De kosten van traditionele factuurverwerking
Zoals je (waarschijnlijk) weet is factuurverwerking een arbeidsintensief proces. Het bestaat uit veel repeterend en relatief eenvoudig werk. Tegelijkertijd moet dit wel heel nauwkeurig moet gebeuren, omdat kosten anders verkeerd verantwoord worden of facturen onterecht worden betaald.
De kosten voor ‘handmatige’ factuurverwerking bestaan voornamelijk uit:
- Arbeidsuren voor het overtypen van de factuur of voor het inscannen van facturen
- Arbeidsuren voor het inrichten van scan-templates en het verwerken van scan-uitval
- Arbeidsuren voor het controleren van factuurinformatie
- Arbeidsuren voor het corrigeren van onjuiste facturen die in behandeling zijn genomen
- Arbeidsuren voor de correspondentie met leveranciers en budgethouders bij fouten in facturen
- Kosten voor het niet halen van de betalingstermijn (aanmaningen)
Er zijn de afgelopen jaren veel onderzoeken gedaan naar de kosten voor het verwerken van één factuur. Deze onderzoeken melden verschillende kosten per factuur, uiteenlopend van €5,50 tot tientallen euro's. Zonde van het geld, zeker nu er geautomatiseerde oplossingen bestaan die de kosten voor de factuurverwerking drastisch terugdringen.
De kosten van elektronische factuurverwerking
De kosten voor elektronische factuurverwerking bestaan voornamelijk uit:
- De eenmalige implementatiekosten voor de digitale oplossing
- Het maken van de koppeling tussen de geautomatiseerde oplossing en jouw financieel systeem
- Transactie- en/of verwerkingskosten per verwerkte factuur
Als jouw organisatie overstapt op een oplossing voor elektronische factuurverwerking of e-facturatie, moet deze geïmplementeerd worden. Vervolgens moet er een werkende koppeling worden gemaakt tussen deze oplossing en je systeem. In deze fase worden de meeste kosten gemaakt.
Zodra de oplossing eenmaal staat, zijn de kosten per verwerkte factuur veel lager dan bij traditionele factuurverwerking. Er komen immers geen handmatige handelingen meer aan te pas. Daarnaast is de factuurverwerking niet meer afhankelijk van menselijke handelingen, waardoor de verwerkingstijd van een factuur sneller wordt. Zo mis je geen betalingstermijnen meer.
Wat is de kostenbesparing bij elektronische factuurverwerking?
Uit onderzoek van diverse onafhankelijke onderzoeksbureaus (waaronder Aberdeen Group, Hackett en Gartner) blijkt dat de handmatige afhandeling van een factuur gemiddeld 25 euro kost. Bij een organisatie waarin de factuurverwerking geautomatiseerd is liggen de kosten een stuk lager, namelijk €2,50 per factuur. Dit blijft natuurlijk een algemene schatting, de kosten zijn afhankelijk van de manier waarop de processen in jouw organisatie zijn ingericht.
De voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking
Naast de kwantitatieve voordelen zijn er uiteraard ook kwalitatieve voordelen. We zetten de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking nog even voor je op een rij:
De jaarlijkse besparing:
- Minder controles
- Data-entry voor facturen wordt overbodig
- Geen factuurhandling (niet meer scannen, geen templates instellen, geen uitval)
- Geen telefoontjes en mails met leveranciers over de status van facturen
- Geen correcties en foutherstel
Kwalitatieve voordelen:
- Gemak voor klant én leverancier
- Doorlooptijd van factuurverwerking neemt af
- Sneller en betrouwbaar inzicht in verplichtingen en kosten (actuele administratie)
- Vermindering van de kwetsbaarheid in het proces
Zorg dat je voor een passende e-facturatie oplossing kiest!
Ben je overtuigd van de voordelen en wil je overstappen naar een elektronische factuurverwerking? Zorg dan wel dat je voor een goede e-facturatie oplossing kiest. Let daarbij op dat het er een is die in elk geval:
- in staat is om PDF- én e-facturen te verwerken;
- goede ingangscontroles op álle inkomende facturen verricht;
- alle facturen betrouwbaar uitleest (met toepassing van artificial intelligence in plaats van traditionele OCR), ook op regelniveau;
- werkt met UBL- en XML-standaarden zodat de oplossing eenvoudig te koppelen is.
Factuurportal voldoet aan alle eisen
De oplossing van Factuurportal voldoet aan alle bovenstaande eisen. Wil je weten hoeveel jouw organisatie precies kan besparen? We bespreken je specifieke situatie graag met jou. Vraag een demo aan voor meer informatie.
Op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking? Volg ons dan op LinkedIn of abonneer je hieronder op onze nieuwsbrief.
