Veel organisaties ontvangen facturen die bestaan uit meerdere factuurregels. De factuurdata inclusief de regels wil je dan beschikbaar hebben in de administratieve systemen voor de verdere verwerking van deze facturen in de boekhouding en voor de goedkeuring en betaling. Met E-facturen is dat geen probleem. Echter, met pdf-facturen blijkt dat nog niet zo makkelijk te zijn. Er zijn weinig oplossingen beschikbaar waarmee factuurregels nauwkeurig en betrouwbaar kunnen worden uitgelezen. En helaas worden E-facturen op dit moment nog weinig verstuurd. Het grootste deel van alle facturen die organisaties ontvangen zijn nog altijd pdf-facturen. Grote kans dat dit ook voor jouw organisatie geldt. Belangrijk dus om een goede oplossing voor geautomatiseerde factuurverwerking te kiezen die zowel E-facturen als PDF-facturen volledig geautomatiseerd kan verwerken. En die in staat is om ook factuurregels van PDF facturen goed uit te lezen.

De kwaliteit van de oplossingen die op dit moment beschikbaar zijn, varieert behoorlijk. In de meeste gevallen kunnen alleen de factuurtotalen – oftewel de headers – geautomatiseerd verwerkt worden. Wil je meer informatie van de factuur verwerken? Dan levert dit je alsnog veel handmatig werk op. Hoe bespaar je tijd en zorg je voor betrouwbare en automatische regelherkenning van je pdf-facturen? In dit artikel leggen we de uitdagingen en mogelijkheden aan je uit.

Wat zijn je wensen bij de verwerking van pdf-facturen?

We hebben al vaker betoogd dat de verwerking van inkomende facturen een arbeidsintensief proces is. Verschillende uitdagingen spelen hierbij een rol:

• Je wil foute of incomplete facturen niet in behandeling nemen (en onnodige correcties en telefoontjes voorkomen). 
• Je wil de factuurinformatie niet handmatig over hoeven te nemen in je boekhouding (dataconversie en data-entry).
• Je wil de kosten op de juiste manier boeken in je administratie (bij de juiste kostensoort en grootboekrekening; op de juiste afdeling of kostenplaats - coderen).
• Je wil alleen betalen voor datgene wat je besteld én gekregen hebt (matching).

E-facturatie als oplossing is vaak nog een brug te ver

E-facturen bieden de mogelijkheid om gedetailleerde factuurgegevens geheel geautomatiseerd in je administratie te krijgen. Niet alleen het aantal fouten neemt af doordat het invoeren van data automatisch gaat, maar het is ook mogelijk om specifieke gegevens zoals kostenplaatsen, ordernummers en de aantallen en prijzen van de verschillende artikelen in de e-factuur op te nemen.

Doordat de informatie al digitaal (in XLM- of UBL-bestanden) wordt aangeleverd, is er geen dataconversie- of data-entryprobleem. En doordat voor de codering en matching alle relevante informatie in de e-factuur wordt meegegeven, verloopt dit grotendeels automatisch.

Voor veel organisaties is e-facturatie op dit moment echter nog een brug te ver en worden er pdf-facturen aangeleverd.

Hoe worden pdf-facturen verwerkt? 

Om pdf-facturen geautomatiseerd te kunnen verwerken, zul je een oplossing moeten vinden die de optische karakters op de factuur om kan zetten in een code. Deze code kan vervolgens automatisch ingelezen worden door je systemen.

Die oplossingen bestaan, maar zoals gezegd is de kwaliteit vaak niet goed genoeg: 

• De werking is vaak omslachtig omdat je templates moet instellen.
• De betrouwbaarheid van de herkenning en uitlezing van de benodigde data is vrij laag, waardoor je nog veel uitval moet corrigeren.
• Het is bijna onmogelijk om de detailinformatie (waaronder factuurregels) uit te lezen, waardoor je alsnog zelf de coderingsinformatie moet toevoegen en het matchen handmatig moet gebeuren.

Gelukkig staat de techniek niet stil en zijn er inmiddels goede oplossingen beschikbaar, ook voor betrouwbare regelherkenning. 

Het belang van regelherkenning verschilt per organisatie

Is het voor jouw organisatie nodig om gedetailleerde factuurinformatie van pdf-facturen geautomatiseerd uit te lezen? De behoefte hieraan is verschillend en afhankelijk van de aard en complexiteit van de facturen die worden aangeleverd. En dat is weer afhankelijk van de organisatie.

Het belang van details in factuurinformatie 

Er zijn behoorlijk wat organisaties waar het herkennen en uitlezen van de detail-factuurinformatie noodzakelijk is. Wanneer inkooporders met behulp van een inkoopsysteem worden afgehandeld, is het belangrijk om de ordernummers of verplichtingennummers ook op facturen uit te lezen en geautomatiseerd in de administratieve systemen op te nemen. De coderingsinformatie en de data voor matching worden hiermee direct beschikbaar gemaakt.

In sommige sectoren is het cruciaal dat ook de factuurregels betrouwbaar kunnen worden uitgelezen en ter beschikking worden gesteld in de administratieve systemen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan handels- en retailorganisaties, waar leveranciers van handelsgoederen vaak uitgebreide leveringen doen – en dus uitgebreide facturen sturen. 

Op een factuur staan alle verschillende artikelen vermeld met daarbij de relevante aantallen, artikelcodes en prijzen. Bij de matching is het belangrijk om voor deze individuele regels te kunnen controleren of de artikelen inderdaad besteld en geleverd zijn. Alleen totaalbedragen volstaan dan dus niet. Dit geldt bijvoorbeeld ook in de techniek, waar de verschillende artikelen naar verschillende projecten en kostenplaatsen toegewezen moeten worden.

Datzelfde zien we bij zorginstellingen waar patiënten bijvoorbeeld intern verblijven, zoals GGZ-instellingen en VVT-organisaties. De kosten van de levering van bijvoorbeeld voeding en medische artikelen moeten naar de verschillende behandellocaties gewezen worden. Voor woningcorporaties is het belangrijk om kosten aan de juiste wooncomplexen toe te kunnen wijzen. 

In al deze gevallen heb je de informatie van de verschillende factuurregels nodig. Die wil je dus geautomatiseerd beschikbaar krijgen!

Pdf-facturen verwerken als e-facturen

Factuurportal biedt een oplossing voor geautomatiseerde factuurverwerking. Dankzij de toepassing van de modernste technieken zijn we in staat om jouw pdf-facturen op dezelfde manier en met dezelfde betrouwbaarheid te verwerken als e-facturen.

De toepassing van onder andere Artificial Intelligence en algoritmes maakt het mogelijk om met hoge betrouwbaarheid factuurregels te herkennen en uit te lezen. Ook ordernummers en kostenplaatsen kunnen worden herkend. Op deze manier kunnen we jouw hele factuurverwerkingsproces van ontvangst en controle tot en met de matching en betaling geautomatiseerd uitvoeren. Dat voorkomt fouten en scheelt veel tijd.

Meer informatie

Wil je meer informatie over de verwerking van facturen en onze cloudoplossing? Of heb je interesse in een vrijblijvende demo van Factuurportal? Neem contact met ons op. 

Wil je op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking? Volg ons dan op LinkedIn of abonneer je hieronder op onze nieuwsbrief.