);

Archives op juli 2021

Fiscale bewaarplicht: een aantal feiten, inzichten en tips op een rij

Voor alle ondernemers in Nederland geldt de fiscale bewaarplicht. Vaak zijn ondernemers hier niet van op de hoogte en kunnen ze dus ook niet voldoen aan deze wettelijke verplichting. In dit artikel zetten we een aantal feiten, inzichten en tips op een rij.

Voor wie is de bewaarplicht?

De fiscale bewaarplicht houdt in dat ondernemers wettelijk verplicht zijn om de Belastingdienst de mogelijkheid te bieden om de boekhouding tot 7 jaar terug te kunnen controleren. Ondernemers moeten dus alle informatie rondom hun boekhouding inzichtelijk kunnen maken. Particulieren zijn niet verplicht om hun bankafschriften, loonstroken en andere administratieve gegevens te bewaren, echter kan de Belastingdienst wel tot 5 jaar terug belasting navorderen. Verstandig dus om deze gegevens goed op te slaan en te bewaren!

Hoe moet ik welke gegevens bewaren?

Voor de controles van de Belastingdienst moeten ondernemers de basisgegevens van de administratie bewaren, ook na het vervallen van de actualiteitswaarde. Een voorbeeld: een huurcontract dat na 4 jaar afloopt. Pas na 4 jaar (einde van het huurcontract) is de overeenkomst niet meer actueel, echter dient de overeenkomst nog 7 jaar na dat moment bewaard te worden. De basisgegevens van de administratie zijn het grootboek, de voorraadadministratie, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie en de loonadministratie.

Voor de termijn geldt nog een uitzondering van een bewaarplicht van 10 jaar, indien de gegevens gaan over onroerende zaken, of over het leveren van elektronische- en telecommunicatiediensten.

Maar hoe dient u deze gegevens te bewaren? De bewaarplicht zegt dat alle gegevens bewaard dienen te worden zoals deze zijn ontvangen. Dus in de originele staat. Indien u een factuur ontvangt via de mail, moet deze dus digitaal opgeslagen worden. Daarnaast dient ook de originele mail waarin deze factuur is gestuurd opgeslagen te worden, zodat kan worden aangetoond dat er geen wijzigingen aan de factuur zijn aangebracht.

Indien facturen via de post worden ontvangen, kunt u deze wel digitaliseren en digitaal bewaren. Het is niet genoeg om hier een foto van te maken of het bestand in te scannen. De factuur dient gekoppeld te worden aan een boekhoudprogramma.

Facturen koppelen in een boekhoudprogramma

Maakt u al gebruik van een boekhoudprogramma? Factuurportal helpt u graag! Via ons systeem worden facturen ontvangen, geconverteerd en weer doorgezet naar uw boekhoudsysteem, zonder dat u hier een handeling voor hoeft te doen. U ontvangt een volledig juiste en gecontroleerde factuur in uw boekhoudprogramma, waardoor u direct aan de eisen van de bewaarplicht voldoet. Onderling stemmen we met u af hoe lang wij de facturen voor u bewaren.

Wilt u meer weten over de verwerking van facturen en over onze cloudoplossing, neem dan gerust contact met ons op via onderstaand contactformulier. Een van onze experts neemt dan snel contact met u op.

Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.

    Vijf tips voor een efficiënte maandafsluiting

    Een tijdje geleden hebben we het gehad over de grootste irritaties tijdens de maandafsluiting. Hierbij vijf tips zodat we deze zo klein mogelijk kunnen houden!

    Tips voor tijdens de maandafsluiting

    Elke maand is het weer een race tegen de klok om deze op tijd af te ronden, de maandafsluiting. Rapportages dienen verstuurd en gecontroleerd te worden, op het laatste moment komen er facturen binnen die toch nog mee moeten in de betalingsronde, budgethouders en leidinggevenden wachten op cijfers. We beschreven meer herkenbare frustraties in een eerder geplaatst artikel. Hieronder volgen een aantal tips om deze frustraties te voorkomen en de maandafsluiting zo efficiënt en soepel mogelijk door te komen.

    De checklist – het overleg

    Vaak wordt gebruik gemaakt van een checklist. Belangrijk om deze zowel vooraf als tijdens de maandsluiting te bespreken om op deze manier de betrouwbaarheid van de afsluiting te verhogen.  

    Bespreek voor de afsluiting de voorlopige acties en cijfers van die periode. Plan na de afsluiting een overleg waarin je de uitkomsten en feedback van de medewerkers bespreekt. Op deze manier leren medewerkers van elkaar en verloopt elke afsluiting steeds efficiënter.

    Maak daarnaast een medewerker eindverantwoordelijk voor het proces. Zo creëert u controles over het gehele proces.

    Afsluitingscultuur

    Laat de eindverantwoordelijke zorgen dat medewerkers betrokken zijn en zich verantwoordelijk voelen in het proces. Stel duidelijke deadlines en zorg dat de afsluiting een hoge prioriteit heeft bij de medewerkers.

    Efficiënte inrichting van het proces

    Een goede helikopterview over het gehele proces zorgt ervoor dat eventuele issues snel getackeld kunnen worden. Door er aan de voorkant voor te zorgen dat er alleen juiste facturen meegenomen worden, heeft u meer tijd voor bijvoorbeeld het opstellen van de rapportage.

    Geen onjuiste facturen in uw systeem

    Factuurportal helpt u hier graag bij! Via Factuurportal zorgen we ervoor dat er geen onjuiste facturen in uw systeem terecht komen. Denk hierbij aan dubbele facturen, onjuiste of geen ordernummers, verkeerde optelling van bedragen, ga zo maar door.

    Mocht u meer informatie willen over onze cloudoplossing en hoe die uw proces van factuurverwerking maximaal kan ondersteunen, laat dan een bericht achter via het onderstaande contactformulier. Een van onze experts neemt dan snel contact met u op.

    Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.

      Geïnvesteerd in automatische factuurverwerking en toch niet meer dan 30% van het factuurvolume verwerkt?

      Heeft u de afgelopen tijd ook flink ingezet op automatisering van de factuurverwerking? E-facturatie, EDI-verbindingen met de grote, vaste leveranciers… facturen komen zonder menselijke tussenkomst in het financieel systeem beschikbaar voor betaalbaarstelling. Prachtig! De praktijk blijkt helaas vaak weerbarstig. Ondanks alle inspanningen blijkt er nog steeds maar een klein deel van de facturen echt automatisch verwerkt te kunnen worden. Herkenbaar? Lees dan verder!

      E-facturatie als doel

      Al jaren wordt e-facturatie als het beloofde land geschetst om de factuuruitwisseling en -verwerking volledig te automatiseren. Met behulp van e-facturatie worden een aantal belangrijke voordelen gerealiseerd. Systemen zijn daarmee in staat om, zonder menselijke tussenkomst, factuurgegevens te transporteren en te verwerken. Dit voorkomt data-entry-activiteiten en maakt het proces minder foutgevoelig. Ook de doorlooptijd van het proces wordt door de geautomatiseerde verwerking drastisch ingekort. En last but not least, het is minder fraudegevoelig omdat er geen handmatige interventies zijn en er allerlei geautomatiseerde controles worden uitgevoerd. Deze doelen en voordelen zijn vast herkenbaar en daar kunt u het bijna niet mee oneens zijn.

      Waarom is de implementatie van e-facturatie in de praktijk zo lastig?

      Om e-facturatie tot stand te brengen wordt gebruik gemaakt van EDI-technieken. Electronic data interchange (EDI) is een generieke term voor de elektronische uitwisseling van bedrijfsdocumenten, zoals orders, facturen en bepaalde berichten of bevestigingen. Omdat de betreffende documenten moeten voldoen aan specifieke standaardsjablonen wordt het vooral gebruikt voor herhalende transacties.

      In de praktijk blijkt het voor bedrijven en organisaties nog steeds lastig om e-facturatie te implementeren. Een aantal belangrijke redenen hiervoor zijn:

      • Het is complexe en specialistische materie waar niet iedere organisatie over beschikt. Up-to-date kennis over documentstandaarden, verzendprotocollen en identifiers is niet ieders ‘cup of tea’ en vraagt diepgaande kennis over e-facturatie en EDI-technieken.
      • Het is lastig om tot standaarden te komen die door alle betrokken partijen ondersteund kunnen worden. Hoe meer partijen betrokken, hoe meer complexiteit. Zeker internationaal! Fiscale wetgeving en kenmerken van facturen verschillen nou eenmaal van land tot land.
      • De meeste moderne boekhoudsystemen ondersteunen de recente factuurstandaarden. Echter, veel organisaties en bedrijven maken geen gebruik van de meest recente versie van deze software, waardoor de nieuwste factuurstandaarden niet verzonden en/of ontvangen/geïmporteerd kunnen worden.
      • Het vraagt forse investeringen om deze systemen aan te passen zodat deze e-facturatie standaarden alsnog ondersteund kunnen worden.

      Mede als gevolg van deze (aanloop)problemen, zien we in de praktijk dat nog verreweg het grootste aantal facturen als Pdf-bestand per mail van leverancier aan klant wordt verstuurd.

      Er zijn initiatieven om e-facturatie te stimuleren. Denk daarbij aan de EU-wetgeving gericht op overheidsorganisaties op dit vlak en het Europese initiatief om een netwerk voor uitwisseling van inkoopdocumenten (waaronder facturen) te realiseren en te stimuleren – Peppol genoemd.

      Focus op de grote volumes

      Vaak wordt er bij de automatisering van de factuurverwerking en de invoering van e-facturatie, gefocust op de groep van leveranciers waar het meeste voordeel te behalen is.

      Hierbij worden vaak de volgende invalshoeken gebruikt:

      • Het inkoopvolume
        Er wordt gefocust op de leveranciers die verantwoordelijk zijn voor het grootste inkoopvolume (in euro’s of dollars gemeten). In de praktijk blijkt dit echter vaak maar een relatief klein aantal leveranciers te zijn waardoor in aantallen gemeten de meeste facturen buiten scope blijven.
      • De top 20 of top 50 leveranciers (in factuurvolume) wordt geautomatiseerd
        Dit zijn veelal de wat grotere organisaties die de mogelijkheid hebben om e-facturen te genereren. De kleinere leveranciers hebben deze mogelijkheid vaak niet. Daardppr valt de zogenaamde ‘longtail’ (het grote aantal leveranciers dat maar een of enkele facturen per jaar verstuurd) buiten scope.

      Hierdoor zie je dat in praktijk vaak maar ca. 25% tot 35% van het factuurvolume (in aantallen facturen!) geautomatiseerd kan worden verwerkt. De rest moet nog (deels) met het handje…

      Verbinden van de ‘oude wereld’ en de ‘nieuwe wereld’

      Als bedrijf of organisatie wil u helemaal niet bezig zijn met ‘the art of e-invoicing’. U wil bezig zijn met het eigen primaire proces; met uw dienstverlening, met uw klanten!

      De kunst is dan ook om een oplossing te kiezen voor de factuurverwerking die zowel de ‘oude wereld’ (de verwerking van Pdf-facturen) als de nieuwe wereld (e-facturatie) ondersteund.

      Factuurportal is zo’n oplossing. Factuurportal biedt een ‘plug-and-play’ cloudoplossing voor de geautomatiseerde bulkverwerking van inkomende facturen, zowel PDF- als E-facturen. Met adequate ingangscontroles, zodat alleen juiste en volledige facturen in behandeling worden genomen. En met betrouwbare en volledige dataconversie op Pdf-facturen zodat u zelf geen scan-uitval meer hoeft te verwerken.

      Daarmee benut u:
       1) per direct alle voordelen van e-facturatie (Pdf-facturen worden immers bij de klant als e-factuur aangeleverd) en 2) het gemak om zonder inspanning en zorgen de hele transitie van Pdf-facturen naar E-facturatie te ondersteunen.

      Dan kunt u zich weer richten op de dienstverlening aan uw klanten!

      Contact

      Mocht u meer informatie willen over onze cloudoplossing en hoe die uw proces van factuurverwerking maximaal kan ondersteunen, neemt u dan contact met ons op via het onderstaande contactformulier. Een van onze experts neemt dan snel contact met u op.

      Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.

        Gemeenten in financiële problemen wegens coronacrisis

        Halverwege 2020 verwachtte bijna 90% van de gemeenten in financiële problemen te komen wegens de coronacrisis. Dit bleek uit onderzoek van EenVandaag en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG).

        Daling van inkomsten, stijging van uitgaven

        De inkomsten van gemeenten zijn door de crisis een stuk lager. Dit was al gauw te merken aan de toeristenbelasting, waar veel minder van binnenkomt. Daarnaast werd een groot deel van de huur van gemeentepanden niet meer betaald en werd er een stuk minder belastinggeld ontvangen.

        Langzaamaan vlakt deze daling iets af. Echter zijn we er nog lang niet!

        Tegelijkertijd zijn de uitgaven van gemeentes fors toegenomen. Denk bijvoorbeeld aan de handhaving van de coronamaatregelen of de hoeveelheid werk dat is gestegen bij de GGD. Mensen die hun baan zijn kwijtgeraakt en nu recht hebben op bijstand en schuldhulpverlening. Deze vraag werd het afgelopen jaar steeds groter!

        Compensatiepakket coronacrisis gemeenten

        Begin 2021 heeft het kabinet maatregelen getroffen ter compensatie. Elke gemeente ontving een brief over de uitbreiding van het economisch steun- en herstelpakket, het aanvullend steunpakket sociaal en mentaal welzijn en leefstijl. Daarnaast was bij de decembercirculaire 2020 de verdeling van de beschikbare middelen bekend over de afvalinzameling, TONK (Tijdelijke Ondersteuning Noodzakelijke Kosten) en het Jeugdpakket.

        De meicirculatie 2021 viel voor veel gemeenten tegen. Hieruit bleek namelijk dat de extra middelen voor jeugdzorg na 2021, de re-integratie en het minimabeleid voor 2022 ontbreken. In 2023 wordt zelfs een daling van het gemeentefonds verwacht.

        Besparingen binnen gemeenten

        Bovenstaande leidt ertoe dat veel gemeenten met forse tekorten kampen. Burgemeesters en bestuurders trekken aan de bel in Den Haag dat zo niet langer kan! Om zowel de sociale rol als de zorgrol te kunnen vervullen, zullen er extra middelen ter beschikking gesteld moeten worden is de boodschap.

        Tegelijkertijd zijn wij van mening dat ook gemeentes er niet aan ontkomen om te zorgen dat ze daar waar mogelijk gaan besparen en bezuinigen. Ook voor lokale overheden wordt het belangrijk om de uitvoeringskosten en bedrijfsvoering zo efficiënt mogelijk in te te richten. Processen efficiënter inrichten, zorgen dat er minder capaciteit nodig is om de gewenste resultaten te behalen en daar waar mogelijk routinematige werkzaamheden automatiseren. Trends die in het bedrijfsleven al veel gangbaarder en meer geaccepteerd zijn. In onze optiek kunnen ook gemeentes zich daar niet aan onttrekken.

        Binnen de administratieve processen is vaak nog veel te winnen op de factuurverwerking. Daar ligt veelal een behoorlijk en nog onbenut besparingspotentieel wat ook nog eens vrij eenvoudig is te benutten.

        Benieuwd hoe Factuurportal u hierbij kan helpen? Bent u geïnteresseerd in de mogelijkheden voor verregaande automatisering van de crediteurenadministratie en wilt u meer informatie over dit onderwerp? Laat uw gegevens dan achter en een van onze specialisten neemt contact met u op!

        Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.

          Vijf vragen aan Pieter van Heyst, Financial Intelligence Specialist bij onze klant Staedion

          Benieuwd naar de ervaringen van een woningcorporatie met factuurverwerking? We hebben Pieter, Financial Intelligence Specialist bij Staedion, een aantal vragen gesteld over factuurverwerking en de ervaring met Factuurportal. Benieuwd naar zijn antwoorden? Lees dan snel verder!

          Hoe zijn jullie met Factuurportal in aanraking gekomen?

          Rond 2016 kampte Staedion met het probleem dat er nog veel papieren facturen binnenkwamen. Langzaamaan werden dit meer pdf-facturen. Echter vormde dit nog niet de gewenste efficiencyverbetering binnen de organisatie.

          Tijdens het Facturencongres is Staedion in aanraking gekomen met Factuurportal. Medio 2016 zijn Staedion en Factuurportal gaan samenwerken.

          Hoe ervaren jullie de samenwerking met Factuurportal?

          Factuurportal BV is een klantgerichte organisatie die meedenkt en oplossingen aanreikt voor actuele knelpunten. De samenwerking na de overname eind 2018 is alleen maar beter geworden. De klantgerichtheid is verbeterd door meer flexibiliteit te bieden bij het aansluiten van nieuwe leveranciers. De oplossingen zijn naast de actualiteit ook meer gericht op een toekomstperspectief.

          Wat vind je een sterk kenmerk van Factuurportal?

          Het sterkste kenmerk aan Factuurportal is de goede validatie aan de voorkant op de factuureisen. De vroegere spookfacturen behoren hierbij tot het verleden. Daarnaast is de tijd die uitgespaard wordt ook een enorme winst. Indien een factuur niet volledig juist is, wordt deze door Factuurportal teruggestuurd naar de leverancier. Dit scheelt de crediteurenadministratie dus enorm veel tijd!

          Waarin kunnen wij nog verbeteren?

          Doordat de functionaliteit nagenoeg vlekkeloos verloopt, is er nog maar weinig behoefte aan de klantomgeving. Toch zou een tool voor het uitdraaien van een rapportage nog wel een aanwinst zijn voor totalen verwerkt of afgewezen.

          Welke verbeteringen hebben jullie met Factuurportal gerealiseerd?

          Dankzij de samenwerking met Factuurportal heeft Staedion de volgende realisaties bereikt:

          1. Volledige overschakeling naar pdf-facturatie
            Voorheen was er veel papierwerk. Dit is volledig teruggedrongen tot pdf-facturatie.
          2. Validatie op ordernummers
            Omdat de ordernummers aan een bepaalde syntax voldoen, worden alleen deze facturen doorgezet. Zo zijn alle orders gemakkelijk aan elkaar te linken en dat scheelt veel handwerk.
          3. Sterke bewaking van algemene factuurvereisten
            Zoals al eerder vermeld, is er een strenge controle op de algemene factuurvereisten. Dit zorgt ervoor dat geen spookfacturen meer binnenkomen, maar alleen juiste facturen.

          In samenwerking met Pieter van Heyst, FI Specialist bij Staedion, hebben we deze blog mogen publiceren. Bedankt hiervoor Pieter!

          Bent u geïnteresseerd in de mogelijkheden voor verregaande automatisering van de crediteurenadministratie en wilt u meer informatie over dit onderwerp? Laat uw gegevens dan achter via het onderstaande formulier en een van onze specialisten neemt contact met u op!

          Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.