Factuurverwerking was nog nooit zo simpel!
Inmiddels ben ik een paar weken aan het werk als Business Development Manager bij Factuurportal. Ik ben terechtgekomen in een enthousiast en innovatief team en mijn collega’s staan er altijd voor open om me op weg te helpen. Rob en Lara hebben mij een spiekbriefje gegeven om de terminologie, vakjargon en afkortingen in deze branche eigen te maken. Ik deel deze graag met jullie!
Termen en afkortingen over factuurverwerking
PDF-factuur = een factuur die opgemaakt is in het door Adobe Systems ontwikkelde Portable Document Format. Dit is de meest voorkomende factuursoort, maar het vraagt om state-of-the art techniek om de factuurgegevens snel en betrouwbaar in je administratie te krijgen. PDF is een universele bestandsindeling waarmee lettertypen, afbeeldingen en lay-out van elk willekeurig brondocument behouden blijven, ongeacht het programma of het platform waarmee het document is gemaakt.
XML- factuur = een bestandstype opgesteld in de zogeheten Extensible Markup Language; een standaard van formele opmaaktalen waarmee gestructureerde gegevens weergegeven kunnen worden in de vorm van platte tekst (letters, cijfers, leestekens en spaties). Het voordeel is dat de factuurgegevens al digitaal zijn, je hoeft ze niet meer om te zetten. Het nadeel is dat niet ieder systeem dezelfde bestandsstructuur hanteert, waardoor inlezen niet altijd goed gaat.
UBL-factuur = een factuur in Universal Business Language; een gestandaardiseerde digitale ‘taal’ waarin documenten opgesteld kunnen worden. Een UBL-factuur wordt ook wel een e-factuur genoemd. Het is een digitale factuur die volgens een serie afspraken in een standaard XML-formaat is opgebouwd. Dat houdt in dat je specifieke informatie altijd op dezelfde plek op de factuur terug kunt vinden.
OCR = OCR staat voor ‘Optical Character Regognition’ een verouderde ‘scan- en herkentechniek’ om pdf-facturen om te zetten naar e-facturen. Het is helaas foutgevoelig en bewerkelijk om daarmee de data in je systeem te krijgen.
SAAS = Software as a Service. Geen applicaties lokaal installeren, maar werken vanuit de Cloud. Veel makkelijker!
Artificial Intelligence technologie = kortweg AI. Dat houdt in dat bepaalde software zelf data interpreteert (conform de ontworpen algoritmes). Dit maakt het bijvoorbeeld mogelijk om factuurgegevens met een zeer hoge betrouwbaarheid te herkennen en uit te lezen, eigenlijk zoals een mens dat doet. En in combinatie met Machine Learning leert en ontwikkelt het algoritme zich op basis van correcties en aanpassingen.
Regelherkenning = het uitlezen van gedetailleerde factuurinformatie op factuur/bestelregelniveau. Het is extra lastig om dat vanaf pdf-facturen te doen. Er zijn maar weinig oplossingen die dat betrouwbaar kunnen! Factuurportal kan dat wel.
Matching = het vergelijken van de factuur met een bestelling en eventueel met de daadwerkelijke levering. Zeker als er veel bestel- en factuurregels aan de orde zijn is het een tijdrovende activiteit.
Coderen = de kosten op de juiste manier boeken in de administratie bij de juiste kostensoort en grootboekrekening; op de juiste afdeling of kostenplaats.
RPA = Robotic Process Automation. Robotics is een vorm van automatisering waarbij de robot (de computer) de al bestaande programma’s gebruikt en aanstuurt.
Factuurfraude = is een vorm van cybercriminaliteit en hoort met onze oplossing tot het verleden. Er zijn twee verschillende typen factuurfraude:
- Vervalste factuur
Bij facturen die vervalst zijn, wordt het IBAN-nummer van de leverancier aangepast naar het IBAN-nummer van de fraudeur.
- Spookfactuur
Een spookfactuur is een factuur waar geen prestatie tegenover staat. De fraudeur hoopt met de spookfactuur geld te ontvangen, door onoplettendheid van de ontvanger.
ERP-systeem = is een afkorting die staat voor Enterprise Resource Planning. Bij ERP draait het om zakelijke processoftware waarmee de financiën, toeleveringsketen, bedrijfsprocessen, commerce, rapportage, productie en HR-activiteiten van een bedrijf worden beheerd en geïntegreerd. Een geautomatiseerde factuurverwerkingsoplossing als Factuurportal in combinatie met een ERP-systeem automatiseert het gehele factuurverwerkingsproces.
API–koppeling = API is een afkorting en staat voor Application Programming Interface. Een API is de software die zorgt dat twee verschillende programma’s of systemen met elkaar kunnen communiceren. Een andere benaming voor een API zou softwarekoppeling kunnen zijn, omdat je twee of meerdere softwaresystemen aan elkaar gaat koppelen.
ISO27001 = ISO 27001 is een internationale standaard voor informatiebeveiliging. Deze norm biedt richtlijnen om het beveiligen van informatie goed te regelen, met als doel om de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatie binnen je organisatie zeker te stellen. Het laat zien dat je voldoet aan strenge normen op het gebied van cybersecurity.
Peppol Access Point = een Peppol Access Provider stelt je in staat om e-facturen op een snelle en veilige manier uit te wisselen met verschillende organisaties via het internationale Peppol-netwerk.
Conclusie
Al met al begin ik al aardig in het jargon te groeien zoals je ziet. Benieuwd welke termen en afkortingen voor jullie organisatie van toepassing zijn? Ik vertel het je graag een keer tijdens een afspraak. Dan kijken we samen naar de mogelijkheden van onze oplossing om ook jouw inkomende factuurverwerking drastisch te verbeteren. Neem contact met mij op via chris.vodegel@factuur-portal.nl dan spreken we elkaar snel. CYA!
Meer informatie
Wil je meer weten over onze nieuwe functionaliteit, de verwerking van facturen en over de cloudoplossing van Factuurportal? Of heb je interesse in een vrijblijvende demo? Neem contact met ons op.
Wil je op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking? Volg ons dan op LinkedIn of abonneer je hieronder op onze nieuwsbrief.
