E-facturatie kan een belangrijke rol spelen bij het verhogen van de efficiëntie van bedrijfsprocessen. In het digitale tijdperk van vandaag krijgt het Europese e-facturatienetwerk Peppol langzaam maar steeds meer grote organisaties erbij. Echter is het voor kleine bedrijven, zoals bijvoorbeeld de bakker om de hoek, niet mogelijk om een speciaal systeem aan te schaffen om UBL-facturen te kunnen versturen. Welke voordelen E-facturatie biedt ten opzichte van het traditioneel versturen van facturen per post of per mail (PDF) en wat Peppol is hebben we uitgelegd in een eerdere blog. Die vind je hier.

Als Full Peppol Acces Provider hebben wij dagelijks te maken met klanten die e-facturen versturen en/of ontvangen. Onze supportmanager Lara heeft de 5 meest gestelde vragen over dit onderwerp verzameld en geeft hieronder haar antwoorden.

Lees ook: Waarom is de implementatie van e-facturatie in de praktijk zo lastig?

1. Waarom kan ik niet zelf mijn facturen via Peppol versturen?

Peppol is een veilig transportmiddel omdat alle data versleuteld verzonden wordt én omdat je als ontvanger zeker weet wie de factuur verstuurd heeft (zie punt 2). Via Peppol is veilig verkeer van data conform de AVG afgedekt. Via Peppol heb je alle informatie die op de factuur staat, digitaal beschikbaar. Dit zorgt ervoor dat er ook alleen maar partijen die door de screening van Peppol zijn gekomen mogen worden aangesloten. Deze partijen worden ‘Peppol Access Provider’ genoemd. Factuurportal is sinds 2019 zo’n provider.

Lees ook: Hoe e-facturatie eenvoudiger kan worden gemaakt met Peppol

2. Wat heeft een Peppol Acces Provider voor gegevens nodig van mij?

Zoals in de eerste vraag is uitgelegd, hecht Peppol erg veel waarde aan veiligheid en betrouwbaarheid. Daarom moet de opdrachtgever van een Peppol Access Provider (de verzendende partij) een proefbetaling doen en een uittreksel aanleveren van de inschrijving in het KvK-register. Ook dient er een verwerkersovereenkomst te worden getekend.

3. Hoe weet ik of mijn opdrachtgever de factuur heeft ontvangen?

Zodra de factuur succesvol op Peppol is aangeboden en opgehaald via Peppol, ontvangt de verzendende partij een receipt waarin het volgende staat vermeld:  
Message successfully delivered with AS4.

Tip van Lara : vraag altijd aan jouw Peppol Acces Provider of je de bevestiging ook kunt ontvangen!

4. Wat zijn de vereisten voor het gebruik van Peppol?

Er zijn in principe 3 vereisten om via Peppol een factuur te kunnen versturen:

• Je hebt een connectie met het Peppol netwerk nodig (zie vraag 1);
• Je moet over een ‘Peppol ID’ beschikken waarmee je wordt aangemeld op het Peppol netwerk. Dit is het KvK- of ION-nummer waar elke organisatie over beschikt. Hetzelfde geldt voor de ontvangende partij. Dit wordt gebruikt in plaats van een e-mailadres;
• De factuur moet in valide XML-format/UBL-format worden verstuurd. Dit regelen wij voor je! Je hoeft alleen een PDF aan te leveren.

5. Mooi die E-facturatie, maar meer dan 85% van de facturen van mijn leveranciers zijn PDF-facturen. Kunnen jullie die niet verwerken zodat we dezelfde voordelen hebben als bij een E-factuur?

Ja, dat kunnen wij! Wij hebben een unieke no hands 'plug-and-play' cloudoplossing die het factuurverwerkingsproces volledig automatiseert. Door toepassing van artificial intelligence en algoritmes zijn we in staat om PDF-facturen op dezelfde manier en met dezelfde betrouwbaarheid te verwerken als e-facturen. Deze komen dus rechtstreeks in uw boekhoudpakket net als de e-facturen!

Lees ook: Gemeentes voldoen aan richtlijnen e-facturatie maar laten voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking deels onbenut

Meer informatie

Wil je meer weten over de verwerking van facturen en over de cloudoplossing van Factuurportal?  Of heb je interesse in een vrijblijvende demo van Factuurportal? Neem contact met ons op.

Wil je op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking? Volg ons dan op LinkedIn of abonneer je hieronder op onze nieuwsbrief.