);

Archives op juni 2021

Webinar: hoe om te gaan met tijdwinst op uw factuurverwerking

Help, ik heb tijd over!

Hoe boekt u flinke tijdwinst op uw huidige factuurverwerking? Welke besparingen zijn mogelijk en wat doet u daarmee? Een andere mix van werkzaamheden vraagt om andere vaardigheden – hoe gaat u daarmee om? Antwoorden op deze vragen (en meer) worden toegelicht op 14 juli, tijdens een informatief webinar van Factuurportal.

Verwerking van inkomende facturen

De verwerking van inkomende facturen op een betrouwbare en juiste manier verwerken is nog steeds een arbeidsintensief onderdeel van de financiële administratie. Er is sprake van veel repeterende en routinematige werkzaamheden. Voor de medewerker is het vaak eentonig en met drukke piekmomenten (periode-afsluitingen, vakanties e.d.). Voor de organisatie is het enerzijds belangrijk dat de werkzaamheden snel en goed worden uitgevoerd, en tegelijkertijd van minder toegevoegde waarde vergeleken met andere taken van de financiële administratie.

De inhoud van het webinar

Tijdens dit webinar nemen we u mee in onze oplossing voor geautomatiseerde inkomende factuurverwerking. We geven inzicht in onze dienstverlening en wat dat betekent voor uw eigen proces.

U krijgt een beeld van de mogelijke besparingen, ook gerelateerd aan uw huidige situatie. We bespreken de gevolgen voor de capaciteit, maar ook voor de werkzaamheden die resteren en wat dit aan vaardigheden en competenties vraagt.

Tevens nemen we u mee in een aantal mogelijke scenario’s om de tijdbesparing daadwerkelijk te effectueren. Neemt u afscheid van eventuele uitzendkrachten of gaat u juist vaste medewerkers anders inzetten? We bespreken de voor- en nadelen van veel voorkomende scenario’s.

We bespreken een aantal dilemma’s aan de hand van prikkelende stellingen. Dat geeft zeker discussie en leidt ook tot nieuwe of aangescherpte inzichten! 

Kortom: een programma dat u veel ‘food for thought’ geeft in de komende vakantieperiode.

Aanmelden

Heeft u interesse, schrijft u zich dan in via onderstaande knop. Doe dat snel, het aantal plekken is beperkt.

Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.

Stage online marketing bij Factuurportal: iets voor jou?

Word stagiair online marketing bij een mooi en ambitieus softwarebedrijf voor e-facturatie

Ben jij klaar om aan de slag te gaan met online marketing en zelf te ontdekken hoe het werkt? Wil jij meer leren over marketingstrategieën, SEO, content en websites? Ben je iemand die graag het initiatief neemt en veel wil leren en proberen? Dan hebben wij vanaf begin september 2021 een leuke stageplek voor je bij Factuurportal (met stagevergoeding!).

Over Factuurportal

Factuurportal is een cloudoplossing voor de automatische verwerking van inkomende facturen. Voor onze klanten nemen wij, met behulp van onze software, het proces van het invoeren van factuurgegevens volledig over en we automatiseren de hele factuurverwerking.

We zijn een jong bedrijf dat stevig aan de weg timmert en inmiddels een mooie positie op de markt heeft veroverd. Om verder te kunnen groeien met onze onderneming willen we verder professionaliseren op het gebied van online marketing, zodat onze profilering en sales (nog) effectiever worden ondersteund.

Zo gaat jouw stage eruitzien

Als stagiair online marketing ga je meehelpen met het effectiever maken en verder uitbouwen van de online marketingstrategie. Je gaat aan de slag met de uitvoering daarvan en je zorgt ervoor dat het online marketingbeleid wordt gerealiseerd in alle online uitingen.

Ook ga je intensief samenwerken met een extern online marketingbureau dat ons ondersteunt in het verder professionaliseren van onze marketing. Zo krijg je een kijkje in de keuken en krijg je de kans om veel te leren in de praktijk!

Waar je o.a. mee aan de slag gaat:

  • Vernieuwen van de website (ontwerp, content, SEO en CTA’s)
  • Regelmatig blogs en berichten posten via LinkedIn
  • Opzetten en verzenden van nieuwsbrieven naar targetsegmenten
  • Onderhouden en up-to-date houden van de website
  • Monitoren van websitebezoek/traffic
  • Follow-up websitebezoek (analyses, conversie etc.)
  • Eventuele bijstelling n.a.v. follow-up en analyses
  • Ondersteuning van salesacties
  • Overige werkzaamheden gerelateerd aan online marketing en sales

Wat jij van ons krijgt

  • Veel verantwoordelijkheid en ruimte om je eigen inbreng te leveren
  • Enthousiaste collega’s. Je wordt onderdeel van een leuk en jong team;
  • Professionele begeleiding met aandacht voor jouw persoonlijke ontwikkeling;
  • De mogelijkheid om zowel op kantoor als thuis te werken (coronaproof!);
  • Een passende stagevergoeding van 350 euro per maand.

Wat we in jou zoeken

  • Je bent een 3e jaars HBO/WO student in de richting van Marketing, Commerciële Economie of Communicatie;
  • Je bent beschikbaar voor circa 4 maanden voor 32-36 uur per week;
  • Je bent leergierig en hebt een brede interesse, je wil veel leren en proberen;
  • Basiskennis van online marketing is mooi meegenomen.

Periode en inzet

Voor de periode van begin september tot en met eind december. Inzet 4-5 dagen per week. De exacte stageperiode en het aantal uren is in overleg vast te stellen.

Jouw plaats in de organisatie

De stagiair rapporteert aan- en wordt begeleid door de Managing Director Rob Klaver. Verder werkt de stagiair intensief samen met onze Manager Supportdesk, Lara van Andel.

Interesse?

Heb je interesse? Neem dan contact op met Rob Klaver, Managing Director van Factuurportal BV. Stuur een e-mail voorzien van je motivatie en een CV aan rob.klaver@factuur-portal.nl.

Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.

Heb je vragen over deze functie? Laat je gegevens achter via het onderstaande formulier, dan nemen we zo snel mogelijk contact met je op.

    De drie grootste frustraties tijdens de maandafsluiting

    De maandafsluiting. Elke maand is het weer een race tegen de klok om deze op tijd af te ronden. Rapportages moeten op de afgesproken tijd verstuurd worden, budgethouders en leidinggevenden zitten op de cijfers te wachten. Vaak een frustrerend proces op de administratie! Herkent u de volgende drie frustraties?

    1. Maandelijkse facturatie zorgt voor piekdrukte

    Leveranciers factureren vaak per maand. En dan zo snel mogelijk op of na maandeinde. Hierdoor ontstaat er aan het einde van de maand een grote piek in het te verwerken aantal facturen, waar de bezetting van de crediteurenadministratie niet op ingericht is. Drukte en overwerk is het gevolg. Vervolgens lijken alle facturen verwerkt, totdat er op het laatste moment alsnog een factuur binnenkomt met een dermate groot bedrag dat die wel nog verwerkt moet worden in de maandcijfers. Uit ervaring zien wij dat het factuurvolume halverwege de laatste en eerste week van de maand gemiddeld met zo’n 50% stijgt!

    2. Handmatig invoeren: een fout is snel gemaakt

    De facturen dienen snel én juist in de boekhouding te worden verwerkt. Vaak gebeurt dit nog handmatig of met ouderwetse scan-/herkenoplossingen. Niet het leukste werk op de financiële afdeling, maar iets wat onder grote tijdsdruk én foutloos moet gebeuren. Het risico hierbij is dat de gegevens niet juist worden overgenomen, een typefout is immers snel gemaakt. En dat geldt ook voor de data-invoer met behulp van OCR- of scan-/herkenoplossingen. Een 8 die wordt uitgelezen als een B in het factuurnummer, een 4 als een A in het IBAN. Nulletjes en ootjes, eentjes en elletjes. Al met al is het arbeidsintensief én foutgevoelig.

    3. Managementrapportages zijn het kind van de rekening

    Het maken van rapportages kost veel tijd, gemiddeld zo’n 3 tot 5 dagen. De te gebruiken cijfers moeten gecontroleerd worden, analyses moeten worden verricht. En vervolgens dienen de rapportages van commentaar te worden voorzien. Doordat dit proces pas kan starten als alle facturen over de voorgaande maand verwerkt zijn én de rapportages op voorgeschreven momenten gedistribueerd moeten worden, zit dit proces altijd in een tijdsklem.

    Elke tegenvaller in het bijwerken van de administratie gaat direct ten koste van de tijd die beschikbaar is voor het vervaardigen van een kwalitatief goede rapportage. Hierdoor is er veel te weinig tijd beschikbaar en resteert slechts een platte weergave van de cijfers, niet voorzien van enige analyse of commentaar. Hierdoor neemt de toegevoegde waarde van de rapportage behoorlijk af!

    Bovenstaande punten zorgen voor aardig wat frustraties rond de maandafsluiting. En dit komt rond de kwartaal- en jaarafsluiting nog eens een keer in het kwadraat terug.

    Voorkomen van frustraties rondom de maandafsluiting

    Met Factuurportal kunt u een groot deel van deze frustraties ondervangen. Wij zorgen ervoor dat de piekbelasting op de administratie voor een groot deel wordt teruggedrongen. Ook zorgen we ervoor dat facturen al gecontroleerd zijn en automatisch in de administratie worden opgenomen. Dat scheelt veel tijd en werkdruk. Hierdoor ontstaat de ruimte die nodig is voor het maken en verstrekken van kwalitatief goede analyses en rapportages. De werkdruk op de administratie neemt af, terwijl de toegevoegde waarde fors toeneemt. Een echte win-win!

    Factuurportal helpt u hier graag bij. Neem een kijkje op deze pagina en lees hoe wij u hierin kunnen ondersteunen zodat uw factuur altijd juist in uw boekhouding terechtkomt!

    Wilt u meer weten over onze dienstverlening en onze specifieke aanpak? Bent u geïnteresseerd in de mogelijkheden voor verregaande automatisering van de crediteurenadministratie en wilt u meer informatie over dit onderwerp? Laat uw gegevens dan achter en een van onze specialisten neemt contact met u op!

    Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.

      Medewerker aan het woord: Supportmanager Lara van Andel

      Ook ICT-dienstverlening is mensenwerk!

      ICT-dienstverlening is mensenwerk! Dat geldt ook voor geautomatiseerde factuurverwerking. In deze ‘medewerker aan het woord-blog’ vertelt Lara van Andel hoe ze haar stempel drukt op de dienstverlening van Factuurportal.

      Benieuwd hoe Supportmanager Lara de afgelopen maanden heeft ervaren? Hoe zij er tijdens de corona-pandemie voor zorgt dat ze haar klanten goed weet te ondersteunen bij procesoptimalisaties en implementaties? Lees dan snel verder.

      Wat leuk dat u benieuwd bent naar mijn ervaring! Ik deel graag hoe wij ervoor zorgen dat de processen op het gebied van factuurverwerking worden geoptimaliseerd. En hoe we de afgelopen tijd weer een aantal nieuwe klanten hebben aangesloten op Factuurportal. De uitdaging: alles online in plaats van op locatie.

      Ik ben Lara van Andel, Manager Supportdesk bij Factuurportal. Inmiddels doe ik dit werk al ruim 2,5 jaar, ik ben sinds de start van het bedrijf aan boord bij Factuurportal. Als Manager Supportdesk ben ik verantwoordelijk voor de overall dienstverlening. Ik houd me vooral bezig met het aansturen van ons Supportteam en zorg ervoor dat we altijd voldoen aan de SLA’s die we met onze klanten hebben. Naast de dagelijkse operatie, besteed ik een behoorlijk deel van mijn tijd aan het optimaliseren van de factuurverwerkingsprocessen, in samenwerking met de crediteurenadministraties van onze klanten. Uiteraard is het aansluiten van nieuwe klanten ook een van mijn taken. Graag vertel ik wat meer over deze twee laatste punten.

      Bron: Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid (KiM, 2020)

      Op voorhand leek het thuiswerken en alles online inregelen mij wel een erg grote uitdaging! Maar nu blijkt dat we misschien nog wel efficiënter en effectiever dan voorheen. Zoals bovenstaande ‘newsflash’ al laat zien, geldt dit niet alleen voor Factuurportal maar zijn velen het met mij eens.

      Klantoptimalisaties

      Service hebben we binnen Factuurportal hoog in het vaandel staan. Ik vind het erg leuk om samen met mijn klanten de ketenprocessen te verbeteren. Vandaar dat ik met al onze klanten regelmatig een afspraak heb, om te zien of er mogelijke verbeteringen te realiseren zijn in het end-to-end proces van de factuurverwerking. Oplossingen waarmee de administratie bij mijn klant verder wordt ontzorgd of ontlast en die ook het proces voor ons kunnen vergemakkelijken. Een win-win dus!

      Een voorbeeld van een interessante optimalisatie die ik met een klant aan het implementeren ben, is het verwerken van zogenaamde ‘interne facturen’ en declaraties. In de gesprekken met de crediteurenadministratie kwam naar voren dat het invoeren van deze interne betaalspecificaties veel tijd vergden. En dat het best wel om een serieus volume ging.

      Samen met deze klant zijn we op zoek gegaan naar mogelijkheden om deze boekingsstukken alsnog geautomatiseerd in de financiële administratie beschikbaar te krijgen en om daarmee het betaalproces te vergemakkelijken. Inmiddels hebben we hier samen een mooie oplossing voor bedacht en bevinden we ons nu aan het einde van de testfase. Binnenkort kunnen we live.

      Van dit soort gezamenlijke verbeteringen word ik blij, dat geeft veel voldoening. Daarmee onderscheiden we ons ook behoorlijk van de andere aanbieders. We denken graag met u mee!

      Implementaties bij nieuwe klanten

      Optimalisaties bij bestaande klanten is één ding. Je kent elkaar al en het online contact verloopt gemakkelijk. Maar zonder elkaar te zien, is samen een heel nieuw proces inrichten even wat anders en klinkt bijna te mooi om waar te zijn. Echter waren we dit al redelijk gewend aangezien we als bedrijf een cloudoplossing aanbieden. Maar nu verlopen zelfs ook de afstemmingen, voortgangs-vergaderingen, demo’s en presentaties online. Uiteraard hebben we veel gebruik gemaakt van Microsoft Teams (en alle andere online vergadertools) om kennis met elkaar te maken en bijvoorbeeld een demo te verzorgen van Factuurportal.

      We merken dat we daarmee, ook in deze corona-pandemie, nog steeds eenvoudig en snel nieuwe klanten kunnen aansluiten en de nieuwe werkwijze kunnen implementeren. Functioneel gaat dit prima! Maar mijn voorkeur blijft er toch naar uitgaan om presentaties en demo’s op locatie te doen, omdat ik veel waarde hecht aan het contact met mijn klanten. Daar krijg ik energie van. Op deze manier verloopt de communicatie toch altijd prettiger en heb ik het gevoel dat ik makkelijker op eventuele vragen of onduidelijkheden in kan spelen.

      Gelukkig gaan de vaccinaties inmiddels heel snel en lijken we toch weer voorzichtig terug te gaan naar normaal. Dat betekent ook dat ik binnenkort weer live contacten met mijn klanten kan aanhalen, eindelijk!

      Wilt u meer weten over onze dienstverlening en onze specifieke aanpak? Bent u geïnteresseerd in de mogelijkheden voor verregaande automatisering van de crediteurenadministratie en wilt u meer informatie over dit onderwerp? Laat uw gegevens dan achter en een van onze specialisten neemt contact met u op!

      Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.

        Succesvol webinar over automatisering van de crediteurenadministratie – door Factuurportal en Tacstone Consulting

        Op dinsdag 8 juni hebben Factuurportal en Tacstone Consulting een webinar verzorgd over het verregaand automatiseren van werkzaamheden op de crediteurenadministratie. Ruim twintig geïnteresseerde deelnemers hebben input, ideeën en inspiratie opgedaan over welke mogelijkheden hier tegenwoordig voor beschikbaar zijn. Het was een succesvolle bijeenkomst en we hebben veel positieve reacties ontvangen. Meer lezen over de informatie die tijdens dit webinar is gedeeld? Lees verder!

        Het belang van een goed lopende crediteurenadministratie

        Een goed georganiseerde crediteurenadministratie is een essentieel onderdeel van uw boekhouding. Leveranciers moeten op tijd betaald worden om onnodige kosten te voorkomen en leverbetrouwbaarheid te garanderen. Tijdig inzicht in verplichtingen en nog te betalen facturen is belangrijke managementinformatie.

        Tegelijkertijd is de crediteurenadministratie ook één van de financiële processen die bovengemiddeld veel van uw aandacht, tijd en capaciteit vraagt. Vanuit de wens om de crediteurenadministratie te optimaliseren, zijn er de afgelopen jaren veel tools ontwikkeld die de factuurverwerking makkelijker moesten maken. De meeste van deze oplossingen richten zich echter alleen op een beperkt deel van de totale keten. Waardoor inscannen van facturen, uitzonderingen beoordelen, coderen, inboeken en matchen nog altijd veel aandacht en tijd kosten.

        Bezetting van de crediteurenadministratie vaak net te krap

        Bij veel administraties is de bezetting gaandeweg naar het minimaal noodzakelijk niveau teruggebracht. Daardoor knelt het in de drukke periodes (denk bijvoorbeeld aan de jaarafsluiting) en tijdens vakanties. Doorlooptijden en zelfs continuïteit staan daardoor onder druk.

        Vaak moeten de piekperiodes noodgedwongen worden opgevangen met tijdelijke flexkrachten. Dat is een dure oplossing en qua kennis niet altijd optimaal. En alleen de urgente zaken worden opgepakt. De focus gaat dan meestal naar de inkomende facturen, deze wil men dan zo snel mogelijk in de administratie krijgen. Activiteiten met meer toegevoegde waarde zoals analyses, rapportages en advisering aan budgethouders en management sneuvelen als eerste. Maar het kan ook anders!

        Terugblik op het webinar ‘De crediteurenadministratie écht geautomatiseerd’

        Gastheer Jim Emanuels, hoogleraar aan de Rijksuniversiteit Groningen, ontving namens Factuurportal en Tacstone drieëntwintig geïnteresseerden. Tijdens het webinar hebben zij ideeën en inspiratie opgedaan op basis van de presentaties van de diverse sprekers.

        Rob Klaver, directeur van Factuurportal, nam de deelnemers mee in mogelijke oplossingen om met slimme technieken meer delen van de administratie te automatiseren of zelfs (deels) uit te besteden. Waardoor routinematige werkzaamheden niet meer door de medewerkers hoeven te worden uitgevoerd. Zij houden alleen de ‘vinger aan de pols’ en krijgen juist ruimte om zaken die vaak blijven liggen alsnog op te pakken en zich te richten op activiteiten met meer toegevoegde waarde (bijvoorbeeld analyses, rapportages en advisering aan budgethouders). De mogelijkheden van de toepassing van Artificial Intelligence en RPA zijn nader toegelicht.

        Mark de Poorter, Partner bij Tacstone Consulting, gaf een introductie op RPA (Robotic Process Automation). Hij heeft toegelicht wat RPA precies is en in welke situaties RPA veel toegevoegde waarde biedt. Met name repeterende, routinematige werkzaamheden lenen zich bij uitstek voor snelle automatisering met RPA. Vooral ook binnen de administratieve processen (waaronder de crediteurenadministratie) zijn robotica toepassingen uitermate geschikt en succesvol.

        Tot slot verzorgde Vincent Hoogveld, Senior RPA developer bij Tacstone Consulting, een aantal live demo’s van RPA-toepassingen binnen de crediteurenadministratie.

        Positieve reacties na afloop

        “Thx voor het webinar. Mooie presentatie. Top!’’

        “Goede presentaties. Altijd nog wat leerpuntjes in te vinden”.

        “Het aspect toekomstvisie vind ik er sterk in verwerkt”. “Hoewel voor ons niet helemaal nieuw, ga ik de presentaties toch graag nog delen met mijn directie”.

        Bent u ook geïnteresseerd in de mogelijkheden voor verregaande automatisering van de crediteurenadministratie en wilt u meer informatie over dit onderwerp? Of wilt u deelnemen aan ons eerstvolgende webinar? Laat uw gegevens achter en een van onze specialisten neemt contact met u op!

        Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.

          Investeringen van woningcorporaties nemen weer toe

          Uit de cijfers die minister Ollongren op 4 juni aan de Tweede Kamer stuurde, blijkt dat woningcorporaties de komende vijf jaar bijna 6 miljard meer gaan uitgeven dan zij in hun eerdere prognoses hebben aangegeven. Het belang van ‘financial control’ neemt hierdoor toe.

          Investeringsplannen woningcorporaties nemen toe

          Elk jaar stellen woningcorporaties investeringsplannen op voor de komende vijf jaar. Bij elkaar opgeteld hebben zij voor de jaren 2021-2025 investeringen van 52,3 miljard euro gepland. Van dat bedrag is 18,8 miljard gereserveerd voor verbetering en verduurzaming van woningen. De andere 33,5 miljard is bedoeld voor nieuwbouw van sociale huurwoningen. Dat is een toename van bijna 6 miljard vergeleken met de afgelopen vijf jaar!

          De IBW (Indicatieve Bestedingsruimte Woningcorporaties), opgesteld door het ministerie, geeft een eerste indicatie van de extra beschikbare ruimte die een woningcorporatie maximaal kan lenen. Dat is bovenop het bedrag dat de corporatie al gereserveerd heeft voor voorgenomen werkzaamheden en huurbeleid. De IBW daalt nu vanwege de stijgende investeringsvoornemens.

          Investeringen nemen toe

          Voorgaande jaren daalden de investeringsvoornemens van corporaties. Dit had vooral te maken met de verhuurderheffing. De verhuurderheffing is de heffing die verhuurders betalen over de waarde van hun sociale huurwoningen.

          Op de langere termijn vormen de financiële middelen een belangrijke uitdaging voor de woningcorporaties. Ze zullen niet allemaal over voldoende middelen beschikken om al hun opgaven direct uit te voeren. Zij zullen dus keuzes moeten maken, prioriteren en maatregelen nemen om de lasten te beperken.

          Tegelijkertijd is de extra ruimte die de IBW geeft om aanvullend te lenen een kans om nu fors te investeren in het aanbod. Omdat de huidige situatie op de woningmarkt zo nijpend en urgent is, is iedereen het met elkaar eens: dit is het moment om de boel aan te pakken! Op korte termijn hebben corporaties de beschikking tot extra investeringen.

          Belang van financial control voor woningcorporaties

          Een adequate financiële controle met actueel inzicht in kosten en opbrengsten is altijd belangrijk. Dat geldt niet alleen voor woningcorporaties, maar voor alle organisaties en huishoudens. Met de extra miljarden die in de woningcorporaties om zullen gaan, neemt het belang van een goede financial control voor de corporaties daarom verder toe.

          Het is belangrijk om de (financiële) administratieve processen effectief en efficiënt in te richten. Dit om ervoor te zorgen dat de administraties een goede weergave van de werkelijkheid zijn. Inzicht, overzicht en transparantie zijn de kernwoorden.

          Verwerking van de facturenstroom

          Ook een snelle en juiste verwerking van de facturenstroom is daarbij cruciaal. Dat vormt immers de basis van het juiste inzicht in verplichtingen en kosten. De facturen dienen zo snel mogelijk in de administratie te worden gezet en geboekt te worden op de juiste kostenplaatsen en -soorten.

          Onze specialisten kunnen daarbij helpen! Wij hebben de oplossingen en expertise is huis om het proces van inkomende factuurverwerking te optimaliseren en in hoge mate te automatiseren. Benieuwd naar onze oplossingen?Neemt u dan gerust contact op via het onderstaande formulier!

            Geïnteresseerd in nog meer blogs? Neem dan even een kijkje hieronder!

            Wat is een UBL-factuur en wat kan ik ermee?

            Een UBL-factuur is een factuur in Universal Business Language, een ‘taal’ waarin documenten opgesteld kunnen worden. Het is een digitale factuur die volgens een serie afspraken in een standaard XML-formaat is opgebouwd. Dat houdt in dat specifieke informatie altijd op dezelfde plek op de factuur terug te vinden is.

            Doordat er gebruik wordt gemaakt van een standaard formaat, is het eenvoudig om gegevens uit te lezen en te verwerken in een boekhoud- of financieel systeem. En dat allemaal zonder handmatige tussenkomst. Een UBL-factuur wordt ook wel een e-factuur genoemd.

            De voordelen van UBL-facturen

            • Met UBL-facturen wordt mogelijk gemaakt dat facturen zonder handmatige handelingen van de systemen van de leverancier naar de systemen van de klant/ontvanger kunnen gaan.
            • Klanten en leveranciers weten dat de factuur volledig is en van een vertrouwde afzender komt.
            • E-facturen worden vaak sneller betaald. Gemiddeld duurt het zo’n 15-30 dagen voordat facturen betaald worden. Met UBL-facturen kan dit korter.

            Een belangrijke voorwaarde is wel dat de systemen van zowel de leverancier als de klant de verzending en verwerking van UBL-facturen ondersteunen. Dit is helaas nog lang niet altijd het geval!

            Twee soorten UBL-facturen

            Er zijn verschillende soorten UBL-vormen. We zullen in deze blog de UBL-factuur en de SI-UBL-factuur behandelen. Het verschil tussen beide facturen zit ‘m in de afspraken over wat er op de UBL-factuur moet staan en waar dit precies moet staan.

            Specificaties van UBL-facturen

            UBL 2.0 is het standaardformaat waar zowel de Nederlandse als Belgische overheid voor gekozen hebben als het gaat om elektronische facturatie. Destijds hebben deze overheden aangegeven dat de UBL-facturen aan de specificaties moeten voldoen zoals beschreven voor UBL 2.0.

            Later zijn de specificaties voor de UBL 2.1 bekend gemaakt. Hierin kunnen meer dan 2000 elementen voorkomen, meer dan in de UBL 2.0. Elke klant/opdrachtgever heeft zijn eigen voorkeur voor de versie waarin zij de UBL ontvangt. De specificaties van deze UBL-versies zijn hier te vinden.

            Specificaties van SI-UBL-facturen

            Een SI-UBL-factuur, ook wel een SimplerInvoicing UBL, is een factuur die een subset van de algehele UBL-specificaties bevat. Dit zijn meer dan 2400 elementen. SimplerInvoicing is de organisatie die de toegang tot – en de uitrol van – het gebruik van het Europese Peppol-netwerk voor uitwisseling van inkoopdocumenten (waaronder e-facturen) stimuleert en reguleert. Connectie met het Peppol-netwerk maakt het direct uitwisselen van e-facturen tussen ERP-software en e-facturatie diensten mogelijk.

            Per 1 januari 2021 is deze rol overgenomen door de NPa; de Nederlandse Peppolautoriteit. De NPa ziet erop toe dat de toegelaten serviceproviders zich houden aan het Peppol-afsprakenstelsel, waarin gezamenlijke afspraken zijn gemaakt over de veiligheid, betrouwbaarheid en interoperabiliteit van de digitale infrastructuur. Onlangs zijn ook de specificaties van de UBL-factuur conform PEPPOL BISV3 bekend gemaakt. Dit is de nieuwste versie en volledig afgestemd op de Europese standaard EN 16931.

            Hoe u UBL-facturen kan maken en versturen

            UBL-facturen kunt u maken met een modern facturatie- of boekhoudprogramma. Zorg ervoor dat u een programma kiest met een UBL-ready functie. Het is belangrijk dat het programma zich aan de UBL-standaard houdt, waardoor XML-bestanden herkent en verwerkt kunnen worden.

            Mocht uw huidige systeem deze mogelijkheid niet bieden, dan is het altijd mogelijk om dit met behulp van een Peppol Access Provider Service te regelen. Factuurportal is zo’n Peppol Acces Provider. Via het Access Point van Factuurportal kunt u e-facturen ontvangen van uw leveranciers of deze als leverancier verzenden via Peppol.

            Contact

            Meer weten over Peppol of e-facturatie? Of wil u meer informatie over Factuurportal en hoe onze cloudoplossing uw proces van factuurverwerking maximaal kan ondersteunen? Laat uw contactegevens achter via het onderstaande formulier. Een van onze experts neemt dan zo snel mogelijk contact met u op.

            Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.

              Zelf scannen van facturen met ‘on-premise’ software: een goed idee?

              Zelf scannen van facturen met een ‘on-premise’ oplossing. De vraag is of dat in uw situatie nog steeds de beste methode is. Mogelijkheden en beschikbare technieken zijn behoorlijk veranderd. Dat maakt dat er alternatieven zijn, die veel meer gemak en ontzorging bieden. Tegenwoordig zijn er cloudoplossingen beschikbaar die met minder tijd en minder beheerinspanning betere resultaten weten te realiseren.

              Voor- en nadelen van cloudoplossingen versus on-premise software

              Wat is on-premise software? ‘On-premise’ kan in het Nederlands worden vertaald naar ‘op locatie’ of ‘ter plaatse’. Wanneer software dus on-premise staat, wordt daarmee bedoeld dat de software binnen de eigen IT-infrastructuur wordt geplaatst. De software wordt hierbij op de eigen servers geïnstalleerd en niet, zoals het geval is bij cloudcomputing, op externe servers.

              De grote tegenhanger van on-premise is de cloud. Cloudcomputing is de laatste jaren zeer populair geworden, vanwege een aantal belangrijke voordelen. Echter is ‘de cloud’ niet in alle situaties de beste oplossing. Beide systemen hebben hun voor- en nadelen.

              Belangrijke voordelen van cloud-software zijn:

              • De initiële investeringen zijn veel lager (en brengen dus minder risico met zich mee);
              • De implementatietijd is veel korter;
              • Het beheer en onderhoud van de applicatie hoef je niet zelf te doen;
              • Nieuwe functionaliteiten en updates komen direct beschikbaar.

              Een aantal voordelen van on-premise software zijn:

              • Systemen zijn eenvoudiger te personaliseren en in te richten op eigen specifieke proceseisen;
              • De beveiliging van data is in handen van de eigen organisatie;
              • Op lange termijn zijn de kosten van de software lager.

              Doordat de installatie op de eigen servers plaatsvindt, zijn bedrijven met on-premise software ook zelf verantwoordelijk voor de veiligheid, de beschikbaarheid en het beheer van het systeem. Dat betekent dat er meestal een IT-afdeling nodig is, die een deel van de werktijd besteedt aan het beheer van de infrastructuur en de software. En die kennis en ervaring moet worden opgebouwd en up-to-date gehouden. Ook de inspanning die het vergt om systemen te beveiligen tegen aanvallen van buitenaf (hacken, phishing e.d.) moeten niet onderschat worden!

              Per saldo kost dat veel tijd en geld. En zeker in het IT-vakgebied waar schaarste is aan goede arbeidskrachten, wegen de voordelen van cloudoplossingen op tegen de nadelen daarvan. Eigenlijk alleen als softwareapplicaties echt cruciaal zijn voor het ‘businessmodel’ en het primaire proces van de organisatie, wegen de voordelen van on-premise op tegen de nadelen.

              Hoe zit het met geautomatiseerde factuurverwerking?

              Uw facturen zijn natuurlijk uniek, met specifieke kenmerken die voor u en uw administratie van belang zijn. En ook de leveranciers die u met zorg hebt geselecteerd zijn uniek en cruciaal voor het succes van uw organisatie!

              Tegelijkertijd moeten we concluderen dat de verwerking van inkomende facturen een behoorlijk ‘generiek’ proces is. In essentie komt het altijd op hetzelfde neer: ervoor zorgen dat de inkomende facturen goed worden gecontroleerd en zorgen dat de factuurgegevens in de (administratieve) systemen beschikbaar komen voor het boeken, goedkeuren en tijdig betalen van de facturen.

              Voor het proces van geautomatiseerde of elektronische factuurverwerking is een cloudoplossing verreweg de best passende oplossing. De voordelen van cloud-computing komen daarbij volledig tot hun recht.

              Een ‘plug-and-play’ cloudoplossing voor geautomatiseerde factuurverwerking

              Factuurportal biedt een ‘plug-and-play’ cloudoplossing voor de geautomatiseerde bulkverwerking van inkomende facturen. Met adequate ingangscontroles, zodat alleen juiste en volledige facturen in behandeling worden genomen. En met volledige dataconversie, zodat u zelf geen scan-uitval meer hoeft te verwerken.

              Daarmee benut u alle voordelen van cloudcomputing. En door onze state-of-the-art technologie op basis van artificial intelligence (AI) en Robotic Process Automation (RPA) zijn wij in staat om per direct alle facturen van alle leveranciers te kunnen verwerken. Dus niet alleen een technisch korte implementatietijd, maar per direct volledige ontzorging door onze dienstverlening.

              Contact

              Mocht u meer informatie willen over onze cloudoplossing en hoe die uw proces van factuurverwerking maximaal kan ondersteunen, neemt u dan contact met ons op via het onderstaande contactformulier. Een van onze experts neemt dan zo snel mogelijk contact met u op.

              Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.