);

Archives op november 2018

Optical Character Recognition (OCR)

Optical Character Recognition (OCR) is een transformatie waarbij uit een afbeelding van een tekst door middel van patroonherkenning de karakters vergeleken worden met de karakters die bekend zijn in de database. Op basis daarvan wordt het karakter gekozen dat het beste past bij het karakter uit de afbeelding. Op die manier kan de informatie die op een afbeelding staat uitgelezen worden en omgezet worden.

Elektronische factuurverwerking door middel van OCR

OCR wordt ook toegepast bij factuurverwerking, in de vorm van een scan- en herkenoplossing. Bij deze techniek worden de inkomende papieren facturen gescand, en vervolgens uitgelezen door middel van de OCR-software in de oplossing. Het grote voordeel van elektronische factuurverwerking door middel van de OCR-software is dat het ook papieren facturen kan verwerken. Het nadeel eraan is de correctheid, die vaak rond de 70-90% ligt. Dit resulteert in fouten in de factuurverwerking die alsnog handmatig gecontroleerd en gecorrigeerd moeten worden.

De OCR-techniek is eigenlijk al niet meer de beste oplossing als het gaat om elektronisch factureren. De alternatieven PDF-conversie en e-factuurnetwerken verwerken de facturen volledig automatisch, sneller en 100% correct. Daarnaast is dit allemaal geregeld in de cloud, waar je voor een scan- en herkenoplossing vaak een hele scanstraat moet aanschaffen.

Factuurportal

Factuurportal is dé oplossing voor elektronische factuurverwerking. Factuurportal stelt een organisatie in staat om alle inkomende PDF- en UBL-facturen 100% correct en volledig automatisch te verwerken. Hierdoor worden handmatige handelingen en visuele controles verleden tijd, en bespaart u tijd en geld op uw administratieve werkzaamheden.

Doordat Factuurportal een cloudoplossing is heeft de implementatie vrijwel geen impact op de ICT-infrastructuur van een organisatie. Daarnaast kan een organisatie zeer snel starten en ligt de ROI (Return on Investment) erg hoog.

Op deze pagina vindt u de belangrijkste informatie over Factuurportal. Klik op een van de onderstaande onderwerpen om er meer over te lezen!

100% correcte factuurverwerking

Factuurportal staat voor 100% correcte factuurverwerking. Dat wil zeggen, álle inkomende PDF- en UBL-facturen worden foutloos en automatisch verwerkt. De factuur wordt pas goedgekeurd als die correct is en alle vereiste informatie aanwezig is. Indien informatie ontbreekt of de factuur incorrect is wordt de factuur automatisch teruggestuurd naar de leverancier met de vraag om de factuur aan te passen.

Hoe kan Factuurportal 100% correcte factuurverwerking garanderen?

De garantie op 100% correct verwerkte facturen is uniek voor de verwerking van PDF-facturen. Geen enkele andere aanbieder van een elektronische facturatieoplossing kan dit bieden. Dit komt omdat Factuurportal gebruik maakt van parsing om facturen uit te lezen, in tegenstelling tot het scannen en herkennen van de overige partijen.

Waarom 100% correcte factuurverwerking onmisbaar is voor uw organisatie

Zowel traditionele factuurverwerking (volledig handmatig) en scan- en herkenoplossingen kennen uitval. Dit percentage ligt tussen de 20-40% en is afhankelijk van verschillende factoren. Dit betekent dat 2-4 op de 10 facturen incorrect verwerkt worden. Hierdoor zijn visuele controles en handmatige correcties noodzakelijk, dit alles is behoorlijk tijdrovend.

Door Factuurportal in te schakelen worden alle handmatige handelingen overbodig. Daarnaast wordt het factuurverwerkingsproces een stuk strakker ingericht. De doorlooptijd en kosten gaan omlaag en de efficiency omhoog.

Automatische factuurverwerking

Automatische factuurverwerking is simpelweg het volledig automatisch verwerken van inkomende facturen. Hierbij komen geen handmatige handelingen of visuele controles voor. Bij automatische factuurverwerking is er geen sprake van menselijke tussenkomst.

Factuurportal is een oplossing die volledig automatische factuurverwerkingmogelijk maakt. Dit betekent dat de facturen vanaf ontvangst tot en met het klaarzetten voor goedkeuring in het financiële- of inkoopsysteem automatisch afgehandeld worden. Maar hoe gaat dat in zijn werking?

Hoe Factuurportal automatische factuurverwerking mogelijk maakt

Factuurportal is een cloud-oplossing. Dit betekent dat de oplossing niet fysiek bij een organisatie geplaatst wordt, maar dat een organisatie toegang krijgt tot de software via het internet. Ook wel Software-as-a-Service genoemd. In tegenstelling tot een scanstraat merkt een organisatie dus weinig van de elektronische factuurverwerking door Factuurportal.

Factuurportal maakt gebruik van een script om facturen op te halen uit een mailbox. Alle facturen die in deze mailbox aanwezig zijn worden dus direct ‘opgezogen’ en verwerkt. Na het ophalen van de facturen controleert Factuurportal of de factuur authentiek is. Dat wil zeggen, komt de factuur wel van een echte leverancier? Dit om spookfacturen tegen te gaan. Deze controle wordt uitgevoerd op basis van het KvK- en BTW-nummer van de organisatie die de factuur aanlevert.

Is de factuur authentiek? Dan volgt er een controle op alle wettelijke- en klantspecifieke factuureisen. Een voorbeeld van een wettelijke factuur eis is dat de correcte btw percentages en bedragen vermeld zijn. Een voorbeeld van een klantspecifieke factuur eis is bijvoorbeeld het uitlezen van een ordernummer. De klantspecifieke factuureisen zijn gemakkelijk in te stellen in Factuurportal op basis van de wensen van een klant.

Indien de factuur authentiek is en voldoet aan alle wettelijke- en klantspecifieke factuureisen, wordt de factuur omgezet in het gewenste formaat voor het financiële- of inkoopsysteem van een klant. Dit kan bijvoorbeeld een vorm van UBL of XML zijn. De gevalideerde factuur wordt vervolgens afgeleverd in het systeem van de klant, waar de goedkeuring en betaling kan plaatsvinden. Dit hele proces neemt maximaal 5 minuten in beslag.

De voordelen van automatische factuurverwerking

Automatische factuurverwerking heeft veel voordelen. Zo bespaart een organisatie fors op arbeidsuren, gaat de effectiviteit omhoog, wordt er een efficiencyslag gemaakt en wordt de doorlooptijd van een factuur drastisch ingekort. Doordat de factuurverwerking met Factuurportal voortaan geheel automatisch verloopt, zonder enkele menselijke tussenkomst, bespaart een organisatie op:

  • Handmatige handelingen
  • Visuele controles
  • Handmatige correcties

Handmatige handelingen

Handmatige handelingen zijn verleden tijd met Factuurportal, de facturen komen immers in PDF per e-mail binnen. Daardoor hoeft de post niet meer opengemaakt en gesorteerd te worden. Daarnaast zijn uw medewerkers geen tijd meer kwijt aan het handmatig overtikken van facturen in het systeem, of het scannen van papieren facturen.

Visuele controles

Visuele controles komen door Factuurportal niet meer voor. Wij bieden als enige partij de garantie op 100% correcte verwerking van readable pdf-facturen. Hierdoor hoeven medewerkers de factuur niet nog een keer te controleren, de factuur staat gegarandeerd correct klaar in uw systeem.

Handmatige correcties

Aansluitend aan het verdwijnen van de visuele controles zijn ook handmatige correcties verleden tijd. Door de garantie op 100% correct verwerkte facturen is er dus ook geen correctie meer nodig, zo bespaart uw organisatie nog meer tijd.

Hoeveel kan een organisatie besparen door automatische factuurverwerking?

De te realiseren besparing is voor iedere organisatie anders en hangt af van verschillende factoren. Bij Factuurportal gebruiken wij vooral het factuurvolume als uitgangspunt om de besparing te berekenen. Deze besparing wordt dan voornamelijk berekend in het aantal FTE dat een organisatie kan besparen door de factuurverwerking te automatiseren. Benieuwd hoeveel uw organisatie kan besparen? Reken het uit!

Betalingstermijn verlagen

Voordat de gemeente Purmerend gebruik maakte van Factuurportal voor de volautomatische verwerking van inkomende facturen, was er een betalingstermijn van gemiddeld 58 dagen. Door Factuurportal in te zetten is de betalingstermijn nu teruggedrongen naar 24 dagen, een behoorlijke verbetering dus!

Betalingstermijn terugdringen?

Gemeente Purmerend is niet de enige organisatie die moeite heeft met het op tijd betalen van de facturen. Dit is simpelweg te verklaren door de enorme hoeveelheid handen die een factuur passeert voordat hij eindelijk eens betaald kan worden. Zo is er eerst het uitpakken van de post, het sorteren van de facturen, het overtypen, het controleren, het corrigeren, het doorzetten, de matching, goedkeuring en fiattering en de uiteindelijke betaling. Dit werk wordt vaak door allemaal verschillende personen gedaan. Niet vreemd dus dat zo’n organisatie moeite heeft met het op tijd betalen van de facturen.

Best vreemd, er zijn al geruime tijd oplossingen op de markt die – een deel van – deze processen automatiseren. Met Factuurportal wordt de factuurverwerking geautomatiseerd, de enkele menselijke handeling die in stand blijft is de matching en betaling! Zo neemt de doorlooptijd van een factuur drastisch af en dringt u de betalingstermijn terug. Daarnaast realiseert u ook nog eens een substantiële tijd- en kostenbesparing!

Automatische notificatie

Factuurportal maakt gebruik van automatische notificaties naar leveranciers, een zeer interessante functionaliteit voor iedere organisatie! Door deze functionaliteit bespaart een organisatie substantieel tijd op de onnodige en vaak langdurige correspondentie met leveranciers over facturen.

Hoe werkt het?

Factuurportal controleert iedere factuur op wettelijke en klantspecifieke factuureisen. Voldoet de factuur aan deze eisen? Dan wordt deze gevalideerd en klaargezet voor verdere verwerking in uw financiële-, inkoop- of ERP-systeem. Het komt echter ook vaak voor dat de factuur niet voldoet aan de eisen. Bij factuurverwerking op de traditionele manier betekende dit dat er contact gezocht werd met de leverancier voor de ontbrekende gegevens.

Met Factuurportal is dit echter niet meer nodig! Factuurportal houdt incorrecte en onvolledige facturen bij de voordeur tegen en stuurt deze terug naar de leverancier. De leverancier ontvangt een mailtje van Factuurportal met daarin het uitleesresultaat van de factuur, waar de onvolledigheid of fout zit, en hoe de leverancier dit kan aanpassen om de factuur wel kloppend te krijgen. De leverancier kan vervolgens de factuur aanpassen en opnieuw verzenden, waarna de factuur wél correct wordt verwerkt. Dit alles zonder dat er enige handmatige tussenkomst van uw organisatie benodigd is!

Controle op wettelijke en klantspecifieke factuureisen

Visuele controles, handmatige correcties, verrijking van de inkomende facturen, is dit een herkenbaar verhaal? Bij een groot aantal van de administratieve afdelingen is dit helaas nog dagelijkse kost. Dit is een tijdrovend, bewerkelijk en vooral een erg onnodig proces.

Factuurportal brengt verlichting voor uw administratieve afdeling

Door Factuurportal in te zetten wordt uw factuurverwerking compleet geautomatiseerd. Dat betekent dus geen visuele controles meer, geen handmatige correcties en geen verrijking van inkomende facturen. Facturen worden pas gevalideerd (doorgezet) naar uw systeem indien de factuur aan alle eisen voldoet en compleet is, indien dit niet het geval is gaat er een automatische notificatie uit naar de leverancier met de vraag om de factuur aan te passen en opnieuw in te sturen. Factuurportal zorgt er zo voor dat alle facturen grondig gecontroleerd worden. Zo ook de controle op wettelijke- en klantspecifieke factuureisen.

Controle op wettelijke factuureisen

In Nederland bestaan wettelijke factuureisen, eisen waaraan een factuur verplicht moet voldoen. Deze verplichte eisen kunt u hier terugvinden: wettelijke factuureisen.  Factuurportal controleert een factuur bij ontvangst direct op deze eisen, zo worden incorrecte en onvolledige facturen direct tegengehouden.

Controle op klantspecifieke factuureisen

Naast de controle op wettelijke factuureisen maakt Factuurportal het ook mogelijk om klantspecifieke factuureisen in te stellen. Deze regels zijn gemakkelijk in te stellen en zorgen ervoor dat ook handmatige verrijking verleden tijd is. Zo beschikt u direct over een factuur die klaar staat voor verdere verwerking in uw systeem.

Voorbeelden van klantspecifieke factuureisen zijn:

  • Ordernummer
  • BTW verlegd
  • G-rekening bedrag
  • Leverdatum
  • Vervaldatum

Koppelingsmogelijkheden

Factuurportal zorgt voor de verwerking van inkomende facturen om deze vervolgens af te leveren in het financiële-, ERP- of inkoopsysteem van een organisatie. Het maakt niet uit welk formaat uw pakket vereist, Factuurportal zet de facturen gemakkelijk om in het gewenste formaat.

Dus, wat zijn de koppelingsmogelijkheden van Factuurportal? Factuurportal maakt gebruik van Verbindingsgemak, de oplossing van Factuurportal om gemakkelijk met ieder pakket te koppelen. Het maakt dus niet uit van welk systeem uw organisatie gebruik maakt, Factuurportal kan ermee koppelen!

Uw systeem is ons uitgangspunt als het gaat om de koppeling met Factuurportal. We ondersteunen de UBL/XML-standaarden en kunnen zonder programmeerwerk en dure consultancytrajecten eenvoudig koppelen.

Voorbeelden van reeds ontwikkelde koppelingen:

  • AXI
  • Decade
  • Empire Dynamics
  • Unit4 Financials
  • 20/20 Xspend
  • Digipoort
  • Key2Finance
  • Verseon
  • SAP
  • SAP CiVision – PinkRoccade
  • eDocs

Staat uw pakket of systeem hier nog niet tussen? Geen probleem, het leggen van een nieuwe koppeling kan op zeer korte termijn geregeld zijn. Dit maakt Factuurportal geschikt voor alle organisaties, onafhankelijk van het financiële, ERP- of inkoopsysteem!

Wat is PDF conversie?

Factuurportal is een geavanceerde PDF-conversie oplossing. PDF-conversie betekent simpelweg het omzetten van een PDF-bestand in een ander bestandsformaat. In het geval van Factuurportal gaat het hier om readable PDF-facturen die omgezet worden in het gewenste UBL formaat voor het financiële- of inkoopsysteem van een organisatie. Zo worden alle inkomende PDF-facturen van een organisatie volautomatisch ontvangen en verwerkt, om vervolgens automatisch het financiële- of inkoopsysteem ingeschoten te worden.

Hoe werkt PDF-conversie?

Factuurportal is de enige oplossing op de markt die 100% correct verwerkte facturen garandeert. Dit wordt mogelijk gemaakt door de manier waarop Factuurportal facturen uitleest en converteert. In tegenstelling tot de andere oplossingen op de markt maakt Factuurportal gebruik van parsing om facturen uit te lezen. Op deze manier is de oplossing in staat om alle informatie uit een factuur ‘op te zuigen’. Deze informatie wordt vervolgens geanalyseerd, er wordt gekeken welke informatie belangrijk is voor de opdrachtgever. Hierbij kun je denken aan het factuurbedrag en het BTW-bedrag, maar ook het ordernummer, de factuurdatum en de vervaldatum worden uitgelezen.

Alle informatie wordt door Factuurportal uit de factuur gehaald. Vervolgens bepalen de vooraf ingestelde regels welke informatie wel, en welke informatie niet belangrijk zijn voor de opdrachtgever. Factuurportal zet dan alle relevante informatie om in een factuurformaat dat rechtstreeks het financiële- of inkoopsysteem van de opdrachtgever in kan, vaak een vorm van UBL (UBL 2.0, SI-UBL, UBL-OHNL).

Waarom PDF-conversie?

PDF-facturen zijn populairder dan ooit. Het aantal PDF-facturen neemt al jaren exponentieel toe, zoals ook te lezen in een eerder geschreven blog: PDF-facturen populairder dan UBL en XML. Steeds meer leveranciers zien in dat het versturen van papieren facturen tijdrovend, traag en prijzig is. Dat is dan ook de reden dat leveranciers massaal de overstap maken naar het aanleveren van PDF-facturen per e-mail. Dit factuur formaat leent zich uitstekend om volledig automatisch verwerkt te worden. Het is dus zonde om deze facturen nog op de traditionele manier te verwerken, vol met tijdrovende handmatige handelingen.

Kies daarom voor een PDF-conversie oplossing zoals Factuurportal. De grote stroom inkomende PDF-facturen wordt zo volledig automatisch en 100% correct verwerkt. Geen handmatige handelingen en geen visuele controles meer benodigd, de menselijke tussenkomst wordt volledig weggenomen. Dit brengt verlichting voor uw administratieve afdeling en een behoorlijke tijd- en kostenbesparing.

Wat is readable PDF?

Factuurportal verwerkt PDF-facturen volautomatisch en 100% correct, mits de facturen readable zijn. Maar wat is dat precies?

De readable pdf factuur

Readable staat voor leesbaar, in dit geval leesbaar voor het systeem dat de factuur uitleest. Factuurportal maakt gebruik van de tekstlaag op een factuur om de informatie eruit te trekken, beslist geen herkenoplossing dus. Zonder tekstlaag op een factuur kan er geen garantie gegarandeerd worden op de 100% correcte uitlezing.

De tekstlaag op een factuur is aanwezig indien de factuur digitaal is opgesteld in een systeem, tegenwoordig wordt vrijwel iedere factuur digitaal opgesteld. Hier gaat het dus niet mis. Het gaat mis bij de manier van aanlevering, veel organisaties kiezen er voor om de digitaal opgestelde facturen vervolgens uit te printen, en per post te verzenden. Dit is een behoorlijk tijdrovend en kostelijk proces, zonder dat dit nog nodig is.

Het is voor een organisatie veel gemakkelijker om de digitaal opgestelde factuur, ook digitaal te verzenden. De meest voorkomende manier hiervan is de factuur per e-mail versturen. Op deze manier verlaat de factuur het systeem niet, blijft de factuur digitaal en bevat de factuur dus een tekstlaag.

Als stelregel wordt gehanteerd dat een factuur readable is indien de factuur digitaal blijft.

Vraag uw leverancier dus om de facturen voortaan niet uit te printen, maar direct naar u toe te mailen. In dat geval bent u er zeker van dat uw leverancier readable PDF aanlevert. Daarnaast is dit voor uw leverancier ook gemakkelijker, sneller en kost het minder.


1 2