);

Vijf tips voor een efficiënte maandafsluiting

Een tijdje geleden hebben we het gehad over de grootste irritaties tijdens de maandafsluiting. Hierbij vijf tips zodat we deze zo klein mogelijk kunnen houden!

Tips voor tijdens de maandafsluiting

Elke maand is het weer een race tegen de klok om deze op tijd af te ronden, de maandafsluiting. Rapportages dienen verstuurd en gecontroleerd te worden, op het laatste moment komen er facturen binnen die toch nog mee moeten in de betalingsronde, budgethouders en leidinggevenden wachten op cijfers. We beschreven meer herkenbare frustraties in een eerder geplaatst artikel. Hieronder volgen een aantal tips om deze frustraties te voorkomen en de maandafsluiting zo efficiënt en soepel mogelijk door te komen.

De checklist – het overleg

Vaak wordt gebruik gemaakt van een checklist. Belangrijk om deze zowel vooraf als tijdens de maandsluiting te bespreken om op deze manier de betrouwbaarheid van de afsluiting te verhogen.  

Bespreek voor de afsluiting de voorlopige acties en cijfers van die periode. Plan na de afsluiting een overleg waarin je de uitkomsten en feedback van de medewerkers bespreekt. Op deze manier leren medewerkers van elkaar en verloopt elke afsluiting steeds efficiënter.

Maak daarnaast een medewerker eindverantwoordelijk voor het proces. Zo creëert u controles over het gehele proces.

Afsluitingscultuur

Laat de eindverantwoordelijke zorgen dat medewerkers betrokken zijn en zich verantwoordelijk voelen in het proces. Stel duidelijke deadlines en zorg dat de afsluiting een hoge prioriteit heeft bij de medewerkers.

Efficiënte inrichting van het proces

Een goede helikopterview over het gehele proces zorgt ervoor dat eventuele issues snel getackeld kunnen worden. Door er aan de voorkant voor te zorgen dat er alleen juiste facturen meegenomen worden, heeft u meer tijd voor bijvoorbeeld het opstellen van de rapportage.

Geen onjuiste facturen in uw systeem

Factuurportal helpt u hier graag bij! Via Factuurportal zorgen we ervoor dat er geen onjuiste facturen in uw systeem terecht komen. Denk hierbij aan dubbele facturen, onjuiste of geen ordernummers, verkeerde optelling van bedragen, ga zo maar door.

Mocht u meer informatie willen over onze cloudoplossing en hoe die uw proces van factuurverwerking maximaal kan ondersteunen, laat dan een bericht achter via het onderstaande contactformulier. Een van onze experts neemt dan snel contact met u op.

Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.

    Gemeenten in financiële problemen wegens coronacrisis

    Halverwege 2020 verwachtte bijna 90% van de gemeenten in financiële problemen te komen wegens de coronacrisis. Dit bleek uit onderzoek van EenVandaag en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG).

    Daling van inkomsten, stijging van uitgaven

    De inkomsten van gemeenten zijn door de crisis een stuk lager. Dit was al gauw te merken aan de toeristenbelasting, waar veel minder van binnenkomt. Daarnaast werd een groot deel van de huur van gemeentepanden niet meer betaald en werd er een stuk minder belastinggeld ontvangen.

    Langzaamaan vlakt deze daling iets af. Echter zijn we er nog lang niet!

    Tegelijkertijd zijn de uitgaven van gemeentes fors toegenomen. Denk bijvoorbeeld aan de handhaving van de coronamaatregelen of de hoeveelheid werk dat is gestegen bij de GGD. Mensen die hun baan zijn kwijtgeraakt en nu recht hebben op bijstand en schuldhulpverlening. Deze vraag werd het afgelopen jaar steeds groter!

    Compensatiepakket coronacrisis gemeenten

    Begin 2021 heeft het kabinet maatregelen getroffen ter compensatie. Elke gemeente ontving een brief over de uitbreiding van het economisch steun- en herstelpakket, het aanvullend steunpakket sociaal en mentaal welzijn en leefstijl. Daarnaast was bij de decembercirculaire 2020 de verdeling van de beschikbare middelen bekend over de afvalinzameling, TONK (Tijdelijke Ondersteuning Noodzakelijke Kosten) en het Jeugdpakket.

    De meicirculatie 2021 viel voor veel gemeenten tegen. Hieruit bleek namelijk dat de extra middelen voor jeugdzorg na 2021, de re-integratie en het minimabeleid voor 2022 ontbreken. In 2023 wordt zelfs een daling van het gemeentefonds verwacht.

    Besparingen binnen gemeenten

    Bovenstaande leidt ertoe dat veel gemeenten met forse tekorten kampen. Burgemeesters en bestuurders trekken aan de bel in Den Haag dat zo niet langer kan! Om zowel de sociale rol als de zorgrol te kunnen vervullen, zullen er extra middelen ter beschikking gesteld moeten worden is de boodschap.

    Tegelijkertijd zijn wij van mening dat ook gemeentes er niet aan ontkomen om te zorgen dat ze daar waar mogelijk gaan besparen en bezuinigen. Ook voor lokale overheden wordt het belangrijk om de uitvoeringskosten en bedrijfsvoering zo efficiënt mogelijk in te te richten. Processen efficiënter inrichten, zorgen dat er minder capaciteit nodig is om de gewenste resultaten te behalen en daar waar mogelijk routinematige werkzaamheden automatiseren. Trends die in het bedrijfsleven al veel gangbaarder en meer geaccepteerd zijn. In onze optiek kunnen ook gemeentes zich daar niet aan onttrekken.

    Binnen de administratieve processen is vaak nog veel te winnen op de factuurverwerking. Daar ligt veelal een behoorlijk en nog onbenut besparingspotentieel wat ook nog eens vrij eenvoudig is te benutten.

    Benieuwd hoe Factuurportal u hierbij kan helpen? Bent u geïnteresseerd in de mogelijkheden voor verregaande automatisering van de crediteurenadministratie en wilt u meer informatie over dit onderwerp? Laat uw gegevens dan achter en een van onze specialisten neemt contact met u op!

    Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.