verwerking van facturen en onze cloudoplossing? Of heb je interesse in een vrijblijvende demo van Factuurportal? Neem contact met ons op.

Wil je op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking? Volg ons dan op LinkedIn of abonneer je hieronder op onze nieuwsbrief.