);

Archives op maart 2020

De 5 meest gemaakte fouten bij het opstellen van een factuur

Wij zien dat er nog steeds veel foute facturen aan klanten worden verstuurd. Dit leidt tot veel ergernis en extra inspanningen om tot een uiteindelijke betaling te komen. De opdrachtnemers willen het liefst zo snel mogelijk hun geld ontvangen en gaan bellen waarom hun factuur nog niet betaald is. Ook aan de kant van de klant geeft het irritatie. Extra belverkeer, correcties en creditnota’s etc.

Het is een gezamenlijk belang van zowel leverancier als klant om een volledig juiste factuur aan te leveren en deze zo snel en efficiënt mogelijk betaalbaar te kunnen stellen. Hier volgen de 5 meest voorkomende fouten die wij tegenkomen in de vele facturen die wij voor onze klanten verwerken:

  1. Er ontbreken of er staan onjuiste bedrijfsgegevens van de leverancier; Met name de volgende 3 gegevens zijn vaak onjuist of ontbreken deels:
    a. IBAN-rekeningnummer
    b. Btw-nummer (indien btw-plichtig)
    c. KvK-nummer
    Het lijkt vanzelfsprekend dat bovenstaande gegevens op een factuur vermeld staan, echter zijn dit de meest voorkomende fouten die worden gemaakt. Vaak komt het voor dat er een typefout is gemaakt, waardoor de gegevens op de factuur niet kloppen. Op die manier kan er niet gerechtelijk geïncasseerd worden, omdat de opdrachtnemer niet bestaat op basis van de onjuiste gegevens.
  2. Geen factuurdatum en/of factuurnummer;
    Een factuurdatum en/of factuurnummer wordt nog weleens vergeten. Echter zijn deze juist nodig voor het verwerken van een factuur. Zonder deze gegevens is het moeilijk terug te vinden of en wanneer deze factuur is betaald. Of juist nog niet is betaald.
  3. Geen (volledige) adressering van de opdrachtgever;
    Het overgrote deel van de verwerking van facturen (zeker bij klanten van Factuurportal) verwerkt facturen die via de mail binnenkomen. Veel leveranciers vergeten daarom een juiste adressering te gebruiken. Echter, klanten (en hun accountants) vinden een volledige en juiste adressering belangrijk (naam organisatie(onderdeel), postbus/adres, postcode en plaats), met name als verantwoording in welke administratie de factuur dient te worden verwerkt.
  4. Onoverzichtelijke (btw)bedragen;
    De klant moet direct kunnen zien wat het bedrag exclusief en inclusief btw is. Daarnaast moet er duidelijk vermeld staat wat het btw-bedrag, -percentage en -grondslag is.
  5. Onduidelijke diensten of goederen.
    Een heldere omschrijving van de geleverde diensten en/of goederen op de factuur zorgt ervoor dat er geen twijfels ontstaan over of de factuur wel terecht is of klopt. Dit bevordert de daadwerkelijke goedkeuring van de factuur door de opdrachtgever/budgethouder.

De belastingdienst geeft een duidelijke beschrijving van alle informatie die op een factuur vermeld dient te worden. Zeker als beginnend ondernemer is het belangrijk om daar kennis van te nemen.. Alle verplichte eisen op een rijtje? Bekijk dan de volgende link van de Belastingdienst: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/

Meer weten over de verwerking van facturen? Neem dan een kijkje op onze site: https://www.factuur-portal.nl

Universal Business Language: hoe universeel is het eigenlijk?

Al jaren wordt er gesproken over eFacturatie als een soort heilige graal. Tot nu toe wordt die belofte nog maar mondjesmaat ingelost. En dat terwijl systemen steeds eenvoudiger aan elkaar gekoppeld kunnen worden en de communicatie tussen systemen steeds eenvoudiger wordt.

Het sleutelwoord is standaardisatie. Niet alleen qua techniek (dus computertalen, protocollen etc.), maar ook qua inhoud en structuur. Dat is wat UBL (Universal Business Language) in combinatie met specifieke afspraken over de inhoud en structuur van facturen beoogt te doen. In Europa kennen we de Europese Norm (EN)16931, specifiek in Nederland wordt er voor de uitwisseling van UBL-facturen ook NLCIUS gebruikt. Om het verzenden en ontvangen van UBL-facturen te vergemakkelijken is er de SimplerInvoicing community opgericht, waar participanten gezamenlijk werken aan verbetering van eFacturatie.

En toch merken veel bedrijven dat het nog steeds niet altijd makkelijk is om XML/UBL facturen te verzenden of te ontvangen en te verwerken. We zien in de praktijk een aantal oorzaken die hieraan ten grondslag liggen:

  • Het is nog niet zo eenvoudig om tot internationaal dekkende standaarden qua inhoud en structuur te komen, omdat (fiscale) wet- en regelgeving tussen landen verschilt. Denk bijvoorbeeld aan een typisch Nederlands fenomeen van het werken met G-rekeningen. Dit wordt niet afgedekt in internationale SI-UBL- standaarden. Dat maakt dat er vaak varianten op standaarden worden gecreëerd die door lang niet alle aanbieders van administratieve- of facturatiesystemen worden ondersteund.
  • Veel organisaties gebruiken niet altijd de meeste recente versie van administratieve systemen of werken met ‘legacy’ systemen. Deze systemen zijn vaak niet in staat om XML/UBL-facturen te genereren.
  • De gebruikers van de administratieve systemen hebben met name een financieel administratieve achtergrond en zijn minder thuis in de UBL standaarden en ontberen kennis van XML/UBL-bestanden. Hierdoor is het lastig om eventuele aanpassingen aan de UBL-facturen zelf te doen, waardoor deze alsnog aan de standaarden zouden kunnen voldoen.

Door deze problemen, merken we dat veel organisaties nog niet in staat zijn om valide UBL facturen te verzenden. En dus merken de ontvangers van XML/UBL-facturen dat deze alsnog niet succesvol geïmporteerd kunnen worden in de financieel administratieve systemen, omdat de factuur niet valide is conform de te hanteren standaard en omdat de mapping van velden niet goed gaat.

Onze verwachting is dat dit in de toekomst echt wel gaat verbeteren. Maar niet zo snel. Het vervangen van systemen vergt nou eenmaal een aanzienlijke doorlooptijd en bij veel bedrijven ligt de focus niet op standaardisatie van UBL-facturen.

Factuurportal biedt hiervoor een oplossing. Naast onze dienstverlening op het gebied van geautomatiseerde inkomende factuurverwerking, kunnen wij u ook ondersteunen bij het converteren en valideren van XML/UBL verkoopfacturen naar elke gewenste standaard. Zonder aanpassingen aan uw eigen systeem. Heeft u vragen over eFacturatie of over gehanteerde UBL standaarden, neemt u gerust contact met ons op. https://factuur-portal.nl/