Klantsucces

Benieuwd naar de praktijkervaring met Factuurportal? Dan zit u hier goed. Op deze pagina vertellen een aantal van onze klanten over Factuurportal. Waarom is er gekozen voor Factuurportal? Hoe verliep de implementatiefase? Wat zijn de behaalde resultaten? Allemaal vragen waar onze klanten antwoord op geven.


Woningcorporatie Staedion

Woningcorporatie Staedion maakt sinds 2016 gebruik van Factuurportal voor de volautomatische verwerking van inkomende facturen. Staedion had als doelstelling om de grote stroom inkomende facturen sneller en vooral efficiënter te verwerken. Met Factuurportal wordt deze doelstelling gerealiseerd. 

“Factuurportal B.V. biedt met Factuurportal volledige ontzorging. Naast de automatische factuurverwerking hebben wij het als heel prettig ervaren dat Factuurportal ook de ondersteuning richting de leveranciers verzorgt. Dit levert korte lijnen op, zodat alle leveranciers gemakkelijk en vooral snel mee kunnen doen.”

Edward Roos, Manager Financiële Administratie Staedion

Gemeente Eindhoven

Gemeente Eindhoven maakt sinds 2015 gebruik van Factuurportal. Gemeente Eindhoven zet Factuurportal in om de uitstraling van professionele en betrouwbare zakenpartner na te leven. Elektronische- en volautomatische factuurverwerking sluit hier goed bij aan, facturen worden sneller verwerkt en eerder betaald. Dat terwijl de menselijke handelingen en de correspondentie met de leverancier over onvolledige facturen drastisch is teruggebracht.

“De gemeente Eindhoven werkt permanent aan de doorontwikkeling van haar bedrijfsvoeringsprocessen met als oogmerk optimale dienstverlening tegen lagere kosten. Digitale verwerking van inkomende facturen is hiervan een voorbeeld. Om deze reden heeft de gemeente Eindhoven ervoor gekozen om Factuurportal in te zetten.

De gemeente Eindhoven krijgt per jaar ongeveer 50.000 facturen binnen. Hiervan komt de helft in papieren vorm binnen, de andere helft wordt al aangeleverd in PDF-formaat. Ondanks dat dit relatief grote deel al elektronisch binnen kwam werd ook dit deel nog volledig handmatig verwerkt. Een tijdrovend en foutgevoelig proces.

Omdat wij als organisatie een professionele en betrouwbare uitstraling naleven moest er verbetering komen in het verwerkingsproces van inkomende facturen, waarbij we de volgende doelstellingen voor ogen hadden:

  • Het sneller verwerken van inkomende facturen
  • Het maken van een kwaliteitsslag
  • Het terugdringen van het aantal menselijke handelingen
  • Het verduurzamen van de verwerking van de inkomende factuurstroom.

Buiten deze doelstellingen waren wij ook op zoek naar een oplossing die zo laagdrempelig mogelijk is voor leveranciers en die een lage impact heeft op de andere afdelingen van de gemeente.

“Met deze doelstellingen en randvoorwaarden in het achterhoofd hebben wij gekozen voor Factuurportal, in onze ogen de oplossing die het beste voldoet aan de eisen van de gemeente Eindhoven. Factuurportal is de oplossing die onze inkomende PDF-facturen 100% correct verwerkt zonder tussenkomen van handmatige handelingen.”

Stef van Dielen, Sectorhoofd a.i. Facilitaire en Administratieve Ondersteuning Gemeente Eindhoven

Benieuwd naar de resultaten van Factuurportal bij gemeente Eindhoven?


Gemeente Purmerend

Gemeente Purmerend is ‘launching customer’ van Factuurportal en maakt sinds 2014 gebruik van Factuurportal. De gemeente Purmerend handelt de factuurverwerking van zowel Purmerend als Beemster af waardoor er behoefte was aan een efficiëntere manier van factuurverwerking.

“Sinds 2014 verwerken wij de facturen van zowel gemeente Purmerend als die van gemeente Beemster. Dat betekent een grotere stroom aan binnenkomende facturen.

Veel leveranciers stuurden ons hun facturen nog per post. Er kwamen jaarlijks zo’n 25.000 papieren facturen binnen. De verwerking daarvan kostte veel tijd en geld: de inkomende facturen gingen dagelijks via de interne post naar de juiste afdeling en externe locaties, werden daar bekeken door de betrokken ambtenaar, ingevoerd in het financiële systeem en voor goedkeuring beschikbaar gesteld. Dit systeem bleek inefficiënt en leidde tot het regelmatig te laat betalen van de facturen.

Samen met Nexus Verus en commercieel partner 20/20 vision Europe heeft Purmerend Factuurtotaal ingevoerd.

Naast dat de gemeente wordt gezien als een betrouwbare zakenpartner en Factuurtotaal zorgt voor een efficiënter verloop van de financiële administratie, is er nu ook afstemming in het inkoop- en betalingsproces. Met Factuurtotaal krijgt de leverancier automatisch feedback bij een onvolledig ingestuurde factuur; dit betekent een stop van incorrecte facturen bij de voordeur. De voordelen resulteren in een verlaging van de betalingstermijn van 58 naar 24 dagen.

“Het belangrijkste doel was echter een serieuze efficiency- en kwaliteitsslag te maken. Dat is gelukt.”

Harry van der Aar, Teammanager Financiële Administratie Gemeente Purmerend.